Шкала оцифровки для каждого фактора:
Оцифровка факторов «использование ЭЦП, автоматическое сохранение всех редакций документа, уведомления системные и ведение секретного делопроизводства» оцениваются по шкале от 1 до 3 – наличие функции есть высшая оценка
Фактор «стоимость» оценивается по шкале от 1 до 4, чем ниже стоимость, тем выше оценка.
Фактор «возможности интеграции с другим ПО» оценивается по отличиям в программном обеспечении в шкале от 1 до 7 (от плохих показателей к наиболее подходящим).
Фактор «технические требования клиентских ПК» оценивается по техническим параметрам компьютера, чем ниже требования, тем выше оценка (от 1 до 5).
Таблица 2. Оцифровка факторов
| Варианты | Стоимость | Использован-ие ЭЦП | Автоматичес-кое сохранение всех редакций документа | Систем-ные уведомления | Ведение секретного делопроизводства | Возможности интеграции с другим ПО | Технические требования клиентского ПК |
| БОСС-Референт | 4 | 3 | 1 | 3 | 1 | 5 | 2 |
| DIRECTUM | 4 | 3 | 3 | 3 | 1 | 7 | 1 |
| LanDocs | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 4 | 4 |
| ЕВФРАТ | 3 | 3 | 1 | 3 | 3 | 1 | 3 |
| DocsVision | 2 | 3 | 3 | 3 | 1 | 4 | 3 |
| ДЕЛО | 2 | 3 | 3 | 3 | 3 | 6 | 2 |
| EffectOffice | 1 | 2 | 3 | 3 | 3 | 4 | 5 |
Таким образом, стоимость и технические требования оцениваются по принципу «чем меньше, тем лучше», остальные факторы – «чем больше, тем лучше»
Определение коэффициентов значимости факторов.
По десятибалльной шкале:
Стоимость – 10 баллов. Стоимость программы для автоматизации деятельности любого предприятия является важнейшим фактором.
Ведение секретного делопр-ва – 9 баллов. Данный фактор важен для обеспечения конфиденциальности информации.
Использование ЭЦП – 4 балла. На сегодня фактор носит почти обязательный характер.
Технические требования клиентского ПК – 5 баллов. Позволяет понять подходит ли существующее программное обеспечение на предприятии для установки данной программы.
Интеграция с другим ПО – 6 баллов. Данный показатель указывает на использование персоналом привычных навыков.
Автоматическое сохранение всех редакций документа – 3 балла. Иногда проследить маршрут документа внутри фирмы бывает чрезвычайно важно.
Системные уведомления – 2 балла. Данный фактор не является существенным для выбора системы.
Таблица 3. Нормализация коэффициентов значимости
| Стоимость | 10 | 0,243902439 |
| Использование ЭЦП | 4 | 0,097560975 |
| Автосохранение версий документов | 3 | 0,073170731 |
| Системные уведомления | 2 | 0,048780487 |
| Секретное делопроизводство | 9 | 0,219512195 |
| Интеграция с др. ПО | 6 | 0,146341463 |
| Тех. требования ПК клиента | 7 | 0,170731707 |
| Сумма | 41 | 1,000000000 |
Таблица 4. Вычисление взвешенной оценки
| Нормализация значения коэффициентов значимости | |||||||
| Стоимость лицензий для одновременной работы 50 пользователей, использующих полный функционал системы, $ | Использование ЭЦП | Автоматическое сохранение всех редакций документа | Системные уведомления | Ведение секретного делопроизводства | Возможности интеграции с другим ПО | Технические требования клиентского ПК | Взвешенная оценка |
| 0,243902439 | 0,09756 | 0,073171 | 0,04878 | 0,2195 | 0,1463 | 0,1707 | |
| 0,210526316 | 0,15 | 0,05882353 | 0,1428571 | 0,06667 | 0,16129 | 0,1 | 0,132565609 |
| 0,210526316 | 0,15 | 0,17647059 | 0,1428571 | 0,06667 | 0,22581 | 0,05 | 0,142078729 |
| 0,157894737 | 0,15 | 0,17647059 | 0,1428571 | 0,2 | 0,12903 | 0,2 | 0,16995773 |
| 0,157894737 | 0,15 | 0,05882353 | 0,1428571 | 0,2 | 0,03226 | 0,15 | 0,138650747 |
| 0,105263158 | 0,15 | 0,17647059 | 0,1428571 | 0,06667 | 0,12903 | 0,15 | 0,119315882 |
| 0,105263158 | 0,15 | 0,17647059 | 0,1428571 | 0,2 | 0,19355 | 0,1 | 0,149488974 |
| 0,052631579 | 0,1 | 0,17647059 | 0,1428571 | 0,2 | 0,12903 | 0,25 | 0,147942326 |
По взвешенной оценке можно выделить безусловного лидера для автоматизации деятельности предприятия туристской отрасли. Программа LanDocs набрала большую оценку благодаря сочетанию функциональных особенностей. Также можно выделить Дело по этому же критерию и ЭффектОфис из-за низкой стоимости. Наименьшую оценку набрала программа DocsVision в связи со своими функциональными особенностями.
