Проектирование базы данных и систем управления базой данных в среде Microsoft Access (стр. 3 из 5)
В Access можно создать три типа меню:
1. Menu Bar. Обычное меню, которое может располагаться вверху формы и иметь выпадающие подменю.
2. Tool Bars. Группы пиктограмм, обычно располагающиеся под меню.
3. Shortcut Bar. Меню, всплывающие после щелчка правой кнопки мыши.
2.7 Visual Basic for Application
В Access пользователь может управлять выполнением приложении, например, изменить информацию в таблице или щелкнуть на командной кнопке.
Используя в приложении макросы и процедуры, можно реализовать реакцию пользователя на эти действия. Для этого в Access предусмотрены характеристики событий для каждого элемента управления, который помещается в форму. Подключая макрос или процедуру к определенному событию элемента управления, можно не заботиться о последовательности действий, выполняемых пользователем в форме. Обработка событий представляет собой программный код, выполняемый при возникновении этого события. Код непосредственно присоединяется к форме или отчету, содержащему обрабатываемое событие.
В предыдущих версиях Access имела собственный язык Basic, называемый Access Basic. В последних версиях Access он заменен языком Visual Basic forApplications (VBA) компании Microsoft. Несмотря на некоторую схожесть, между этими языками есть существенные различия. VBA становится общим языком для всех приложений Microsoft Office. VBA является современным языком структурного программирования. Находясь в окне модулей, можно создавать и редактировать код VBA и процедуры.Visual Basic для приложений играет важную роль при разработке баз данных Access. С помощью VBA можно настроить формы и отчеты, запустить макросы, а также отобразить объект Access в других приложениях или извлечь данные. Используя Visual Basic для приложений, можно вывести формы и отчеты, выполнить методы объектов, а также создать и изменить элементы. Кроме того, имеется возможность работать с информацией непосредственно: можно создать наборы данных, задать их параметры и изменить информацию в них.
3. ПРИМЕНЕНИЕ MS ACCESS В ООО”ФОРУМ КОМПЬЮТЕРС”
В компании ООО”Форум Компьютерс” для обеспечения целостности данных о поставщиках, клиентах, товарах и т.д. используется программная среда MS Access. Выбор именно этой среды обусловлен рядом преимуществ в соотношении с электронными таблицами:
1. СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.
2. СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.
3. СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.
3.1 Сопровождение баз данных
3.1.1Необходимость модернизации БД
Объем информации и ее структура со временем эксплуатации СУБД растет и становится неуправляемой, если не принять мер по упорядочиванию БД. Как правило изменения касаются не только данных и их структуры, но и объектов БД. Пример: Сведения о заказчиках могут стать неполными, если не включить в их адреса E-mail и Web-узлы.
3.1.2 Модификация таблиц
Чтобы включить в БД новые сведения, в одних случаях достаточно ввести в поле сущ. Таблицы, а в других необходимо создать новую таблицу.
Таблицы БД описывают определенные объекты или темы. Если включаемые данные представляющие собой доп. характеристику существующего объекта. Если нужно включить в новый объект тему, нужно создать новую таблицу.
Прежде чем приступить к созданию таблицы, нужно создать список полей, а также определить их форматы и другие свойства.
3.1.3 Создание таблицы с помощью мастера
В окне БД нажать на кнопку Создать и выбрать Мастер таблиц.
Ключ таблицы – одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись в таблицы. Ключевые записи служат нескольким целям: Если сортировка таблиц не задана, записи упорядочиваются по значению ключа. Также ключи используются для взаимосвязи таблиц, с помощью которых устанавливаются взаимоотношения записей. Счетчик – присваивает уникальный номер. Поля типа Счетчик – используют в качестве ключей.
3.1.4 Использование конструктора для модернизации таблиц
Конструктор может быть использован для создания новой таблицы.
3.1.5 Связывание таблиц с БД
При дополнении новой таблицы, необходимо выяснить как она взаимодействует с другими таблицами и установить взаимосвязь между таблицами, записи которых логически связаны. Только в этом случай форму запроса показывают поля различных таблиц. Существует 2 способа. Можно установить 2 типа отношений: 1:1 и 1 ко многим – распространенный.
