Проектирование базы данных сессионной успеваемости студентов ВУЗа (стр. 3 из 5)
1.5.2 Запрос
Объект, позволяющий пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса вы можете использовать бланк QBE (Query By Example – запрос по образцу) или написать инструкцию SQL. Вы можете создавать запросы на выборку, обновление, удаление и добавление данных. С помощью таблиц можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.
Данные, положенные в основу запроса, могут быть сохранены в одной или нескольких таблицах.
Существующий запрос можно в дальнейшем использовать в качестве основы при создании нового запроса, который мы можем изменить и сохранить под другим именем.
При создании нового запросасначала нужно определить поля, отображаемые в запросе.
Далее необходимо указать условия, которые должны выполнятся значениями отдельных записей для их отображения.
После выполнения запроса Аccessотобразит те данные, которые соответствуют заданным условиям. Результатом выполнения запроса является результирующий набор записей, который отображается в табличном виде.
Сам результирующий набор записей не сохраняется программой. При каждом выполнении запрос возвращает новый результирующий набор записей, что обеспечивает отображение актуальных данных.
Данные в результирующем наборе можно изменить только в том случае, если запрос построен на одной таблицы или же двух таблиц связанных отношением «один-к-одному». В случае отношения между таблицами типа «один-ко-многим» программа позволяет изменять данные в полях только со стороны «многие», но не со стороны «один».
Изменения данных, выполненные в результирующем наборе записей, сохраняются в соответствующих таблицах.
Данные в результирующем наборе записей в большинстве случаев изменять нельзя. Результирующий набор записей используется в основном только для отображения возвращаемых записей и анализа данных.
В запросе можно задать выполнение вычислений как над всеми записями, так над отдельными группами записей.
Запрос довольно часто используется для создания формы или отчета. Кроме того, запрос может служить в качестве основы при создании другого запроса или диаграммы, которую можно поместить в форму или отчет
Результат запроса представляет собой динамический набор записей
При внесении изменений в динамический набор записей базовая таблица будет автоматически обновлена.
Для автоматического создания запроса программа предоставляет в распоряжение пользователя специального мастера.
1.5.3 Форма
Форма представляет собой созданный пользователем «бланк» для отображения на экране отдельных записей.
В основе формы лежат данные таблицы или запроса. При изменении данных в форме программа автоматически изменит данные в базовой таблице или запросе.
Мы можем добавить любые поля таблицы или запроса в форму или удалить их, а также изменить порядок размещения полей в форме.
Форма предлагает возможность отобразить на экране только одну запись, что улучшает обозримость данных.
Мастер форм значительно облегчает пользователю создание формы. При этом мы можем выбрать между различными видами и стилями формы. Мы можем также создать простую форму за один рабочий шаг. Аналогичную возможность программа предлагает также при создании отчетов.
Мы можем изменить форму, созданную мастером, в соответствии с индивидуальными пожеланиями.
Формы можно использовать для более наглядного представления данных таблиц или наборов записей запросов.
При желании форму можно вывести на печать отчет мастер может создать за один рабочий шаг.
Созданные мастером отчеты можно изменять в соответствии с индивидуальными потребностями пользователя.
Создание и форматирование отчета выполняется в режиме конструктора.
В отчет можно вставить объекты, созданные в других приложениях, например, иллюстрации или диаграммы.
Элементы отчета можно группировать, что упрощает процедуру назначения одинаковых свойств и позиционирование элементов в ходе проектирования отчета.
Прежде чем выводить отчет на принтер, мы можем просмотреть его на экране.
1.5.4 Макрос
Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые автоматически выполняются в ответ на определенное событие. Например, можно создать макрос, который при выборе некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. В макросе с помощью макрокоманд записываются определенные операции. При запуске макроса записанные операции выполняются в заданной последовательности.
С помощью формы мы можем в ответ на некоторое событие (например, изменение значения поля) запустить макрос или процедуру Visual Basic.
С помощью другого макроса вы можете осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого.
В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или пропуска тех или иных указанных в нем действий.
Макросы можно использовать для открытия таблиц, выполнения запросов, просмотра или печати отчетов.
Из макроса можно также запустить другой макрос или процедуру Visual Basic.
1.5.5 Отчет
В Access,страницы используется для представления данных, которые должны быть выведены на печать в доступном понимание и привлекательном виде.
