Продукт наиболее эффективен в качестве базы информационной инфраструктуры для компаний, которые делают ставку не на иерархическое управление, а на матричную организацию взаимодействия людей и плоскую структуру управления. Для традиционных фирм она может стать звеном в интранет-инфраструктуре для «оживления» последней, так как концепции, заложенные в эту систему, позволяют сделать процесс публикации информации на портале частью каждодневной работы с документами, не требующей особо сложных процедур, ресурсов и организационных усилий.
Система DocsVision – программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки.
Общее назначение, область применения:
1. Создание корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами, в том числе: делопроизводство, документационное обеспечение управления; контроль исполнения решений и поручений;
архив документов предприятия; согласование документов; обработка заявок на обслуживание клиентов; другие бизнес-процессы с участием документов и данных внешних ИТ-систем;
2. Интеграция ИТ-систем предприятия в рамках сквозных бизнес-процессов и в территориально-распределенной структуре;
3. Поддержка современных методик управления: управление качеством, знаниями, процессное управление.
Состав системы DocsVision:
1. Программная платформа управления документами и бизнес-процессами – набор программных компонентов, предоставляющий функции работы с документами, включает в себя открытые программные интерфейсы, средства моделирования приложений и базовые клиентские компоненты.
2. Стандартные приложения: – «Делопроизводство» – обеспечивает типичные процессы организационно-распорядительного документооборота: регистрацию, рассмотрение, исполнение, подготовку, согласование документов.
– «Управление процессами» – полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.
– Средства настройки и разработки приложений – дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений.
– Модуль репликации – предназначен для создания территориально-распределенных решений на базе DocsVision.
– Шлюзы к другим системам – предназначены для интеграции DocsVision и других информационных систем: файловая система MicrosoftExchange, MicrosoftSharePoint, MicrosoftDynamics AX, 1С: Предприятие.
Партнеры и заказчики могут разрабатывать собственные шлюзы к другим системам, используя программные интерфейсы универсального механизма шлюзов DocsVision.
Общие сведения об архитектуре:
Система реализована в 3-х уровневой архитектуре клиент-сервер с использованием web-клиента. Взаимодействие клиента и сервера осуществляется по протоколу SOAP, клиент реализован в виде набора ActiveX компонент. Все системные объекты доступны по URL. Система аутентификации пользователей интегрирована с MicrosoftActiveDirectory и не требует дополнительного ввода имени пользователя или пароля при входе в систему. Централизованное хранилище с возможностью строить распределенные системы. Система поддерживает английский, русский, украинский, латышский, эстонский и казахский интерфейсы.
OptimaWorkflow
Хотя система и называется OptimaWorkflow (http://www.optima.ru/), это больше чем workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Впрочем, эту работу можно производить и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей, так как OptimaWorkflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу.
Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений.
Тот факт, что OptimaWorkflov использует в качестве основного хранилища и транспорта MicrosoftExchange, определяет все ее возможности по надежности хранения, защите от сбоев, возможности применения медленных линий связи, синхронизации данных, ограничения доступа к данным. Для регистрации версий документов используется СУБД, к которой осуществляется доступ через ODBC.
Как уже указывалось выше при классификации систем, workflow-система удобна для формализации типовых процедур работы с документами в организациях, где такая работа является ежедневной практикой. Так как OptimaWorkflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению – как почтовый сервер. Не нужно рассчитывать на то, что OptimaWorkflow позволит вам задействовать Exchange в качестве электронного архива – для этого есть другие продукты, к примеру описанный выше MicrosoftSharePointPortalServer. OptimaWorkflow хранит документы только в процессе, пока работы, связанные с ним, не завершены.
«БОСС-Референт»
Данная система разработана компанией АйТи (http://www.it.ru). Относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы (о них – чуть ниже).
Основное применение – создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в «БОСС-Референт» интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.
Система реализована на платформе LotusNotes. Благодаря этому вдобавок к функциям «БОСС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды LotusNotes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т.д. «БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой – она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.
На «БОСС-Референт» стоит обратить внимание в первую очередь тем организациям, которые уже используют LotusNotes. Остальные должны отдавать себе отчет в том, что, выбирая эту систему, они получают и LotusNotes в качестве основы своей информационной инфраструктуры и должны приобрести лицензию LotusNotes на каждое рабочее место.
«Дело»
Система «Дело», которая до недавнего времени называлась «Дело-96», является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Разработчик – компания «Электронные офисные системы» (ЭОС, http://www.eos.ru) взял курс на пересмотр концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота. Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому «приделываются ноги», то есть обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных.
Для хранения документов компания ЭОС недавно представила отдельный продукт, интегрированный с системой «Дело», обеспечивающий функции электронного архива. В системе реализованWeb-интерфейс, что удобно для организации удаленного доступа и построения интранет-порталов. Система имеет API, позволяющий интегрировать ее с различными приложениями. «Дело» хранит учетные записи средствами промышленной СУБД – Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Последняя версия интегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов.
Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства.
«Евфрат»
«Евфрат» является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией CognitiveTechnologies (http://www.cognitive.ru). Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба – от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. В нашем случае речь пойдет о втором варианте, называемом «Евфрат Клиент-сервер», в котором в качестве клиентской части используется «Евфрат-Офис», являющийся самостоятельным продуктом, который может работать независимо от серверного компонента системы.
«Евфрат» построен в парадигме «рабочего стола» с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов «Евфрат» не имеет – система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД.