Разработка автоматизированной системы управления кадрами АСУ "Отдел кадров" (стр. 3 из 12)

· Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.

· Подбор и отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой для этого документации.

· Разработка конкурсного отбора в соответствии с порядком, установленным законодательством, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.

· Информирование работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

· Установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости.

· Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.

· Учет личного состава.

· Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

· Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.

· Ведение установленной документации по кадрам.

· Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.

· Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

· Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

· Контроль за правильностью расстановки работников. Использования их труда в структурных подразделениях предприятия.

· Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.

· Организация проведения аттестации работников предприятия. Ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля выполнениями решений аттестационной комиссии.

· Подготовка необходимых материалов для рассмотрения на комиссии по установлению выслуги лет.

· Подготовка соответствующих документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения.

· Выдача справок о занимаемой должности и размере заработной платы.

· Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

· Составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков.

· Оформление и учет командировок.

· Табельный учет.

· Контроль трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдение работниками правил внутреннего распорядка.

· Разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирование их выполнения.

· Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.

Рис. 1.1. Схема взаимодействия отдела кадров с подразделениями предприятия.

· Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.

Благодаря всем собранным данным, необходимым в дальнейшем для проектирования АСУ "Отдел кадров", были выявлены следующие процессы взаимодействия отдела кадров с другими подразделениями для выполнения функций и реализации прав:

1. Подразделения предприятия:

1.1. Получения:

- заявок на рабочих и служащих;

- характеристик на работников, представляемых к поощрению;

- характеристик на работников, привлекаемых к материальной и дисциплинарной ответственности;

- пояснительных записок от нарушителей трудовой и профессиональной дисциплины;

- предложений по составлению графиков отпусков;

1.2. Предоставления:

- решений о поощрении работников;

- копий приказов о приеме, перемещении и увольнении;

- утвержденных графиков отпусков;

- решений аттестационной комиссии;

2. С главной бухгалтерией по вопросам:

2.1. Получения:

- справок о заработной плате для оформления пенсии;

- материалов для выдачи справок работникам о работе на предприятии, занимаемой должности и размере заработной платы;

2.2. Предоставления:

- сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;

- проектов приказов о приеме и увольнении и перемещений материально-ответственных лиц;

- табеля учета рабочего времени;

- графика отпусков;

- листков временной нетрудоспособности к оплате;

3. С отделом организации и оплаты труда по вопросам:

3.1. Получения:

- штатного расписания;

- схем должностных окладов, доплат, надбавок к заработной плате;

- показателей по труду и заработной плате;

- положений о премировании работников;

- расчетов фондов заработной платы и численности;

- расчетов потребности в рабочих и служащих;

3.2. Предоставления:

- сведений о приеме, перемещении и увольнении работников;

- сведений о списочной численности работников;

- данных о текучести кадров;

4. С отделом подготовки кадров по вопросам:

4.1. Получения:

- расчетов потребности в квалифицированных кадрах по отдельным должностям, специальностям, профессиям;

- сведений о качественном составе рабочих, специалистов и служащих;

- информации о кандидатурах на должности преподавателей и инструкторов;

4.2. Предоставления:

- графиков направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации;

- списков работников, обучающихся в средних специальных и высших образовательных учреждениях;

- планов проведения занятий, сведений об успеваемости учащихся и сроках обучения;

- результатов итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства;

- предложений по составу аттестационных комиссий;

5. С юридическим отделом по вопросам:

5.1. Получения:

- сведений об изменениях трудового законодательства, законодательства о социальном обеспечении;

- разъяснений действующего законодательства и порядка его применения;

5.2. Предоставления:

- проектов трудовых договоров с руководящими работниками предприятия;

- заявок на поиск необходимых нормативно-правовых документов, и на разъяснение действующего законодательства;

- приказов для визирования;

Ответственность:

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет начальник отдела кадров.

2. На начальника отдела кадров возлагается персональная ответственность:

· За организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел.

· Организацию в отделе оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилам и инструкциями.

· Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины.

· Обеспечение сохранности имущества, находящего в отделе и соблюдение правил пожарной безопасности.

· Подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела.

· Соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.

· Сотрудники отдела кадров при оценке деловых качеств работников предприятия обязаны исходить только из официально полученных данных и материалов и не вправе разглашать имеющиеся данные о личной жизни работников.

3. Ответственность сотрудников отдела кадров устанавливается по должностными инструкциями.

При совершении типовых операций сотрудники отдела кадров используют общеустановленные формы документов См. П.7.

1.4 Анализ существующих разработок

Проведенный анализ существующих разработок и программных продуктов позволил выявить все плюсы и недостатки при их использовании. Получить необходимую информацию для переработки и произвести анализ функционирования и взаимодействия программ.

На предприятии используют различное программное обеспечение такое как:

1. Операционные системы.

2. Текстовые и табличные редакторы.

3. Антивирусные программы.

4. Файловые оболочки.

5. Браузеры и почтовые программы.

6. СУБД и базы данных.

В отделе кадров Абаканского Отделения Красноярской Железной Дороги для автоматизации деятельности работы с персоналом используется АРМ "Отдел Кадров" версии 15.6 разработанный в декабре 1997 года, базы данных BorlandParadox версии 4.0. Разработка программы велась в АС Информационного центра Октябрьской Железной Дороги г. Санкт-Петербург. Данный АРМ разработан и работает под операционной системой MS-DOS. Внедрен во все подразделения Железной Дороги. См. П.2.

АРМ "Отдел кадров" позволяет производить следующие операции по учету данных о сотрудниках предприятия:

· оформлять приказы о приеме на работу;

· оформлять приказы о продвижении по службе;

· вводить и рассчитывать больничные листы;

· осуществлять расчет отпусков разного типа и оформлять отпускные записки;

· вводить разовые или долгосрочные доплаты;

· оформлять приказы о выплате премии как подразделениям, так и отдельным сотрудникам;

· проводить перерасчеты "задним числом";

· рассчитывать разнообразные доплаты от доплаты к окладу до доплаты "за выслугу лет";

· получать стандартные отчеты и формы для предоставления в налоговые и прочие органы;

· оформлять увольнение с расчетом компенсаций отпуска, выходного пособия;

· вести справочники, картотеки;