Прикладные аспекты информационных технологий (стр. 4 из 5)
Запросы с параметрами - это такие запросы, свойства которых изменяются пользователем при каждом запуске. При запуске запроса с параметром появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести условие отбора. Этот тип запроса не является обособленным, т. е. параметр можно добавить к запросу любого типа.
1.2.6 Формы
Формы Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.
Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статические (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).
Формы Access являются многофункциональными; они позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют производить проверку корректности данных, содержащихся в таблице. Access позволяет создавать формы, включающие другие формы (форма внутри формы называется подчиненной). Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат.
Приложения для работы с базами данных можно разделить на три основных категории:
· Управление транзакциями. Эти формы, работают непосредственно с таблицами, при условии, что активна только одна таблица
· Доступ к данным. Такие формы предназначены только для просмотра информации.
· Администрирование баз данных. Приложения этой категории выполняют административные функции такие, как создание баз данных или таблиц, разграничение прав доступа пользователей к объектам баз данных, обеспечение безопасности с помощью шифрования, периодическое уплотнение базы данных, а также операции резервного копирования.
Простейший путь создания основной и подчиненной форм – использование Мастера форм, который позволяет создавать формы (с подчиненными или без), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Мастер форм создает базовый внешний вид формы и добавляет текстовые поля для отображения и редактирования значений полей таблиц. Независимо от того, являетесь ли вы профессиональным разработчиком приложений или начинающим пользователем, использование Мастера форм заметно упрощает и ускоряет процесс создания простых форм, которые затем можно усовершенствовать в режиме конструктора.
1.2.7 Отчёты
Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:
1. Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство
2. В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выделяется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце
3. Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых процессорах.
В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.
1.2.8 Макросы
При работе с базой данных часто приходится снова и снова выполнять одни и те же задачи. Чтобы не повторять одни и те же действия, можно использовать макросы. База данных неуклонно разрастается по мере того, как туда вносятся новые записи в формы, создаются запросы и распечатываются новые отчеты. При этом разрабатываются и сохраняются для последующего использования новые объекты. Приходится регулярно выполнять некоторые задачи. Для выполнения таких регулярных задач удобно использовать макросы Access. После создания этих небольших программ можно запускать их автоматически при определенных действиях пользователя (например, при щелчке на кнопке или при открытии определенной формы). Для автоматического запуска макросов в Access используются так называемые события. Макросы Access позволяют автоматически повторять различные действия и тем самым избавляют от написания сложных программ и подпрограмм. Выполнение прикладной задачи можно представить как результат последовательного выполнения действий, каждое из которых может быть записано соответствующей командой на языках Visual Basic и VBA. Кроме того, с помощью макроса можно имитировать выбор команды меню или перемещение мыши. Макросы Access обычно не дублируют отдельных нажатий клавиш или перемещений мыши, выполняя особые, заданные пользователем задачи, например открытие формы или запуск отчета. Используя макросы для выполнения рутинных операций, в существенно экономит время и силы. Кроме того, поскольку всякий раз при запуске макроса будет осуществляться одна и та же последовательность действий, макрос сделает работу с базой данных более эффективной и аккуратной.
2.1 Состав базы данных
В моей базе данных присутствуют:
Таблицы:
1. Номенклатура товара;
2. Описание товаров;
3. Поставщик;
4. Продажи;
5. Производитель;
6. Цена;
Запросы:
1. Запрос клиента;
2. Запрос на остаток в магазине
3. Запрос на остаток на складе
4. Запрос на продажу по дате
5. Запрос по продаже
6. Суммарный запрос по продажам
Формы:
1. Номенклатура
2. Поставщик
3. Продажи
4. Производитель
5. Товары
Отчёты:
1. Отчет по продажам
2. Товары
3. Поставщики
2.2 Описание выполнения работы
2.2.1 Таблицы
1. Номенклатура товара
Сначала в режиме конструктора я задал имена полей и тип данных в них:
Рис.1
Затем в режиме таблицы ввел записи:
Рис.2
2. Описание товаров
Таблица имеет следующие поля:
Рис.3
Тип данных столбцов "Общее количество" и "Остаток в магазине" я поменял на Числовой.
3. Поставщик
Создал в режиме конструктора таблицу и заполнил её данными.
Таблица имеет следующие поля:
Рис.4
4. Продажи
Я создал таблицу с полями:
Рис.5
И в полях "Кол-во проданных единиц товара" и "Дата продажи тип полей поменял соответственно на Числовой и Дата/Время.
5. Производитель
Создал таблицу:
Рис.6
Цена
В режиме конструктор создал таблицу с полями:
Рис.7
И тип поля "Цена товара" поменял на денежный.
2.2.2 Схема данных
Рис.8
Для создания выполним команду Работа с базами данных/Схема данных. В появившемся диалоговом окне мы добавим шесть таблиц "Номенклатура товара", "Описание товаров", "Поставщик", "Продажи", "Производитель", "Цена". Установим между ними связь "один-ко-многим".
2.2.3 Запросы
1. Запрос клиента
Рис.9
Я создавал в режиме конструктора, для этого выполнил команду
Создание/Конструктор запросов:
Рис.10
Добавил необходимые таблицы, выбрал нужные поля в них, в столбце Наименование товара ввел условие отбора [Введите наименование товара].
2. Запрос на остаток в магазине
Рис.11
В режиме конструктора добавил необходимые таблицы, выбрал нужные поля в них, в столбце Код товара ввел условие отбора [Введите код товара].
Рис.12
3. Запрос на остаток на складе
В режиме конструктора добавил необходимые таблицы, выбрал нужные поля в них.
Рис.13
Результат отбора - общее кол-во всех товаров на складе.
4. Запрос на продажу по дате
Рис.14
В режиме конструктора добавил необходимые таблицы, выбрал нужные поля в них, в столбце Дата продажи ввел условие отбора [Введите дату], в столбце Кол-во проданных единиц товара в строке Групповая операция выбрал Sum, а в условии отбора >0
