Документы, представленные на подпись, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, подлежат возврату в структурные подразделения для доработки.
Присвоение регистрационных номеров по телефону не допускается.
Печать Общества ставится на документ только при наличии подписи должностного лица, уполномоченного подписывать подобные документы.
Все создаваемые в Обществе документы регистрируются в обязательном порядке, вне зависимости от должности сотрудника, подготовившего или подписавшего документ.
Регистрационный номер письма состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера письма.
Отправка незарегистрированных исходящих документов категорически запрещается.
Регистрация исходящих и внутренних документов ведется в соответствии со сводной номенклатурой дел Общества в журналах регистрации, или при помощи автоматизированной системы учета. Внутренние исходящие документы нумеруются отдельно от исходящих писем в сторонние организации.
До передачи исходящих документов в ОДСКО СУП, ответственные за делопроизводство или исполнители документов обязаны проверить:
наличие и правильность указанных адресов;
наличие подписей, фамилии исполнителя и номера его телефона;
наличие указанных приложений;
наличие даты и исходящего номера;
наличие вторых экземпляров или заверенных копий отправляемых документов, подшитых в дела Общества.
Документы передаются в ОДСКО СУП на отправку в запечатанных конвертах. На конверте указывается способ отправки документа – заказным письмом, заказным письмом с уведомлением и т.д.
В случае необходимости отправки документов за рубеж сторонними курьерскими службами (EMS Гарантпост, DHL и т.п.), в связи с большой стоимостью таких расходов, работник направляет служебную записку на имя руководителя Общества с описанием необходимости отправки документов курьерской службой и указанием стоимости отправки корреспонденции. Руководитель принимает решение о целесообразности использования сторонних курьерских служб и, в случае согласия, санкционирует отправку корреспонденции указанным способом, ставя резолюцию на указанной служебной записке. Служебная записка с визой руководителя и документы, предназначенные к отправке, с пояснительной запиской передаются в ОДСКО СУП.
Корреспонденция, предназначенная к отправке, отправляются с курьером или по почте в тот же день, если документ поступил до 15.00 или на следующий день, если документ поступил в ОДСКО СУП после 15.00.
Документы, оформленные с нарушением правил, предусмотренных настоящей инструкцией, к отправке не принимаются.
Исходящие документы, отправляемые заказными письмами по почте, учитываются в реестрах, где также отмечается исходящий номер отправляемого документа. В реестре обязательна отметка почтового отделения связи о дате принятия к отправке писем и их количестве.
Документы, отправляемые с курьером, сдаются адресату под расписку на копии документа. На копии документа ставится подпись и фамилия сотрудника, принявшего документ, печать организации или штамп структурного подразделения организации, принявшего документ.
Отправка срочных документов осуществляется по каналам факсимильной связи. Передачу и прием документов факсимильной связью производят сотрудники структурных подразделений.
После отправки документа по факсимильной связи, на нем делается отметка о дате и времени отправки, фамилия отправлявшего и его личная подпись. Если оригинал документа не предусмотрено отправлять каким-либо иным образом, оригинал документа также подшивается в дело.
По каналам факсимильной связи запрещается передавать тексты документов с грифом «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально».
На аппаратах факсимильной связи должна быть запрограммирована функция, позволяющая получателю документа определить принадлежность передаваемого документа к ОАО «Центральный телеграф» по надписи в верхней части документа.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче и руководителя соответствующего подразделения.
Исполненные и зарегистрированные документы в структурных подразделениях конвертируются. На конвертах надписываются почтовые адреса.
Документы сдаются в ОДСКО СУП на отправку не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания документа.
ОДСКО СУП передает документы в отделение связи 375 на отправку.
Особо срочные документы ответственный за делопроизводство в подразделении передает на отправку немедленно. Для срочной отправки писем или отправки за рубеж используется специальная почта, с которой у ОАО «Центральный телеграф» заключен договор.
Документы с грифом «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» отправляются через Службу безопасности и режима.
