Автоматизация процесса управления персоналом на примере ООО Цифроград (стр. 10 из 13)

Рисунок 2.5 - Функциональная структура АИС “Управление персоналом”

Процесс управления персоналом включает таки функции как:

- функцию планирования и учета помогают выполнять такие документы, как “Штатное расписание” (планирование потребностей в персонале), “Аттестация” (учет проведения аттестаций), “Затраты” (учет затрат), “Сдача экзаменов” (учет проведения экзаменов). Справочник “Сотрудники” – ведение картотеки сотрудников. Отчеты – “Потребность в кадрах”, “Экстренная подмена";

- при выполнении функции анализа и развития задействованы такие отчеты, как “Результаты аттестаций сотрудников и стажеров”, “Успеваемость”, “Результаты контроля точек” и документы – “Группы обучения”, “Сдача экзаменов”;

- функцию контроля выполняют такие отчеты, как “Контроль посещаемости”, “Успеваемость”, “Результаты контроля точек”.

2.3.5 Описание постановки задачи (комплекса задач)

Характеристики комплекса задач представлены в таблице 2.3.

Таблица 2.3 - Характеристики комплекса задач

Комплекс задач	Периодич-ность и продолжи-тельность решения	Исполни-тель	Распределение действий между персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач
Внесение данных о кандидатах	По мере поступления анкет	Менеджер по персоналу	Данные поступают на бумажных носителях и вносятся исполнителем в справочник "Анкет".
Выбор по заданным параметрам всех подходящих для той или иной должности кандидатов	При появлении потребностей в кадрах	Менеджер по персоналу	Отчет "Наиболее подходящие кандидаты" позволяет выбрать все анкеты, соответствующие заданным параметрам. С выбранными кандидатами менеджер назначает собеседование.
Формирование статистики граждан, обратившихся по вопросу трудоустройства	Один раз в месяц	Менеджер по персоналу	Данную задачу решает отчет "Статистика граждан обратившихся по вопросу трудоустройства", где исполнитель задает интересующий его период.
Комплекс задач	Периодич-ность и продолжи-тельность решения	Исполни-тель	Распределение действий между персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач
Хранение информацию о всех сотрудниках когда-либо работавших в компании и информацию о кандидатах	Постоянно	Менеджер по персоналу	Информацию о сотрудниках хранит такой справочник, как "Сотрудники", о кандидатах - "Анкеты".
Формирование групп на обучение	При приеме сотрудников на работу, а для работающих сотрудников в зависимости от периодичнос-ти курса.	Менеджер по персоналу	Документ "Группы обучения" позволяет формировать группы, учитывая график работы сотрудников и периодичность курса.
Контроль успеваемость	При сдаче экзаменов	Тренинг-менеджер	Отчет "Успеваемость" позволяет выводить данные об успешной/неуспешной сдаче экзаменов, эти данные предварительно вносятся в документ "Сдача экзаменов".
Контроль посещаемость учащимися занятий и стажировки	Во время обучения.	Тренинг-менеджер	На основании данных, входящих в документы "Группы обучения" и "Посещаемость" формируется отчет "Контроль посещаемости".
Комплекс задач	Периодич-ность и продолжи-тельность решения	Исполни-тель	Распределение действий между персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач
Отслеживание окончаний стажировок и перевод стажера в статус продавца-консультанта со всеми последующими процедурами	По мере окончания стажировок.	Менеджер по персоналу	При входе в программу, если на данную дату заканчивается стажировка у сотрудника, то выходит соответствующее сообщение. Далее исполнитель создает документ "Окончание стажировки", который автоматически заполняется нужными данными, менеджеру необходимо внести только сумму оклада и статус сотрудника.
Внесение данных о контроле торговых точек, формирование отчетов по результатам контроля	Один раз в неделю	Менеджер по персоналу	Данные поступают на бумажных носителях и вносятся исполнителем в документ "Лист контроля". Отчет "Результаты контроля точек" выводит данные за определенный период по выбранному продавцу и торговой точке.
Отслеживание процесса и причин текучести кадров среди продавцов-консультантов, подсчет процента текучести	Один раз в месяц	Менеджер по персоналу	При увольнении сотрудника исполнителю необходимо внести в справочник причину увольнения. На основании этих данных можно сформировать отчет за выбранный период.
Комплекс задач	Периодич-ность и продолжи-тельность решения	Исполни-тель	Распределение действий между персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач
Учет затрат на персонал в различных аналитических разрезах: обучение, мотивация и т. д.	Один раз в месяц	Начальник отдела персонала	Если имели место затраты на персонал, то менеджеру необходимо внести эти данные с помощью документа "Затраты".
Планирование и учет проведения аттестаций	По мере необходимости	Начальник отдела персонала	При проведении аттестации менеджеру необходимо внести итоги проведения в документ "Аттестация". На основании этих данных можно сформировать отчет "Результаты аттестаций сотрудников и стажеров" за интересующий период.
Ведение развернутого штатного расписания и работа со штатной расстановкой сотрудников	При штатных изменениях	Начальник отдела персонала	Процесс определения неудовлетворенных потребностей в кадрах осуществляется путем анализа документа "Штатное расписание"

Выходная информация представлена в таблице 2.4, входная в таблице 2.5.

Таблица 2.4 - Выходная информация

Выходная информация	Идентификатор	Форма представления сообщения	Периодичность выдачи	Получатели выходной информа-ции
Статистика граждан обратившихся по вопросу трудоустройства	Статист	Документ	1 раз в месяц	Менеджер по персоналу
Успеваемость	Успеваемость	Документ	1 раз в месяц	Тренинг-менеджер
Результаты контроля точек	КонтрольТочек	Документ	1 раз в неделю	Менеджер по персоналу
Контроль посещаемости занятий	КонтрольПосещаемости	Документ	каждый день	Тренинг-менеджер
Текучесть кадров	Текучесть	Документ	1 раз в месяц	Тренинг-менеджер
Затраты по статьям	Затраты	Документ	1 раз в месяц	Начальник отдела персонала
Результаты аттестаций сотрудников и стажеров	РезультатыАттестации	Документ	по мере необходимости	Начальник отдела персонала
Потребность в кадрах	ПотребностьВКадрах	Документ	по мере необходимости	Менеджер по персоналу
Наиболее подходящие кандидаты	ОтборКандидатов	Документ	по мере необходимости	Менеджер по персоналу

Таблица 2.5 - Входная информация

Входная информация	Идентификатор	Форма представления сообщения	Периодичность выдачи
Лист контроля	ЛистКонтроля	Документ	1 раз в месяц
Окончание стажировки	ОконСтажир	Документ	По мере окончания стажировки у сотрудников
Сдача экзаменов	СдачаЭк	Документ	По мере необходимости
Найм	Найм	Документ	По мере необходимости
Группы обучения	ГруппыОбучения	Документ	По мере необходимости
Штатное расписание	ШтатноеРасписание	Документ	1 раз в месяц
Увольнение	Увольнение	Документ	По мере необходимости
Затраты	Затраты	Документ	1 раз в месяц
Аттестация	Аттестация	Документ	По мере необходимости
График работы	График работы	Документ	1 раз в месяц

2.3.6 Комплекс технических средств

Для бесперебойной работы системы необходим следующий комплекс технических средств:

- операционная система Windows 98/МЕ/2000/XP;