Автоматизации процесса учета договоров на предприятии (стр. 2 из 2)
Рис. 31. Спланировать работы по договору
Рис. 32. Исполнить условия договора
Рис. 33. Осуществить контроль выполнения условий договора контрагентом
Рис. 34. Модель данных информационной системы «Респект: учет договоров»
7. Информационная модель предлагаемого процесса
На рис. 34 приведена информационная модель информационной системы, разработанная с помощью программы Erwin.
8. Выбор программного продукта для реализации данной модели
Для устранения недостатков предлагается внедрение программного продукта «Респект: учет договоров». Внедрение программного продукта «Респект: учет договоров» обеспечивает:
- систематизацию учета и хранения документов;
- оперативный доступ к документам и отчетам;
- эффективное управление процессами движения и обработки документов;
- сокращение времени процедур согласования договоров и принятия решений;
- сокращение непроизвольных затрат рабочего времени сотрудников;
- минимизацию финансовых затрат на учет договоров.
«Респект: учет договоров» – универсальный программный продукт для организации системы договорной работы на предприятии. Программа автоматизирует учет договоров, и позволяет интегрировать ведение договоров в планово-финансовый контур предприятия.
Основные возможности программы:
1) Подготовка договоров:
На стадии подготовки договоров, программа позволяет зафиксировать всю необходимую информацию о контрагенте, с которым будет заключен договор. А так же отразить в карточке договора информацию о преддоговорных соглашениях с возможными контрагентами. Журнал договоров, позволяет организовать систему плановой работы в рамках договорной кампании, при большом количестве потенциальных контрагентов.
2) Согласование договоров:
Ответственный за договоры, формирует в программе лист согласования и передает его в соответствующие подразделения для согласования. Затем информация о согласовании регистрируется в карточке договора.
3) Формирование бланков документов:
Гибкий механизм формирования бланков документов позволяет без лишних усилий формировать бланки документов используя обычные текстовые редакторы Microsoft Word или OpenOffice Writer. При этом есть возможность задать группы бланков документов, в зависимости от типов заключаемых договоров.
4) Ведение журнала договоров предприятия:
Система позволяет вести реестр договоров в удобной для пользователя форме, а так же формировать необходимые в работе выборки договоров. Журнал договоров в полной мере может заменить все остальные реестры договоров на предприятии. Удобный механизм отбора данных позволит формировать все необходимые реестры из одного места, при этом будут доступны все необходимые данные по договорам. Помимо электронного варианта журнала, в программе есть возможность сформировать печатную форму реестра договоров.
5) Планирование:
Планирование производится в разрезе платежей и исполнению по договорам. Есть возможность сформировать готовые выборки для соответствующих служб предприятия. План - график платежей для бухгалтерии, осуществления своевременных платежей по договорам покупки.
6) Формирование универсальных отчетов
7) Контроль исполнения договоров:
Интеграция в учетную систему позволяет объединить плановые данные модуля «Респект: Учет договоров» и фактические данные отраженные в 1С:Бухгалтерии. Программа позволяет объединить данные по платежам со счетов бухгалтерского учета и данные о плановых платежах из календарного плана карточки договора. Аналогично для плана исполнения и данных по документам реализации и поступления товаров и услуг. Гибкая система отчетов позволяет отразить в одном отчете «ведомость план-факт» получить различные виды группировок при сопоставлении плановых и фактических данных, а так же выбрать данные по произвольному отбору. Система позволяет контролировать не только отклонения действий контрагента, но и отклонения от графиков договора внутренних служб предприятия.
8) Анализ результатов договорной работы:
Система формирования отчетных данных, позволят при анализе работы получать выборку по произвольным реквизитам, указанным в карточке договора. Гибкость системы формирования отчетов позволяет сделать предопределенные настройки для быстрого доступа к необходимым данным.
При необходимости отчеты могут быть сохранены в формате Excel для последующего анализа и оформления. Кроме формирования бланков документов, система позволяет сохранять все сопутствующие документы в карточке договора. Тем самым значительно облегчается поиск смежных с договором документов различными службами предприятия.
Внутри карточки договора в виде файлов могут быть сохранены, например:
· Отсканированные оригиналы договоров
· Схемы и спецификации
· Табличные документы
· Документы произвольного содержания
9) Интеграция в 1С:Бухгалтерию 8
10) Интеграция в 1С:Управление торговлей 8
11) Интеграция в 1С:УПП 8
12) Хранение договоров
Вывод
В данной курсовой работе был рассмотрен процесс учета договоров на предприятии ООО «УралСтройПроект», с помощью методологии структурного проектирования (IDEF- методологии) была построена функциональная модель, которая отображает все этапы данного процесса, а также представлена информационная модель. В ней отражена логическая структура будущей БД, спроектированной для организации электронного документооборота в рамках исследуемого процесса.
В ходе работы был произведен анализ существующий системы и выявлены недостатки. Также был выбран продукт, на базе которого планируется построение электронного учета договоров.
Список использованной литературы
1) Маклаков С.В. BPWinи ERWin. CASEсредства разработки информационных систем. —М.: 1999г. —297с.
2) Маклаков С.В. Моделирование бизнес-процессов с BPwin4.0. — М.: 2002г.
3) Халянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес процессов. —М.: 2006г. —309с.
4) Миронов, В.В., Н.И. Юсупова Концептуальные модели баз данных.— Уфа: УГАТУ, 2007г.— ISBN 978-5-86911-699-4.
5) Ресурсы сети Интернет.