Контакт - центры, позволяющие интегрировать услуги для тех, кто не имеет постоянного доступа в Интернет;
Почтовую службу для рассылки материалов в письменной форме (документы, страховые полисы и т.п.).
А так же всевозможные электронные программные средства офисного общения между сотрудниками (корпоративный чат или форум)
Действительно, с развитием Интернета задача общения с сотрудниками и получения обратной связи стала куда легче.
Но почти нигде электронные коммуникации не являются единственным средством передачи информации, поскольку очень высока вероятность, что важная информация просто затеряется в ворохе электронных писем. В 43% случаев электронные коммуникации сопровождаются оперативными совещаниями и инструктажем.
Тем не менее, число компаний, в которых обычные сотрудники имеют возможность донести свои взгляды и точки зрения непосредственно до высшего менеджмента, остается достаточно малым.
В российских компаниях такая возможность, на удивление, встречается гораздо чаще - по данным исследования, проведенного на сайте www.hrm.ru, более 40% руководителей, принявших участие в опросе, узнают о том, что происходит на рядовых позициях, непосредственно от самих сотрудников.[3]
Рассмотрим, наконец, преимущества и недостатки электронных коммуникаций.
Однозначно ответить на этот вопрос невозможно. Преимущества электронной коммуникации - уничтожение расстояний, возможность отсроченного ответа, создание виртуальных сообществ по интересам.
Но электронное общение делает людей асоциальными, вредит живому общению, разрушает семьи и, в конечном счете, приводит пользователей к зависимости.
Любому пользователю сети, с другой стороны, известно, что опасность интернет зависимости действительно существует, но я глубоко сомневаюсь, что она многим хуже других зависимостей. К тому же любой плюс вообще немыслим без своего антипода минуса. А плюсов в сетевом общении - не счесть.
Еще может послужить постоянное вложение денежных средств в инновацию электронных коммуникаций. Ведь компьютерная техника развивается с периодом раз в два месяца, поэтому, чтобы компании идти всегда в ногу со временем нужно тратить много денежных средств на обновление средств коммуникаций.
Помимо затрат на новое оборудование или программное обеспечение, придется так же постоянно повышать квалификацию сотрудников компании, что тоже требует финансовых вложений.[4]
Каждая крупная организация нуждается в том, чтобы сотрудники были тесно связаны между собой и сплочены единой целью. Для этого люди должны получать оперативную информацию о жизни компании, принимать участие в обсуждении насущных вопросов, наконец, просто общаться… Именно таким образом удается добиться слаженной работы всех подразделений, выстроив нерушимый монолит. Этому немало способствует создание внутрикорпоративной сети и общего корпоративного портала. При этом ни для кого не секрет, что сотрудники зачастую выходят за пределы интранета и выходят в "свободное плавание" во Всемирную сеть. Поделиться своим опытом о создании и использовании сетевых ресурсов мы попросили ведущих экспертов по данному вопросу.
Дина Оборина, директор по развитию Центрa коммуникативных технологий "PRОПАГАНДА" (www.propaganda.ru).
"На мой взгляд, внутренний портал (интранет) выполняет функцию канала коммуникации. Интранет - инструмент накопления, поиска, анализа и передачи знаний. Неоценима роль интранета в деле адаптации и обучения новых сотрудников. Если говорить о внутренних коммуникациях, на практике используются, в большей степени, возможности информирования "сверху вниз" (т.е., интранет используется в качестве инструмента управления: публикуются нормативные документы, приказы, распоряжения и т.п.), в качестве инструмента "горизонтальных связей" он используется в меньшей степени, несмотря на наличествующие возможности. Хороший инструмент горизонтальных коммуникаций - внутренняя ICQ, позволяющая решать все возникающие производственные и непроизводственные вопросы напрямую, в режиме реального времени.
Относительно внешних ресурсов: на мой взгляд, один из системообразующих факторов мотивации - комфортные условия не только труда, но и "жизни" на рабочем месте. Возможность использования современных средств информации и коммуникации, ресурсов Интернет (в том числе форумов и блогов) - это уже необходимая часть нормальных условий для работы, важная составляющая "гигиены труда". Естественно, неограниченное пользование Интернетом является "пожирателем времени", но, на мой взгляд, любопытство и широта кругозора - одни из ведущих профессионально важных качеств специалиста, и их развитию нужно всемерно способствовать. Кроме того, в интернет - пространстве
завязываются весьма разнообразные социальные связи, позволяющие решать многочисленные производственные вопросы.
