Виды деловых писем 2 (стр. 3 из 4)
Пример:
Послание премьер-министра Великобритании Председателю Совета Народных Комиссаров СССР (25 апреля 1942 г.)
«Весьма Вам благодарен за ваше послание от 23 апреля. Мы, конечно, будем приветствовать визит г-на Молотова, с которым, я уверен, мы сможем проделать много полезной работы. Я очень рад, что Вы находите возможным разрешить этот визит, который, я уверен, будет весьма ценным».
6.2 Гарантийное письмо
Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата.
Гарантийные письма адресуются организации или отдельному лицу. Слово “гарантия” вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты. В этом случае обязательным является указание номера договора и счета, согласно которым должна быть произведена оплата.
Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок – поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести.
Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: “Настоящим письмом гарантирую…”. В других случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: “Оплату гарантируем” или “Своевременную и полную оплату гарантирую”.
Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора (например, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. п., то в нем обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика.
В ключевую фразу гарантийного письма могут входить слова и выражения:
Гарантируем…
Гарантируем, что…
Фирма “Партнер” гарантирует…
Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)…
Оплату гарантируем…
Настоящим гарантируем…
6.3 Информационное письмо
Информационное письмо – это служебное письмо, сообщающее адресату сведения официального характера. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи.
Нередко информационные письма носят типовой характер. Они могут содержать рекомендации и предложения, либо дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов,
Также информационные письма могут содержать приложения.
6.4 Письмо-запрос
Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов.
В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.
Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса. В обосновании могут заключаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.
Письмо-запрос требует письма-ответа.
6.5 Письмо-ответ
Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным.
В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.
Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее письмо (”На Ваше письмо от_______№__…”). Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа
Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: “В связи с…”, так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.
6.6 Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т.п.
Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на …)».
При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть. Если подтверждается получение документов – следует назвать их и т.д.
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
6.7 Письмо-претензия
Письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т.п.
Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на …)».
При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть. Если подтверждается получение документов – следует назвать их и т.д.
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
6.8 Поздравление
Формат «Поздравление» относится к категории личной деловой переписки. Оно оформляется на поздравительном бланке или открытке и при его составлении может и должен преобладать творческий подход. Это относится как к тексту письма, так и к его оформлению.
Поздравление может быть персональным (с днём рождения) или массовым (например, с Новым годом). В первом случае обращение к адресату должно быть личным – по имени и отчеству; во втором случае оно может быть общим, например, «Дорогие друзья!». При этом в обоих случаях отправитель должен лично подписать поздравление (при рассылке массовых поздравлений используется факсимиле).
6.9 Пресс-релиз
Пресс-релиз – это информационное сообщение для средств массовой информации, задачей которого является привлечение внимания к некому событию (произошедшему или предстоящему) с целью максимального освещения данного события в СМИ.
Пресс-релизы составляются и рассылаются пресс-службами компаний и организаций и имеют определенные правила написания:
в шапке документа должно быть указано слово «Пресс-релиз» и проставлена дата его рассылки;
заголовок пресс-релиза должен максимально четко отражать его тему, посыл информационного сообщения;
более подробно суть заголовка пресс-релиза может быть раскрыта в подзаголовке (при этом его наличие необязательно);
первый абзац пресс-релиза должен обязательно содержать следующую информацию: что, где и когда произошло (произойдет);
объём пресс-релиза не должен превышать полутора страниц машинописного текста. При этом желательно ограничиться одной страницей, включая подпись и колонтитулы бланка организации;
в состав пресс-релиза могут входить цитаты ньюз-мейкеров – ответственных спикеров организации;
пресс-релиз составляется на бланке организации;
в подписи к пресс-релизу должно быть указано ФИО контактного лица, которое может предоставить дополнительную информацию по теме пресс-релиза, и его контактные данные: телефон (желательно мобильный), e-mail, номер ICQ.
Приоритетным способом рассылки пресс-релиза является электронная почта. Также можно направить документ по факсу. При массовой рассылке пресс-релиза с помощью e-mail адреса журналистов ставятся в поле «Скрытая копия», чтобы избежать оглашения всей базы Ваших контрагентов.
6.10 Приглашение
Формат «Приглашение» относится к категории личной деловой переписки. Оно оформляется на официальном бланке или открытке и имеет своей целью оповестить адресата о неком торжественном мероприятии, которое его приглашают посетить.
Приглашение обязательно должно содержать в себе информацию о месте и времени проведения мероприятия, а также его названии. В приглашении должна быть указана приемлемая форма одежды (например, black and tie), а также количество персон, на которое распространяется данное приглашение.