Особливості використання Access для створення баз даних (стр. 2 из 2)

Рис.10 - Вікно таблиці "Співробітники".

Після заповнення таблиці даними закриваємо її. При цьому буде запропоновано питання про збереження макету таблиці (тобто таких параметрів, як ширина стовпців і тому подібне), а не введених даних. Дані, що вводяться, записуються відразу ж після завершення заповнення усіх полів запису (при переході до заповнення полів нового запису).

15. Тепер заповнимо другу таблицю "Договори" даними з таблиці 4. Вид таблиці "Договори" показаний на рис.11. Заповнення поля виконавця виконується шляхом вибору відповідних значень із списку. При чому, завдяки підстановці, замість номеру виконавця відображається його ПІП. Окрім цього біля кожного запису є значок "+", за допомогою якого можна продивитись повну інформацію про виконавця, як показано на рис.11.

база microsoft access проект

Таблиця 4 - Дані таблиці "Договори"

Шифр договору	№ виконавця	Організація	Термін виконання	Сума договору	Вид договору
32145	Лазаренко Петро Васильович	ТОВ "Перспектива"	24.08.2011	4000	Аренда
34213	Онопенко Тарас Андрійович	ЗАТ "Персона"	30.05.2011	13500	Лізинг
23123	Антонюк Павло Олексійович	ВАТ "Криворіжсталь"	24.11.2011	300000	Продаж
11231	Сафронов Іван Анатолійович	ВАТ "ІнСістем"	23.06.2011	30000	Кридетний
43115	Галенко Анна Петрівна	ТОВ "Перспектива"	25.09.2011	5600	Аренда
45231	Рудаєв Антон Петрович	ВАТ "Універсал_Х"	25.01.2012	15000	Аренда

Рис.11 - Вікно таблиці "Договори".

V.Виконання простих запитів

16. Часто для повсякденної роботи не вимагається уся інформація з бази даних. Зокрема, зручнішим представляється варіант роботи з таблицею, в якій представлено лише три поля з таблиці "Договори": Організація, Термін виконання та Сума договору. Саме за допомогою запитів можна дати користувачеві можливість роботи з такою таблицею.

Для цього відкриваємо вікно "База даних" і переходимо на вкладку об'єктів "Запити". Обираємо створення запиту в режимі конструктора і додаємо необхідні таблиці зі списку. Далі відкриється бланк запиту за зразком.

Перетягаємо поля "Організація", "Термін виконання" та "Сума договору" у таблицю, яку формуємо (рис.12). Вкажемо також параметр "Сортування" (за збільшенням) для поля "Сума договору". Це забезпечить угрупування записів, що відображуються, по сумі. Збережемо складений запит і закрийте бланк запитів за зразком. Щоб подивитися результати роботи запиту (рис.13), відкриваємо його зробивши подвійне клацання по відповідному запису у вікні "База даних".

Рис.12 - Вікно конструктору першого запиту до БД.

Рис.13 - Вікно виконання першого запиту до БД.

17. Далі складемо запит, який з усього списку договорів показує тільки договори аренди. Для цього запустимо створення запиту в режимі конструктора і заповнимо бланк запиту за зразком як показано на рис.14.

Як і в минулому запиті, в бланк потрібно включити поля "Організація", "Термін виконання" та "Сума договору", а також поле "Вид договору". Потрібно також додати умову відбору: "аренда". Виконання запиту показано на рис.15.

Рис.14 - Вікно конструктору другого запиту до БД.

Рис.15 - Вікно виконання другого запиту до БД.

VI.Форми і звіти

18. Таблиці і запити забезпечують не лише зберігання і обробку інформації в базі даних, але і дозволяють користувачам виконувати базовий набір операцій з даними (перегляд, поповнення, зміна, видалення). В той же час, в Microsoft Access існують спеціальні об'єкти, які покликані спростити повсякденну роботу з базою даних. Це такі об'єкти як форми і звіти.

Форми служать для спрощення операцій введення і зміни даних в таблицях перегляду на екрані результатів роботи запитів. Звіти, у свою чергу, служать для створення друкарських документів, які містять інформацію з базових або результуючих таблиць.

19. Створимо форму, за допомогою якої буде зручно вводити нові дані про договори. Для цього відкриваємо вікно "База даних" і переходимо на вкладку об'єктів "Форми". Форму створюємо за допомогою майстра, вказуючи такі дані:

- Форма будується на основі таблиці "Договори". У форму включимо усі поля таблиці.

- Зовнішній вигляд форми - "в один стовпець".

- Необхідний стиль - можна вибрати "Стандартний".

- Ім'я форми - "Договори"

Після виконання роботи майстра, відразу відкриється створена форма, з якою вже можна працювати. Проте, додамо заголовок форми і примітки.

Закриємо створену форму і відкриємо її в режимі конструктора. Відкриється макет форми, а також панель елементів, що містить заготівлі і інструменти для створення елементів управління форми.

Розсунемо за допомогою миші область заголовка форми, додамо в заголовок елемент "Напис" з введеним туди текст "Договори" та вкажемо бажані параметри тексту (шрифт, розмір, колір і інше). Аналогічним чином оформимо і примітки форми. Введемо туди рік створення бази даних (рис.16).

Рис.16 - Макет форми "Договори". Додавання заголовку і приміток.

Збережемо і закриємо макет форми. Відкриємо форму в звичайному режимі, як показано на рис.17.

Рис.17 - Макет форми "Договори". Додавання заголовку і приміток.

20. Створимо форму із списком договори аренди. Для цього запускаємо майстер створення форм і вказуємо наступні параметри:

- Форма будується на основі запиту "Запрос2_Договори_аренди" (включаємо усі поля).

- Зовнішній вигляд форми - "стрічковий".

- Необхідний стиль - "Стандартний".

- Ім'я форми - "Договори аренди".

Аналогічно попередньому прикладу, задаємо заголовок і підпис форми, як показано на рис.18.

Рис.18 - Форма "Договори аренди".

21. Створимо список договорів аренди у вигляді звіту. Для цього у вікні "База даних" і переходимо на вкладку об'єктів "Звіти". Звіт створимо за допомогою майстра, при цьому вкажемо такі параметри звіту:

- Звіт будується на базі запиту "Запрос2_Договори_аренди". Обираємо усі доступні поля.

- Рівні угрупування - не додаємо.

- Порядок сортування - Організація (по зростанню).

- Макет для звіту - "Табличний".

- Стиль звіту - "Діловий".

- Ім'я звіту - "Договори аренди".

Внесемо деякі зміни до створеного звіту (скоректуємо заголовок, розміри шрифтів, тощо). Для цього потрібно відкрити звіт в режимі конструктора і виконати потрібні дії. Вигляд звіту показаний на рис. 19.

Рис. 19 - Звіт "Договори аренди".

Висновки

При виконанні було проведено ознайомлення з основними об'єктами СУБД (таблиці, запити, форми, звіти), режимами роботи з базами даних (проектування і розробка, експлуатація), інструментальними засобами (майстри, конструктори). Досить детально розглянуті усі основні етапи роботи з Microsoft Access.