Однако я считаю незазорным сканирование использования сотрудниками тех или иных ресурсов. Знаю пример одной компании, боровшейся одновременно за расширение кругозора сотрудников и целевое использование Интернет-ресурсов с помощью организации ежемесячного соревнования за "максимальное использование Интернета". Списки сотрудников-победителей публиковались в интранете вместе со списком посещенных ресурсов"
Илья Стернин, эксперт Департамента организационной культуры и внутренних коммуникаций Центрa коммуникативных технологий "PRОПАГАНДА" (www.propaganda.ru)
"Расширение инструментов коммуникации - это всегда хорошо, поскольку дает большие возможности для общения и взаимодействия между людьми. Но с точки зрения корпоративной идентичности возможности вовлечения во внешние коммуникативные сети (ЖЖ, Мой круг) актуализируют принадлежность к другим социальным группам, а корпоративная принадлежность при этом отходит на второй план, ослабевает. То есть сотрудник приходит на работу и включается в "другую" компанию, забывая, где он находится в данный момент.
Следует понимать, что вводимые инструменты имеют предназначение и формируют какие-то ценности, поощряя тот или иной тип коммуникации. Если портал монологичный, то транслируется значимость информирования сотрудников о делах компании, вертикальная коммуникация, важна исполнительность. Если предусмотрены каналы обратной связи, то декларируется ценность диалога, значимость мнения сотрудников для компании. Если вводятся инструменты открытого оперативного общения (например, ICQ), то расширяются возможности "горизонтального" общения, т.е. транслируется ценность сотрудничества. При этом роль коммуникаций инструментальна и ненужные средства просто не будут востребованы (если не имеют энергетического ресурса смещения в другую социальную общность).
Следует учитывать, что портал - это инструмент виртуальной коммуникации, т.е. его эффективность, снижает количество
непосредственных коммуникаций, снижает эмоциональный спектр общения, дистанциирует людей друг от друга. С другой стороны, это индивидуальный инструмент коммуникации, который обращается лично к каждому ("с личного компьютера"). Поэтому упор на электронные средства коммуникации, в определенном смысле, разобщает. Конечно, эта опасность существует при несбалансированном спектре корпоративных коммуникационных инструментов"
Роман Гайдук, специалист департамента коммуникаций, Европейская подшипниковая корпорация (www.ebcorp.ru).
"Безусловно, мы считаем интранет - портал одним из наиболее перспективных инструментов развития системы внутрифирменных коммуникаций, укрепления единого корпоративного духа. И, надо сказать, руководство нашей компании вполне отчетливо понимает важность исполнения этих задач. А потому вопрос запуска проекта по созданию интранет - портала "взял" скорый старт сразу, как только появилась возможность начать проект. Буквально за несколько дней было куплено и установлено нужное оборудование, прописана первоначальная структура портала и дано задание на разработку дизайна. В настоящий момент наш департамент ведет активную работу по формированию "базисного" контента портала. Как и у всех "новичков", это - архив внутренних документов, различные справочники, книги контактов и гиды сотрудников, банки медиа и прочих файлов и др. Вся эта информация сейчас систематизируется и унифицируется для последующего внедрения в портал. Уже через месяц-другой мы планируем запустить "пилотную" версию.
Хотелось бы также сказать о "прагматичности" интранета. Рано или поздно любая активно растущая компания встает перед вопросом управления своими коммуникациями. Электронной почты, газеты и других стандартных каналов со временем перестает хватать, и компания вынуждена обращаться на поиски более серьезных инструментов. В такой же ситуации оказалась и ЕПК. Однако в нашем случае процесс внедрения интранет - портала осложняется еще и тем, что предприятия корпорации географически разнесены по России и Казахстану.
После оценки всех доступных нам возможностей по критериям "стоимость внедрения/ожидаемый эффект", решение о создании собственного интранет - портала было однозначным. За счет своей максимальной (фактически неограниченной) функциональности и гибкости интранет - решения позволяют создавать, пожалуй, лучшие каналы для сообщения сотрудников. Взять хотя бы возможность интеграции в одной среде всех СМИ корпорации - газет, журналов, новостных рассылок, служб обмена сообщениями и прочее. При этом оцените колоссальную экономию ресурсов (таких, например, как время), затрачиваемых на создание инфраструктуры и последующее обслуживание этих СМИ! Даже по самым скромным расчетам, ресурсы, необходимые для общения в интранет минимальны - в сравнении с получаемой отдачей. Хотя бы с точки зрения аудитории - как одного из ключевых факторов измерения эффективности СМИ.