Разработка информационной системы для задачи "Работа с дебиторами" (стр. 2 из 3)
В данной работе более подробно будет рассмотрена деятельность специалиста по работе с дебиторами.
Управление дебиторской задолженностью непосредственно влияет на прибыльность компании и определяет дисконтную и кредитную политику для клиентов, пути ускорения востребования долгов и уменьшение безнадежных долгов, а также выбор условий продажи, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств.
Увеличение дебиторской задолженности ведет к дополнительным издержкам на предприятии:
· увеличению объема работы с дебиторами (связь, командировки и пр.);
· увеличению периода оборота дебиторской задолженности (увеличение периода инкассации);
· увеличению потерь от безнадежной дебиторской задолженности.
Итак, основная задача управления дебиторской задолженностью - минимизировать крупные суммы дебиторской задолженности контрагентов с длительным периодом возврата и увеличить прибыль компании за счет эффективного использования дебиторской задолженности, как экономического инструмента.
При работе с дебиторами можно выделить следующие этапы:
1. Работа с дебиторами начинается с момента заключения договора с условиями об отсрочке платежа. На этом этапе специалист по работе с дебиторами должен владеть информацией относительно параметров задолженности:
· Наименование контрагентов
· Обязательство, из которого возникла задолженность
· Предмет договора
· Срок его исполнения
Данная информация непосредственно используется при оформлении сопутствующих документов.
2. Следующим этапом работы с дебиторами будет занесение данных о контрагенте в базу данных (реализованную в 1С), после чего появится возможность отслеживания и управления дебиторской задолженности средствами автоматизированной информационной системы.
3. Выявление дебиторской задолженности, по которой наступает критический срок платежа.
4. Напоминание контрагенту о наступлении срок оплаты.
5. В случае неоплаты задолженности следует настойчиво напоминать контрагенту о долге, его сумме, указать истечение сроков платежа, уведомить о последствиях, в случае неоплаты.
6. Если в определенные сроки по результатам первого звонка сумма долга не была погашена, то следует в течении трех дней следует сделать повторный звонок и уточнить, в связи с чем задолженность не была погашена.
7. Если повторный звонок не дал результатов, то следует подготовить и предъявить должнику претензионное письмо. Претензионное письмо – письменное обращение к должнику с требованием кредитора об уплате долга по денежному обязательству, о возмещении убытков, уплате штрафа, устранении недостатков поставленной продукции, проданной вещи, выполненной работы в определенный в претензии срок.
В свою очередь, должник может:
1. Ответить на претензионное письмо, выразив свое согласие с требованиями кредитора.
2. Отказаться от погашения задолженности, не соглашаясь с требованиями кредитора.
3. Вообще не дать ответ на претензионное письмо кредитора.
При первом варианте развития событий должник может выйти с предложением к кредитору о подписании соглашения, регламентирующего порядок погашения дебиторской задолженности. Здесь необходимо целесообразно оценить насколько рискованно для предприятия предоставление отсрочки платежа данному должнику, при этом могут учитываться следующие критерии:
· период работы с должником;
· период деятельности (существования) самого должника;
· объем накопленной дебиторской задолженности;
· финансовое положение должника;
· случаи неисполнения этим должником своих обязанностей ранее.
8. В случае нарушения должником условий соглашения о порядке оплаты долга, необходимо на следующий день после истечения срока погашения задолженности подготовить и направить в адрес должника повторное претензионное письмо, в котором указать окончательный срок погашения задолженности в добровольном порядке.
9. Когда кредитору становиться ясно, что в добровольном порядке со стороны должника задолженность погашена не будет, целесообразно перейти к следующему этапу и подготовить исковое заявление о взыскании задолженности в судебном порядке.
10. После подготовки искового заявления, кредитор должен подать исковое заявление в суд путем направления его по почтовому адресу соответствующего суда заказным письмом с уведомлением о вручении, либо путем непосредственного предъявления иска в канцелярию суда.