В основе отчета всегда лежат все записи таблицы.
Если определенные записи не должны быть представлены в отчете, то их предварительно следует отфильтровать с помощью запроса.
Аccess предоставляет в распоряжение пользователя мастера отчетов, который самостоятельно создает новый отчет. Программа предоставляет возможность выбора режима создания отчета. Простой структурированное описание одного или нескольких действий, которые автоматически выполняются в ответ на определенное событие. Макросы используют для автоматизации основных или часто повторяющихся рабочих процедур.
При создании макроса пользователь может выбрать нужную (уже существующую) макрокоманду из предлагаемого программой списка.
Макрос можно назначить форме, отчету, элементу управления, сочетанию клавиш или команде меню.
2 Практическая часть
2.1 Создание таблиц
В данной курсовой работе таблицы были созданы при помощи конструктора.
Состав таблицы определяется в области проекта таблицы, которая состоит из трех колонок:
- Имя поля;
- Тип данных;
- Описание.
Первая таблица данной работы называется «Студенты», которая создана при помощи конструктора.
Рисунок 1 – Структура таблицы «Студенты» в режиме «Конструктор»
Содержимое таблицы «Студенты» находится в приложении А. «Имя поля» содержит информацию о структуре таблицы, а колонка «Тип данных» содержит определенный тип каждого поля, в колонке «Описание» при необходимости вводится описание данных, которые будут вводиться в это поле таблицы. Также необходимо определить ключевое поле.
После создание структуры таблицы, её нужно сохранить.
Таким же образом создаются две последующие таблицы с названиями «Ведомость» и «Дополнительная информация».
Рисунок 2 – Структура таблицы «Ведомость» в режиме «Конструктор»
Таблица 1 – содержимое таблицы «Ведомость»
| Личный номер студента | Математика | Информатика | Психология | Философия | История |
| 01 | 4 | 5 | 4 | 4 | 4 |
| 02 | 3 | 4 | 4 | 4 | 5 |
| 03 | 3 | 3 | 4 | 3 | 4 |
| 04 | 4 | 4 | 3 | 3 | 3 |
| 05 | 2 | 4 | 4 | 3 | 3 |
| 06 | 5 | 4 | 4 | 5 | 4 |
| 07 | 4 | 3 | 2 | 4 | 3 |
| 08 | 5 | 4 | 3 | 4 | 3 |
| 09 | 4 | 3 | 4 | 4 | 3 |
| 10 | 5 | 5 | 4 | 5 | 5 |
| 11 | 4 | 3 | 5 | 4 | 4 |
| 12 | 4 | 4 | 5 | 5 | 5 |
| 13 | 5 | 5 | 4 | 5 | 4 |
| 14 | 2 | 3 | 3 | 4 | 3 |
| 15 | 4 | 2 | 3 | 4 | 3 |
Рисунок 3 – Структура таблицы «Дополнительная информация» в режиме «Конструктор»
Таблица 2 – содержимое таблицы«Дополнительная информация»
| Личный номер | Форма обучения | Закрытие сессии в срок | Наличие задолженностей |
| 01 | Бюджетная | ДА | НЕТ |
| 02 | Бюджетная | НЕТ | НЕТ |
| 03 | Контрактная | НЕТ | НЕТ |
| 04 | Бюджетная | ДА | НЕТ |
| 05 | Контрактная | НЕТ | ДА |
| 06 | Бюджетная | ДА | НЕТ |
| 07 | Бюджетная | НЕТ | ДА |
| 08 | Бюджетная | ДА | НЕТ |
| 09 | Контрактная | ДА | НЕТ |
| 10 | Бюджетная | ДА | НЕТ |
| 11 | Бюджетная | НЕТ | НЕТ |
| 12 | Бюджетная | ДА | НЕТ |
| 13 | Контрактная | ДА | НЕТ |
| 14 | Бюджетная | НЕТ | ДА |
| 15 | Бюджетная | НЕТ | ДА |
Связи между таблицами в данной базе данных представлены как один-к-одному. Таблица «Ведомость» является связывающим звеном двух других таблиц «Дополнительная информация», «Студенты» и по полю Личный номер.
Рисунок 4 – Схема данных
2.2 Разработка запросов
2.2.1 Запрос на выборку
Запрос «Закрытие сессии в срок» создан при помощи конструктора.