Пример: 1:1 – используется для обеспечения доступа ограниченным лицам.
Практическое применение:
1) Создать с помощью мастера таблиц таблицу.
2) Заполняем таблицу в соответствии с требованиями предприятия. Получили:
3) Откроем таблицу в конструкторе.
4) Повторяя шаги 1,2,3 создаем таблицы «Клиенты», «Поставщики», «Заказы», «Сотрудники» и «Товары».
5) Созданные таблицы необходимо связать между собой для этого инициируем Сервис – Схема данных:
6) Удерживая левой кнопкой мыши перетаскиваем название поля «КодПоставщика» из таблицы «Поставщки» на одноименное поле в таблицу «Товары»:
7) Аналогичные операции произведем с остальными таблицами, получим:
3.2 Построение запросов
MicrosoftAccess предлагает ряд инструментов, которые позволяют получить ответы на поставленные перед базой данных вопросы. Access предлагает два способа задания запросов.
1. С помощью мастеров.
2. В режиме конструкторов.
Мастер запросов выполняет пошаговую процедуру задания запроса. Режим конструктора позволяет не только задать запрос, но и модифицировать существующий. Запросы позволяют получить информацию, ограничивая диапазон просмотра данных, извлекая при этом поля из одной или нескольких таблиц. Запросы можно сохранять и использовать многократно.
Практическое применение:
1. Открываем запросы.
2. Создаём новый запрос с помощью мастера.
4.Создаём новый запрос с помощью конструктора.
5. Создадим запрос на повторяющиеся записи.
3.3 Применение языка SQL в MS Access
Язык SQL – StructuredQueryLanguage используется в отличии от других языков программирования исключительно в задачах управления БД. С помощью SQL можно заставить программу выполнять на сетевом сервере.
3.3.1 Использование выражения SELECT
Команда SELECT состоит из служебного слова за которым следует список необходимых полей и выражение FROM, имя таблицы.
SELECT и FROM служебные слова SQL:
SELECT – название командные.
FROM – предложение, представляющее источник данных.
Список полей – параметры конструкций.
В качестве параметра списка полей допускает «*».
Например, чтобы получить полное содержание таблицы :
SELECT *FROM имя таблицы.
Порядок выполнение запроса на SQL:
1. Открыть БД.
2. В окне выбрать запросы.
3. Создать конструктор.
4. Добавить таблицу.
5. Вид/Режим SQL.
3.3.2 Фильтрация данных
Фильтрация данных с помощью предложения WHERE команды SELECT используется в тех случаях, когда необходимо ограничить множество записей возвращаемых запросом.
Конструкции SELECT предложение WHERE занимает место после FROM.
Синтаксис:
SELECT_ список полей _ FROM_ список полей _ WHERE _ имя поля _ оператор _ значение (Or/And). За служебным словом WHERE следует набор предикатов в формате имя поля _ оператор _ значение. Количество предикатов неограниченно.
В качестве аргумента оператора используется любой из обычных операторов аргумента.
Значения – величина соответствующего типа (символьные литералы; слова, которые помечаются в кавычки).
Предикату может предшествовать служебное слово NOT, обозначающее унарный оператор отношения. Предикаты склеиваются с помощью операций конъюнкций (+), дизъюнкции Or.
Операторы применяющиеся в предложении WHERE:
1) Оператор BEETWEN сопровождается сл. сл. And использующий в контексте предложения WHEREдля задания границ интервала, величины аргумента.
SELECT*FROM _ Music _ WHERE _ Artist BETWEEN ‘Elvis’ AND ‘Rolling Stones’.
В этом примере команда SELECT возвратит набор данных, содержащих сведения об альбомах исполнителей, имена которых содержат сведения об альбомах исполнителей и попадают в интервал от P до R.
2) Оператор IN. Он позволяет задавать искомые значения в полях таблиц. Синтаксис конструкций IN в контексте команды SELECT имеет вид: SELECT _ список полей _ FROM _ имя таблицы. WHERE _ имяполя _ IN _(значение 1, значение 2, … )