Туристская отрасль – информационно насыщенная деятельность, поэтому является сферой растущего применения информационных технологий.
Система информационных технологий, используемых в туризме, состоит из компьютерной системы резервирования, системы проведения телеконференций, видеосистем, компьютеров, информационных систем управления, электронных информационных систем авиалиний, электронной пересылки денег, телефонных сетей, подвижных средств сообщения и т.д. К информационным системам управления относятся системы электронного документооборота. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления в туристской отрасли. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта. При выборе указанных систем учитывают следующие показатели:
Функционал СЭД
Простота работы в СЭД
Невысокие затраты на обслуживание
Доступная стоимость
Существует несколько методов для выбора подходящего продукта. Одним из них является метод «информационного подхода к анализу процессов и явлений в сервисной и туристских сферах»
При его применении (приложение 1) была вычислена взвешенная оценка и получены следующие результаты:
Лучшие показатели имеют программы LanDocs и Дело.
Худший показатель у DocsVision.
Сравнивая показатели различных систем СЭД в приведенной таблице, имеем:
По стоимости лицензий для одновременной работы 50-ти пользователей наименьшие затраты у продуктов Эффект Офис, Дело и DocsVision. Системы LanDocs и Евфрат имеют средние показатели. Самые дорогие Босс Референт и Directum.
Все сравниваемые программы позволяют использовать электронно-цифровую подпись, только у Эффект Офис эта функция опциональна. Также все системы, кроме Евфрата, поддерживают автосохранение всех версий документа.
Босс Референт, DocsVision и Directum не поддерживают ведение секретного документооборота.
По возможностям интеграции с другим ПО Directum и Дело выглядят наиболее солидно, очень бедно обстоят дела у Евфрата – только MS Office.
По критерию технических требований к клиентскому ПК самые нетребовательные Эффект Офис и LanDocs, очень много ресурсов необходимо DocsVision и Directum.
Таким образом, можно утверждать, что простое сравнение различных информационных систем не позволяет осуществить выбор какого-либо продукта без точной оценки множества факторов. Взвешенная оценка значимых факторов дает более объективную картину, при этом необходимо правильно выбрать оцениваемые параметры.
1. Чудновский А.Д., Жукова М.А. Информационные технологии управления в туризме: учеб. пособие. – М.: КНОРУС, 2006.
2. Морозов М.А., Морозова Н.С. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме. Оргтехника. – М.: Издательский центр «Академия», 2005.
3. Варакин Л.Е. Глобальное информационное общество: критерии развития и социально-экономические аспекты. – М.: Междунар. акад. связи, 2001.
4. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. – М.: Омега-Л, 2007.
5. http://www.garant.spb.ru – Гарант Интернейшнл
6. http://www.doc-online.ru – Независимый портал О СЭД.
7. http://www.docflow.ru – Конференции Docflow. Исследование рынка СЭД.
8. http://www.boss-referent.ru/about/
9. http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
10. http://www.evfrat.ru/
11. http://www.directum.ru/
12. http://www.docsvision.com/o-sisteme/
13. http://www.effectoffice.com/
14. http://landocs.ru/
азмещено на