В Access реализована надежная система защиты от несанкционированного доступа к файлам баз данных. В основе системы защиты лежит модель, реализованная в MicrosoftSQLServer 4+. Access имеет собственную, уникальную структуру для хранения всех связанных таблиц, форм, отчетов, запросов, макросов и модулей VBA в одном файле.
Системные требования: Access 97 должен быть установлен на 80486DX33 или более мощном компьютере под управлением Windows 95, 98, 2000, Me, WindowsNT 3.51 или WindowsNT 4.0. Для нормальной работы под Windows 95 Access 97 требует 12 Мб оперативной памяти.
Полная установка Office 97 требует примерно 220 Мб дискового пространства. Полная установка только версии Access 97 требует всего около 70 Мб свободного места на диске.
Access является уникальной системой разработки настольных баз данных, написанных для персональных компьютеров. Единственный файл (.MDB) базы данных Access 97 может содержать не только объекты данных (таблицы, индексы и запросы), но и объекты приложения (формы, отчеты, макросы и модули, написанные на языке AccessVBA). Таким образом, можно создать завершенное приложение Access 97, все объекты которого содержатся в одном .MDB файле. [9]
2.3 Структура программы АСУ "Отдел кадров"
База данных состоит из следующих компонентов:
· Раздел сотрудники – содержит основную информацию о сотрудниках, позволяет составлять необходимые формы документов.
· Раздел справочники – позволяет редактировать справочную информацию для применения ее в базе данных.
· Раздел штатное расписание – составление и редактирование штатного расписания, добавление вакантных должностей.
· Раздел отчеты – формирует необходимые отчеты.
Все компоненты взаимодействуют друг с другом и связаны. Так же могут работать по отдельности. Для каждой части разработана таблица в которой содержатся и хранятся данные.
Таблицы связаны между собой отношением "один-ко-многим". Это означает, что любой записи в первой таблице может соответствовать несколько записей во второй, однако любая запись второй таблицы соотносится только с одной записью в первой.
Структура таблиц программы приведена в П.3.
Запуск программы осуществляется двойным щелчком левой кнопки мыши на ярлыке программы, после чего на экране появляется главная кнопочная форма (П. 4., Рис. 1.). Из главной кнопочной формы происходит основная навигация по программе и запуск необходимых разделов.
Описание кнопок главной кнопочной формы:
· Кнопка "информация о сотрудниках фирмы" запускает форму "сотрудники".
· Кнопка "Быстрый поиск" открывает форму поиска сотрудника.
· Кнопка "Отчеты" запускает форму "Отчеты".
· "Штатное расписание" открывает форму для составления штатного расписания.
· "Информация о предприятии" содержит информацию о фирме.
· Кнопка "Справочники" запускает форму для выбора и редактирования справочников.
· Кнопка "Информация о программе" открывает форму содержащую информацию об авторе программе и ее версии.
· Кнопка "Выход из приложения" заканчивает работу с базой данных.
Одной из наиболее важных функций отдела кадров предприятия является документирование трудовых правоотношений.
Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:
• прием, перевод и увольнение работников;
• предоставление отпусков;
• командирование.
Форма "Сотрудники" (См. П.4., рис. 7.) позволяет вводить и хранить основные анкетно-биографические данные работника, информацию о родственниках (См. П.4., рис. 9), детях (См. П.4., рис. 8), хранить фотографию работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем изменяться.
Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Форма "Трудовая книжка" (См. П.4., рис. 16) позволяет вносить всю информацию из трудовой книжки и рассчитывать стаж работы на предприятии, общий стаж. Для военнообязанных предусмотрена Форма "Военная информация" которая содержит информацию из военного билета.
В необходимых случаях от претендента на должность или рабочее место администрация предприятия имеет право потребовать документ об образовании или полученной профессии с указанием разряда (квалификации) все данные из которого вносятся в Форму "Дипломная информация" (См. П.4. рис. 10).
Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография, краткая анкета сотрудника вызывается из формы "Сотрудники" путем нажатия на кнопку "Анкета".
Прием на работу оформляется приказом по личному составу. В дальнейшем заполняется личная карточка Т-2 и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника. Карточка Т-2 запускается из формы "Сотрудники" нажатием на соответствующую кнопку.
Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу.
Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях КЗоТ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.д. Оформляется соответствующий приказ из формы "Сотрудники".
Предоставление отпусков работникам предприятия осуществляемся в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков. При необходимости переноса отпускного периода работником должно быть составлено личное заявление с указанием причин переноса. (См. П.4., рис. 12). Предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу. (См. П.4., рис. 13).
Командирование сотрудников предприятия, как правило, обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу. (См. П.4., рис. 19).
При изменении условий и оплаты труда работников предприятия могут предварительно издаваться приказы по основной деятельности (например, о реорганизации структуры предприятия) или составляться докладные записки руководителей структурных подразделений (ведущих специалистов), а затем оформляются приказы по личному составу (См. П.4, рис. 20).
При изменении анкетно-биографических данных (фамилии, имени, отчества и др.) работник обязан представить в кадровую службу документы - основания, полученные в других организациях (например, свидетельство о браке с зафиксированным в нем изменением фамилии, выданное органами ЗАГС).
Таким образом при помощи АСУ "Отдел кадров" процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров документируются посредством создания следующих основных документов: приказов по личному составу, личных заявлений работников предприятия, контрактов, представлений о переводе, графиков отпусков.
При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда, (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с... по...), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.
При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).
При увольнении - причина увольнения, согласно статьям КЗоТ.
При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала и окончания.
При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчивается ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Приказы по личному составу, согласно КЗоТ, доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.
Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях - работником, ответственным за ведение кадровой документации).
Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).
В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.
С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется составление приказов индексировано (пронумеровано). К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Например: N 28-к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), N 12- км - о командировании, N 45-о - об отпуске, N 32-п - о поощрении.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников путем нажатия кнопки "Поощрения" из формы "Трудовая книжка" (См. П.4., рис. 16)