Для того, щоб виводити дані на екран або редагувати їх в зручному режимі створимо форми. Для цього нажимаємо лівою клавішею миші закладку “Формы” і натискуємо кнопку “Создать”. Відкривається вікно “Новая форма”, де є таких шість режимів створення форм: “Конструктор”, “Мастер форм”, “Автоформа: в столбец”, “ Автоформа: ленточная”, “Автоформа: табличная”, “Диаграмма” і “Сводная таблица”. Вибираємо режим “Мастер форм” і нажимаємо кнопку “ОК”. В новому вікні “Создание форм” ми вибираємо поля, за якими створюватиметься форма зі списку, який надає нам комп’ютер. Нажимаємо кнопку “Далее” і бачимо можливі варіанти зовнішнього вигляду форм: “В один столбец”, “Ленточный”, “Выровненый”, “Табличный” і, вибираємо з них той, який є нам необхідний. Натискуємо кнопку “Далее” і на наступному кроці створення форм вибираємо стиль, в якому буде оформлена форма із тих, які надані в списку і нажимаємо кнопку “Далее”. На цьому етапі задаємо ім’я форми і натискаємо кнопку “Готово”. Вигляд новоствореної форми можна відредагувати в режимі конструктора.
Для того, щоб виводити дані на друк, для їх більш ширшого використання використовуються звіти. Для створення звіту виконаємо такі дії. Натиснемо лівою клавішею миші закладку “Отчеты” і вже знайому кнопку “Создать”. В вікні “Новый отчет” бачимо шість режимів створення звітів “Конструктор”, “Мастер отчетов”, “Автоотчет: в столбец”, “Автоотчет: ленточный”, “Мастер диаграмм” і “Почтовые наклейки”.
Створення звітів теж виконується за допомогою майстра, а потім в режимі конструктора підправляється до потрібного вигляду.
Як видно, весь звіт розбитий на секції, при чому кожна з них має своє призначення: у полі заголовку не можуть розміщуватись дані, а полі даних не потрібно вводити додаткові надписи, які будуть заважати сприйманні інформації при отриманні звіту.
Автоматизована інформаційно-довідкова система обліку проданих квитків записана на диску 1.44Мб., але для роботи з системою необхідно файл скопіювати на вінчестер у спеціально відведене для цієї системи місто. На вінчестері необхідно, щоб була встановлена операційна система Windows 95-98-2000 і програма Microsoft ACCESS XP ( з набору програм Microsoft OFFICE XP ). Треба також враховувати, що база даних може бути розширена, а тому на диску повинно бути додатково вільне місце, яке може бути використане системою для розширення бази даних системи. Інші ресурси система бере з ресурсів операційної системи, тобто система сама надає системі всі необхідні ресурси.Для запуску програми необхідно завантажити програму Microsoft ACCESS XP (або Microsoft ACCESS 2000), а потім через систему меню, наприклад, через меню “Файл” відкрити необхідний файл або завантажити “Провідник”, в якому достатньо лише подвійно натиснути файл і система запуститься. Найкращим виходом буде створення для системи відповідного “Ярлыка” на робочому столі або пункту меню.Також запуск програми здійснюється з панелі управління за допомогою кнопки “Пуск”. Після цього необхідно відкрити СКБД Access і вибрати потрібний файл. В результаті з’явиться головне меню системи. Основний режим роботи оператора з програмою – це вибір різних видів робіт з певними пунктами меню. За допомогою миші або клавіш зі стрілочками “ВВЕРХ”, “ВНИЗ”, “ВПРАВО”, “ВЛЕВО” ви можете обрати всі основні види робіт або закінчити роботу з системою.Рекомендується робити резервні копії баз даних періодично: у кінці робочого тижня, місяця та особливо року.
Головне меню складається з таких пунктів:
- список;
- пошук;
- форма;
- звіт;
- вихід.
За допомогою пункту меню “Список” можна переглянути всі записи таблиці, вилучити непотрібні або доповнити таблицю новими записами та відредагувати існуючі записи.
Пункт меню “Пошук” дозволяє знайти потрібні записи таблиці за декількома критеріями (за прізвищем, номером амбулаторної картки, хворобою та ін.).
”Форма” дозволяє переглянути записи таблиці в зручному для користувача вигляді.
За допомогою пункту меню “Звіт” можна вивести таблицю на друк. Він також дозволяє відібрати необхідні записи з таблиці за допомогою запита і роздрукувати їх.
Пункт меню “Вихід” дозволяє вийти з системи.
Висновки
Дана курсова робота торкається багатьох важливих аспектів по розробці будь-якої автоматизованої інформаційно-довідкової системи за допомогою найсучасніших засобів обчислювальної техніки.
Даний програмний комплекс розроблений на базі персонального комп’ютера третього покоління з мікропроцесором Pentium 166 та операційного середовища ACCESS, реалізує всі вимоги висунуті до автоматизованих систем такого типу.
Розроблена система показала непогані результаті, як по швидкодії, та і по якості обробки інформації. Головною перевагою такої системи є її зручний графічний інтерфейс, екранна заставка та меню користувача. Будь яка особа, яка розуміється на ACCESS, на вимогу користувача системи може доповнити її потрібними запитами, звітами, макросами.
Список використаної літератури
1. Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя, изд. 7-е. – М.: Инфра – М, 1997. – 640с.
2. Руденко В.Д., Макарчук О.М., Патланжоглу М.О. Практичний курс iнформатики / За ред. Мадзiгона В.М. – К.: Фенiкс, 1997. – 304 с.
3. Евдокимов В.В. и др. Экономическая информатика. Учебник для вузов /Под ред. В.В.Евдокимова. – СПб.: Питер, 1997. – 592 с.
4. Праг К, Ирвин М. Библия пользователя Access 97.: Пер с англ. - К.: Диалектика, 1997. – 768 с.
5. Джонс Э, Саттон Д. Библия пользователя Office 97.: Пер с англ. – К.: Диалектика, 1997. – 848 с.
6. Вертухов В.Н., Гусева Т.И. Практическое руководство по проектированию баз данных. – М.: Радио и связь, 1991. – 124 с.
7. Гусева Т.И., Башин Ю.Б. Проектирование баз данных. – М.: Радио и связь, 1992. – 168 с.
8. Системы управления базами данных и знаний: справочное издание под ред. Наумова А.Н. – М.: Фианансы и статистика, 1991. – 201 с.
9. Михеєва В.Д., Харитонова И.А. Microsoft® Access 2002. – СПб .: БХВ-Петербург, 2002. – 1040 с.: ил.