Отсутствие своевременной информации от ответственного исполнителя о необходимости переноса срока исполнения документов понимается как подтверждение нормального хода их исполнения, обеспечивающего выполнение поручений в установленный срок.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, а остальные исполнители могут при необходимости получить копии документа, которые готовит ответственный исполнитель.
При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещении ответственный исполнитель по указанию руководства структурного подразделения обязан передать другому сотруднику все имеющиеся у него на исполнении документы.
При условии необоснованной задержки представления ответственному исполнителю информации (ответа, согласования) от структурного подразделения-соисполнителя более чем на 2 дня, ответственным за срыв сроков исполнения считается структурное подразделение-соисполнитель.
Вся информация о ходе и результатах исполнения документов вносится в контрольную электронную картотеку базы данных.
Еженедельно и по истечении месяца данные о невыполненных, выполненных с нарушением контрольного срока и несвоевременно продленных контрольных карточках выводятся на печать в виде сводок, которые докладываются руководству ОАО «Центральный телеграф» и до 20 числа, следующего за отчетным месяца, передаются в ОМК СУП для учета показателей премирования.
Руководителем подразделения определяется исполнитель, ответственный за подготовку и исполнение документов в установленные сроки, а в случае адресования подготовленных документов в другие организации - за получение информации о состоянии рассмотрения таких документов в этих организациях. За своевременное исполнение контрольных документов несут ответственность руководители подразделений.
Ответственный исполнитель:
- осуществляет сбор, обработку и обобщение информации, подготовку проектов писем, организационно-распорядительных и других документов, их визирование в установленном порядке;
- требует от соисполнителей представления необходимых материалов, согласованных в установленном порядке, для обобщения и подготовки документов;
-обеспечивает контроль и организовывает исполнение организационно-распорядительных документов в целом. Докладывает о состоянии выполнения таких документов должностному лицу, на которого возложен контроль за исполнением документа в целом;
- своевременно представляет в ОДСКО СУП информацию о состоянии исполнения документов;
- несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
Ответственными за делопроизводство в структурном подразделении осуществляется контроль за исполнением и информируется руководитель о ходе исполнения.
Соисполнители документа представляют ответственному исполнителю за 2 дня до истечения установленного срока все материалы для обобщения и подготовки проекта документа. Они в равной мере с ответственным исполнителем несут ответственность за своевременную и качественную подготовку документа.
Проект ответа подается на подпись не позднее, чем за день до наступления установленного срока.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнителем делаются отметки на документе: о датах промежуточного исполнения ( запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах документа.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и после подписания проекта ответа.
Документ снимается с контроля руководителем, поставившим документ на контроль или его вышестоящим руководителем. Документ может быть снят с контроля начальником ОДСКО СУП, если исполнитель представляет документы, которые подписаны (утверждены) руководителем, поставившим документ на контроль.
Если проект документа возвращен на доработку, то поручение считается не исполненным в срок. Для продления срока исполнения документа исполнитель должен своевременно представить руководству служебную записку о продлении срока исполнения.
Промежуточные ответы по исполняемым документам не являются основанием для снятия их с контроля и признания исполненными.
Основанием для снятия документов с контроля является:
- по документам, требующим письменного ответа - письмо-ответ, оформленное в соответствии с настоящей Инструкцией и подписанное Генеральным директором ОАО «Центральный телеграф», его заместителями или руководителями подразделений, имеющих право подписи соответствующих документов;
- по документам, не требующим письменного ответа - информация руководителя подразделения о результатах решения вопроса. При этом ответственный исполнитель на своем экземпляре документа и в ОДСКО СУП должен сделать отметку об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа включает в себя слово « В дело», краткую запись о существе выполненной работы, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
Закрытая, переданная другому исполнителю, снятая с контроля или продленная контрольная карточка предъявляется ОДСКО СУП в тот же день. Данные с исполненной или продленной контрольной карточки ежедневно вводятся в базу данных.
При применении электронно-вычислительной техники все основные правила работы с документами сохраняются.
2.2.4 Подготовка и передача дел в архив
Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на хранение и уничтожение.
В подразделениях Общества экспертиза ценности проводится ежегодно при составлении номенклатуры дел, оформлении дел и проверке правильности отнесения документов в дела, а также при подготовке дел к последующему хранению и при составлении акта о выделении дел к уничтожению.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел
Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), которая назначается приказом Генерального директора ОАО «Центральный телеграф». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные специалисты структурных подразделений и Заведующий архивом. Заседания ЭК проводятся по мере необходимости и оформляются протоколом.
Дела включаются в акт о выделении дел к уничтожению, если предусмотренный срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Акт составляется в 2-х экземплярах: первый передается в архив ОДСКО, второй - остается в подразделении. Уничтожение документов без оформления соответствующих актов в подразделениях не допускается.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов Общества принимает постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
Дела Общества подлежат оформлению при их заведении и при завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
переплет дела;
нумерацию листов;
составление внутренней описи документов;
составление листа-заверителя дела;
описание дел на обложках.
Дела временного (до 10 лет) срока хранения не переплетаются, листы в них не нумеруются, документы хранятся в скоросшивателях. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Оформление дел временного (до 10 лет) срока хранения, проводится сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства
На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оформленные в соответствии с установленными требованиями, ежегодно составляются описи в 2-х экземплярах.
По этим описям документы сдаются на хранение в архив. Описи, составленные подразделениями, и подписанные руководителем структурного подразделения, служат основой для сводной описи дел Общества, которую готовит архив ОДСКО СУП.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с номенклатурой дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложке дела;
- графа описи «примечание» используется для заметок: о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт о наличии копий и т.п.
В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения трехлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении