Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране.

Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы.

В данной БД представлены следующие отчеты:

1. Сотрудники с телефонами - показывает список сотрудников (их фамилию, имя и отчество) с номерами телефонов.

2. Текучесть кадров - показывает какие сотрудники какого числа были приняты и уволены.

6 Инструкция по использованию БД

6.1 Вызов программы

Программу MicrosoftAccess можно вызвать несколькими способами:

1. Из меню «Пуск». Пуск – Microsoft Office – Microsoft Access 2003.

Для открытия определенной БД нужно на панели управления нажать «Файл», затем «Открыть».

В открывшемся окне выбрать файл с БД которая вас интересует.

2. Два раза щелкнуть правой кнопкой мыши на уже сохраненной БД. Что бы ни искать нужную БД в папках можно вынести ярлык на рабочий стол.

6.2 Экранные формы

Экранную форму можно создать двумя способами:

1. С помощью мастера.

2. В режиме конструктора.

В первом случае сначала нужно выбирать данные из таблиц, которые должны располагаться в форме.

Далее нужно выбрать вид формы.

На следующем шаге нужно выбрать стиль формы.

В заключении задать имя.

Любую форму, сделанную с помощью мастера можно изменить в режиме конструктора.

Во втором случае вся форма формируется самостоятельно. Например, можно добавить картинки, кнопки, сделать собственный вид, добавить подчиненные формы и т.д.

В представляемой БД главной формой является форма «Личная карточка». Все остальные формы являются подчиненными. Подчиненные формы для удобства работы с ними размещены на соответствующих вкладках.

6.3 Описание отчетов

Отчеты так же как формы можно создать с помощью мастера и в режиме конструктора.

При создании отчета с помощью мастера нужно сначала выбрать поля из созданных таблиц или запросов для отчета.

Затем можно добавить уровни группировки, то есть, например, сделать так чтобы сначала шло имя сотрудника, а только потом все остальные данные.

Далее можно задать порядок сортировки (по возрастанию и убыванию, только для 4 записей).

Потом выбирается вид макета для отчета, стиль и имя отчета.

Режим конструктора для отчета очень похож на режим конструктора для формы. Отличие состоит в меню «свойство».

Все отчеты в данной БД находятся в «Главном меню».

Для печати какого либо отчета нужно сначала открыть отчет.

Затем на отчете щелкнуть правой кнопкой мышь. В открывшемся меню выбрать «Печать».

Заключение

Результатом выполнения курсовой работы стало разработанное приложение баз данных, позволяющее автоматизировать операции учета и процессы составления отчетных документов в отделе кадров. Разработанное приложение отвечает всем требованиям предметной области, таблицы созданной базы данных отвечают требованиям нормализации, что позволяет обеспечить целостность и непротиворечивость информации.

Средствами СУБД Microsoft Access создан удобный пользовательский интерфейс. Приложение позволяет решать все задачи, сформулированные в задании на курсовую работу. Это позволяет сделать вывод, что задание выполнено полностью.

В связи с тем, что база учебная, а не профессиональная, не которые данные о сотрудниках не были включены в базу. К ним относится такие данные, как военная обязанность, поощрения и т.п. Но разработанная в курсовой база данных легко дополняется при необходимости разработки профессиональной базы данных.

Список используемых источников

1. MicrosoftAccess 2002/ Русская версия. Шаг за шагом: практическое пособие / пер. с англ. Л.В. Сазоновой. – М.: Изд. ЭКОМ, 2002. – 352 с. –ISBN 5-7163-0095-2.

2. Вендров А.М. Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем: Учеб. пособие / А.М. Вендров. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 192 с., ил. – ISBN 5-279-02440-6.

3. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник. – 2-е изд., доп. и перераб. / Т.П. Барановская, В.И. Лойко, М.И. Семенов, А.И. Трубилин; Под ред. В.И. Лойко. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 416 с., ил. - ISBN 5-279-02605-0.

4. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация / Т.С. Карпова. – СПб.: Питер, 2001. – 304 с. – ISBN 5-272-00278-4.

5. Конгаловский М.Р. Энциклопедия технологий баз данных. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 800 с.: ил. ISBN 5-279-02276-4.

6. Корнеев В.В. Базы данных. Интеллектуальная обработка информации / В.В. Корнеев, А.Ф. Гареев, С.В. Васютин, В.В. Райх. – М.: Издатель Молгачева С.В., Издательство Нолидж, 2001, - 496 с.: ил. ISBN 5-89251-100-6.

7. Марков А.С. Базы данных. Введение в теорию и методологию: учебник / А.С. Марков, К.Ю. Лисовкий. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 512 с. – ISBN 5-279-02298-5.

8. Петров В.Н. Информационные системы / В.Н. Петров. – СПб.: Питер, 2002. –
688 с. – ISBN 5-318-00561-6.

9. Риккарди Г. Системы баз данных. Теория и практика использования в Interner и среде Java. / Грег Риккарди; пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2001. – 480 с. – ISBN 5-8459-0208-8 (рус.).

10. Саак А.Э. Информационные технологии управления: учебник для вузов / А.Э. Саак, Е.В. Пахомов, В.Н. Тюшняков. – СПб.: Питер, 2005. – 320 с. ISBN 5-469-00412-0.

11. Хомоненко А.Д. Базы данных: учебник для высших учебных заведений / А.Д. Хомоненко, В.М. Цыганков, М.Г. Мальцев. – 4-е изд., доп. и перераб. – СПб.: КОРОНА принт, 2004. – 736 с. – ISBN 5-7931-0284-1.