В ходе исследования была выявлена следующая проблема: на предприятии ведется учет дебиторской задолженности, но работы с дебиторами не проводятся, следовательно, для продуктивной работы финансового отдела необходимо найти и внедрить, такую информационную систему, которая позволила бы:
· оптимизировать рабочее время сотрудников, отвечающих за вопросы управления дебиторской задолженностью;
· своевременно обрабатывать историю взаимоотношений с каждым контрагентом;
· устанавливать и контролировать всех занесенных в систему дебиторов
· контролировать сроки взыскания задолженности, что исключит риски компании, вытекающие из несвоевременного получения денежных средств;
· оптимизировать процесс подготовки документов по взысканию дебиторской задолженности;
· позволит вести работу по взысканию с должника не только суммы долга, но и штрафных санкции за несвоевременное исполнение обязательств, которые рассчитываются автоматически;
· автоматически формирует отчеты в целях принятия пользователем управленческих решений.
При работе с должниками необходимо учитывать множество факторов: срок возникновения задолженности, ее размер, систему уже принятых мер воздействия, обработки денежных поступлений предприятию, специфику конкретного дебитора и эффективности этих мероприятий.
2. Технико-рабочее проектирование
2.1 Технический проект
2.1.1 Описание постановки задачи
Систему работы с дебиторами финансового отдела предприятия (Рис. 2.1.1.1) можно декомпозировать на следующие подсистемы (Рис. 2.1.1.2): начало работы с контрагентом, переговоры с контрагентом, подготовка и направление претензии, подготовка иска, подача иска.
Рисунок 2.1.1.1. Система работы с дебиторами.
Рисунок 2.1.1.2. Декомпозиция процесса работы с дебиторами.
Назначением задачи «Работа с дебиторами» является активизировать работу с дебиторами за счет создания информационной базы, которая позволит отслеживать погашение Дбт задолженности, вследствие чего снизятся риски предприятия по несвоевременному возврату задолженности, и повысится эффективность работы финансового отдела предприятия.
Автоматизация задачи «Работа с дебиторами» позволит минимизировать общий размер задолженности и обеспечить своевременное ее взыскание. Позволит проводить работу на всех этапах взаимодействия с контрагентами, что значительно снизит риски по несвоевременному возврату задолженности.
Организационная и технеко-экономическая сущность задачи: работа с дебиторами проводится финансовым менеджером. В процессе работы так же принимают участие бухгалтер (формирование отчетных документов) и юрист прдприятия (юридический контроль над составлением документов).
Входными данными являются:
· Начальные сведения о контрагенте
· Наименование контрагента
· Обязательство из-за которого возникла дебиторская задолженность
· Предмет договора
· Срок исполнения
Выходной информацией является:
· Отчет по суммам неустойки
· Список дебиторов
· Претензионное письмо
· Предварительный иск
· Расчетные документы
2.2.2 Анализ существующего ПО
Данная задача реализуется для специалистов финансового отдела, а именно финансового менеджера и бухгалтера.
На сегодняшний день работа финансового отдела построена на программном обеспечении «1С: Предприятие 7.0». Данное ПО не может в должной степени обеспечить решение задачи «Работа с дебиторами». Используя «1С: Предприятие 7.0» специалист финансового отдела имел возможность лишь просматривать сумму задолженности по контрагентам, что недостаточно для полноценного управления дебиторской задолженностью.
Техническое обеспечение: процессор – Intel(R) Celeron(R) CPU 2.26 GHz, оперативная память – 256 Mбайт, жесткий диск разбит на два логических, каждый по 37,2 Гб.
Программное обеспечение: Операционная система WindowsXPProfessional версия 2002 ServicePack 2, офисный пакет MSOffice версии 2007.
Внедрение автоматизированной системы работы с дебиторами позволит оптимизировать общий размер задолженности и обеспечить своевременное ее взыскание. Позволит проводить работу на всех этапах взаимодействия с контрагентами, что значительно снизит риски по несвоевременному возврату задолженности. Также позволит провести анализ дебиторской задолженности, что покажет на сколько эффективна внедренная система.
Для решения вопросов совершенствования информационной системы финансового отдела необходимо провести анализ имеющихся решений. С этой целью проводится выбор ПО, в процессе которого приводятся конкретные соображения, подтверждающие возможность применения рассматриваемого программного продукта с целью решения задачи «Работа с дебиторами».
В ходе анализа ПО было выбрано два варианта, наиболее удовлетворяющих требованиям решения задачи «Работа с дебиторами». Это информационная система «Управление дебиторской задолженностью. Сетевая версия», разработанная консалтинговой группой «ЛЕКС» и продукт «Софт-портал: Сборщик долгов», разработанный и тиражируемый фирмой ООО «Софт-портал проект» и представленный на сертификацию как конфигурация, разработанная в среде «1С: Предприятие 8.1».