Методы изучения и анализа существующих систем управления (стр. 3 из 3)

В табл.1 приведен бланк АД-1, который используется для общей характеристики документа. В графе "Приоритет" указывается, после каких или перед какими документами появляется описываемый, какие документы отменяет или заменяет. В графе "Метод подготовки (использования)" указывают, готовится ли документ путем расчета показателей, сбором сведений от источников информации и т.п., а его использование - для принятия управляющих решений, подготовки других документов и пр. В графе "Последовательность" указывается порядок следования сведений в данном документе. Все количественные характеристики, перечень которых может быть при необходимости изменен или дополнен, указываются при малых разбросах значений только в графе "среднее", а при больших разбросах заполняются все три графы "мин", "макс" и "среднее". В графе "Частота" приводится периодичность выдачи или получения документа - ежедневно, раз в месяц и т.п. Степень использования содержащихся в документе данных приводится в процентах от общего количества их в данном документе, В графе "Дублирование" приводятся наименования или шифры документов и информационных массивов, в которых имеются сведения, повторяющие содержащиеся в данном документе. Если образец документа прилагается, желательно, чтобы он был заполнен обычным образом. Цель использования указывается кратко по существу: подготовка отчета, расчет заявки и т.п. В последующих графах от "Обработки" до "Ссылка на" проставляется "крестик" или "галочка", если должностное лицо выполняет соответствующую операцию со всем документом или некоторыми данными из него.

Таблица 1

Второй бланк анализа документов АД-2 (табл.2) предназначен для детального описания документа. Как указывалось, его заполнение целесообразно для тех документов, вероятность сохранения в системе которых достаточно велика. Наименования подразделения и документа должны совпадать с указанными на бланке АД-1. Под специальными требованиями понимается цвет бумаги, особый формат, недопустимость помарок и исправлений и т.п. Уровень и шаблон элемента документа определяют аналогично принятому в КОБОЛе описанию данных. Высший уровень 01 присваивается тем элементам документа, которые не являются составной частью никакого другого элемента, напримершапка документа и его текстовая часть. Уровень 02 имеют элементы, непосредственно входящие составной частью в элемент уровня 01, уровень 03 - входящие в уровень 02, и т.д.

Таблица 2

Например, описание сведений о сотруднике имеет следующий вид:

01 сведения о сотруднике

02 личные данные

03 фамилия

03 имя

03 отчество

02 сведения о рождении

03 место рождения

04 город, поселок, деревня

04 область, район

03 дата рождения

04 число

04 месяц

04 год

Шаблон состоит из условных знаков: X - любой символ; А - буква; 9 - цифра; П - пробел. Число символов указывается повторением условных знаков или записью в скобках; например, четырехзначное обозначение года имеет шаблон 9999, или 9 (4). Если число символов переменно, шаблон приводится для максимально возможного их числа; например, дата типа "01 мая 1987" имеет шаблон 9 (2) А (8) 9 (4). В графе "Частота" указывается средняя частота заполнения данного элемента в документах в долях единицы или процентах. В графах "Использование" и "Дублирование" указывают шифры документов или информационных массивов, в которых используется или повторяется информация, содержащаяся в данном элементе документа.

Для описания и анализа информационных массивов также используют два вида бланков - для укрупненного описания бланк АМ-1 и для детального - АМ-2 (табл.3 и 4). В графах "Последовательность записей" и "Последовательность элементов" указывается индекс, по которому располагаются последовательные записи в массиве или элементы в записи. Графа "Имеет отношение к" должна содержать перечень шифров бланков, в которых описаны данные и процедуры их обработки, необходимые как для формирования, так и для использования описываемого массива. Заполнение остальных граф аналогично описанному выше.

Таблица 3

Для записи сведений об алгоритмах решаемых задач обработки данных укрупненно используют бланк АП-1 (табл.5) и подробно - бланк АП-2 (не приводится). На бланке АП-1 указывается, что является исходной информацией для решения задачи или процедуры обработки данных; используемые при выполнении процедуры массивы; получаемая выходная информация. В центральной части приводится схема алгоритма или СИВС решения задачи, если она не приводилась раньше в виде самостоятельного бланка. В соответствии с этой схемой составляется бланк АД-2, на котором детально описываются отдельные операции типа: ввод, сортировка, выборка, сравнение, вычисление, контроль, передача, вывод. Для каждой операции указывается ее смысловое содержание, например сортировка по видам продукции, вычисление среднего значения и т.п.; приводятся сведения о частоте выполнения операции, ее продолжительности, трудозатратах и др.

Таблица 5