2.2.3 Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов, а также данных по ним поручений, включает:
- постановку на контроль;
- проверку хода исполнения документов, учет, обобщение, анализ хода исполнения;
- информирование Генерального директора, заместителей Генерального директора и руководителей подразделений по документам, неисполненным в установленный срок;
- снятие с контроля;
- направление исполненного документа в дело.
Контролю подлежат:
- документы органов исполнительной и законодательной власти Российской Федерации, по которым даны соответствующие поручения Генерального директора ОАО «Центральный телеграф» и его заместителей;
- приказы, распоряжения ОАО «Центральный телеграф» со сроками исполнения;
- поручения, содержащиеся в протоколах Общих собраний акционеров, заседаний Совета директоров и Правления ОАО «Центральный телеграф»;
- претензии, иски, жалобы и заявления граждан;
- служебные письма, содержащие просьбы или претензии, выполнение которых относится к компетенции Общества;
- другие документы по указанию Генерального директора или заместителей Генерального директора ОАО «Центральный телеграф».
На документах, поставленных на контроль в ОДСКО СУП, в правом верхнем углу проставляется штамп «Контроль» с датой исполнения.
На контрольные документы в ОДСКО СУП заводится контрольная карточка в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с документом передается исполнителю. Второй экземпляр остается в ОДСКО СУП и помещается в контрольную картотеку.
Инспектором ОДСКО СУП на документе в левом нижнем углу ставится порядковый номер, отметка о дате и времени поступления документа в отдел, для постановки на контроль.
Контрольная карточка не может быть открыта, если на исполнение поручения дается менее чем один день.
При подготовке организационно-распорядительных документов учитывается, что прямое поручение задания руководителям структурных подразделений в обязательном порядке должно быть согласовано с заместителями Генерального директора по подчиненности этого подразделения.
Если по заданию руководства документ передается другому подразделению на исполнение, то контрольная карточка закрывается только при наличии на ней отметки подразделения принявшего документ на исполнение. Передача документа осуществляется через ОДСКО СУП, с соответствующей отметкой в базе данных.
При постановке на контроль план-графиков и других многоэтапных документов, первоначальному контролю подлежит первый этап работ. Последующие сроки исполнения (при необходимости) ставится на контроль руководителем проекта после завершения предыдущего этапа.
Право постановки документа на контроль принадлежит Генеральному директору, его заместителям, Директорам проектов развития, директору Службы управления бизнесом и проектами развития, начальнику Отдела рекламаций и сотрудникам, которым соответствующими организационно-распорядительными документами делегировано право постановки на контроль. Менеджерами проектов ставится на контроль исполнение некоторых работ по реализации подпроектов, по согласованию с начальником Отдела управления проектами развития и заместителем Генерального директора по подчиненности.
Контроль возлагается на лицо контролирующее исполнение, т.е. непосредственно владеющее сутью вопроса (задания), находящегося на исполнении.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания или утверждения документа, а документов, поступивших из других организаций - с даты их регистрации.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока установленного организацией, направившей документ, или типовых сроков исполнения. В случаях, когда срок исполнения документа не указан, применяются типовые сроки исполнения:
- запросы и письма депутатов – 30 дней
- письма организаций, предприятий и учреждений – 10 дней
- заявления и жалобы граждан – до 2 месяцев
- заявления и жалобы граждан, не требующие
дополнительной проверки_ до 15 дней
- телеграммы, требующие срочного решения – 2 дня
- остальные телеграммы - 10 дней
Если срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен в возможно короткий срок, но не более одного месяца, если он не носит постоянного характера или изначально не предусматривает длительный срок исполнения.
Запрещается самостоятельно увеличивать срок исполнения документов.
Срок исполнения документа может быть продлен лицом, которое его установило.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Продление срока исполнения осуществляется за один-два дня до истечения установленного срока исполнения документа руководителем, установившим контрольный срок. ОДСКО СУП регистрирует новый срок исполнения документов на основании представленного ответственным исполнителем письменного разрешения.