2.2.1 Прием, регистрация и отправка входящих документов
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют документооборот Общества.
Документы, пришедшие в адрес ОАО «Центральный телеграф», но полученные непосредственно сотрудниками подразделений, должны быть сданы на регистрацию в ОДСКО СУП.
Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
При приеме документов сотрудник ОДСКО СУП проверяет правильность адресата, целостность пакета или упаковки.
Вскрытию не подлежат конверты с пометкой «лично», «конфиденциально», «ДСП». Документы с грифом «конфиденциально», «ДСП» передаются в Службу безопасности и режима для регистрации и дальнейшей работы с документом. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю.
Документы, адресованные в структурные подразделения, или документы, из содержания которых явно следует, в какое структурное подразделение они поступили, передаются непосредственно по назначению, без предварительного рассмотрения у руководства Общества.
О повреждениях, недостаче документов или приложений к ним сотрудники ОДСКО СУП сообщают отправителю.
При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый остается в ОДСКО СУП, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
При отсутствии на документе адреса отправителя или наименования адресата к документу прилагается конверт. Конверты прилагаются к письмам и другим документам, полученным от граждан, органов судебной власти, прокурорского надзора и т.д., а также в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима в качестве доказательства времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.
Срочная корреспонденция передается на регистрацию незамедлительно. Обработка и передача остальной корреспонденции должна осуществляться в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Регистрация поступивших документов осуществляется сотрудниками ОДСКО СУП.
На регистрируемых документах ставится регистрационный штамп с указанием названия организации, даты поступления документа, входящего номера.
Регистрации не подлежат документы, указанные в «Примерном перечне документов, не подлежащих регистрации» (приложение № 1).
Ошибочно поступившие в подразделения документы незамедлительно возвращаются в ОДСКО СУП с соответствующей пометкой.
В зависимости от назначения документа и его содержания входящие документы, после регистрации, могут быть направлены Генеральному директору, его заместителям по направлениям, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Это определяется на стадии предварительного просмотра документов сотрудниками ОДСКО СУП.
В отсутствии Генерального директора ОАО «Центральный телеграф» (командировка, отпуск или иные причины) поступившие документы, после их регистрации, направляются для рассмотрения должностному лицу, временно исполняющему его обязанности.
При временном отсутствии Генерального директора ОАО «Центральный телеграф» в расположении офиса и невозможности связи с ним по телефону, факсу или иными способами, срочные документы передаются на рассмотрение заместителю Генерального директора ОАО «Центральный телеграф», в компетенции которого находятся вопросы, содержащиеся в документе.
Сотрудник ОДСКО СУП, получив документы с доклада от Генерального директора, заместителя Генерального директора, в соответствии с резолюцией, тиражирует необходимое количество копий документов для передачи их исполнителям, указанным в резолюции. Тиражирование документов с резолюциями руководителей подразделений, осуществляется ответственным за ведение делопроизводства данного подразделения.
После рассмотрения документов руководителем подразделения ответственный за ведение делопроизводства этого подразделения передает документ на исполнение, в соответствии с резолюцией.
Ответственным за ведение делопроизводства в подразделении исполненные документы формируются в дела, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Приказы, указания, постановления вышестоящих органов (Минсвязи России, Связьинвеста), после резолюций Генерального директора и его заместителей подлежат возврату и хранению в ОДСКО СУП.
Перед уходом в отпуск или выездом в командировку, сотрудник подразделения обязан передавать, через ответственного за ведение делопроизводства, находящиеся у него на исполнении документы другому сотруднику, по указанию руководителя подразделения.
При увольнении или переходе на работу в другое подразделение, сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства.
2.2.2 Порядок обработки и регистрации исходящих документов
Все исходящие документы проходят следующие этапы обработки:
составление документа представление документа на подпись;
регистрация документа;
проставление печати Общества, печати структурного подразделения
или штампа структурного подразделения (при необходимости);
передача документа в ОДСКО СУП для отправки адресату.
При предоставлении документа на подпись, исполнитель должен проверить наличие и правильность реквизитов документов, наличие приложений (если они есть), виз, материалов, на основании которых готовился документ, письма, в ответ на которое был подготовлен данный документ.
На подпись руководителю документ подается в двух экземплярах, один из которых исполняется на чистом листе с подписью исполнителя документа и внутренними визами согласования (при необходимости) остается в деле, другой экземпляр, исполненный на бланке Общества и подписанный руководителем, направляется адресату.
Подшиваемый в дело экземпляр, заверяется
Передача подготовленных документов на подпись Генеральному директору или его заместителям, производится через секретарей-референтов руководителей.
Подписанные Генеральным директором и его заместителями документы регистрируются и хранятся в ОДСКО СУП. Документы за подписью руководителей структурных подразделений регистрируются по месту издания, согласно номенклатуре дел структурного подразделения.