4.Налаживание коммуникаций внутри компании
Итак, что может предпринять служба персонала для создания и внедрения системы внутрифирменных коммуникаций? Прежде всего проанализировать ситуацию, сложившуюся в компании. Для этого необходимо определить:
· на какие профессиональные и социальные группы можно разбить работников;
· какова средняя продолжительность работы сотрудника в компании;
· как наладить организационные коммуникации с отдаленными подразделениями компании;
· каким образом они получают информацию и др.
На основе полученных заключений можно начать разработку стратегии коммуникаций. Здесь важно понять, какие деловые цели вы поддерживаете, как выбранная стратегия соответствует этим целям, какие группы работников нуждаются в получении информации и какой она должна быть, в какое время и каким образом к ним поступать. И наконец, какими средствами вы собираетесь этого добиться.
Протестировать эффективность коммуникаций можно при помощи опроса случайной выборки работников. Другой способ узнать об идеях, предположениях людей – фокус-группы. Трудность такой оценки состоит в самих задачах наблюдения – необходимо зафиксировать и измерить изменения в поведении сотрудников. Например, определить, больше или меньше усилий люди стали прилагать для выполнения работы и что изменилось в их восприятии компании за выбранный промежуток времени.
Предлагается также уделять больше внимания эмоциональной составляющей, не ограничиваться схемой "миссия – стратегия – цели – тактика – оценка эффективности". Люди следуют миссии, выполняя приказ руководства, но можно ожидать совсем иного результата, если руководитель имеет талант вдохновлять сотрудников. Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки.
В больших коллективах высшее руководство в силу его удаленности от подчиненных и номенклатурной разницы зачастую не уважаемо, не авторитетно в низовых звеньях. В связи с этим наиболее предпочитаемый служащими способ получения информации об организационных целях бизнеса – личная встреча с глазу на глаз. Неудивительно, что возрастает роль руководителей среднего звена в общей цепи: высшее руководство – менеджеры среднего звена – работники. Их задача – способствовать тому, чтобы сотрудники поняли, как воплощать в жизнь разработанную "наверху" стратегию.
Осуществлять коммуникации следует, по крайней мере, несколькими способами, такими как:
· личная беседа с сотрудниками;
· рассылка циркуляров и меморандумов;
· распространение информации по электронной почте;
· использование видео и кабельного телевидения.
Для формирования в сознании персонала положительного имиджа компании и доведения до сотрудников ключевых сообщений применяются следующие формы внутриорганизационных коммуникаций:
· листок новостей;
· бюллетень для менеджеров;
· ежегодные отчеты сотрудников (аналог годового отчета для акционеров);
· доски объявлений;
· страница компании в Интернете;
· общие собрания работников.
При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию.
Росту доверия к компании способствуют:
· своевременная и регулярная коммуникация;
· демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей);
· привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.
Делегирование полномочий обусловлено необходимостью быстро реагировать на все изменения, происходящие в компании. Сокращение средних уровней управления в организациях увеличивает ответственность сотрудников за принятые ими решения.
Многие компании стремятся расширить автономность различных уровней структуры корпорации. Например, менеджерам предписывают увеличивать объемы продаж "во что бы то ни стало" и платят за это премии и комиссионные.
Заключение
Каждый руководитель хотел бы иметь дружный и работоспособный коллектив, способный вместе с ним достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем его деятельность. Среди этих условий важнейшее – организация внутренних и внешних связей (коммуникаций).
Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Коммуникация является средством, с помощью которого осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление. Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства. Именно поэтому так важны коммуникационные навыки в области делового общения, ведь оно является самым массовым видом общения людей в обществе. Без него не обойтись в сфере экономических, правовых, дипломатических, коммерческих, административных отношений. Интерес к этой теме был вызван еще и тем фактом, что в ходе прохождения ознакомительной практики нам пришлось напрямую столкнуться с деловым общением, навыками, которые приходились в работе.
Мы рассмотрели вопросы, связанные с понятием и функциями делового общения, выделили его формы, и самое главное, подробно рассмотрели факторы успешной деловой коммуникации. К этому виду коммуникаций с каждым днем предъявляются все более жесткие требования, поэтому тема является актуальной и ее можно разрабатывать в дальнейшем. А мы своим исследованием внесли некоторый вклад в развитие этой темы.
Список использованной литературы
1. Агеев В.С. Психология межгрупповых отношений. М.: МГУ, 1993
2. Андреева Г.М. Социальная психология М.: Аспект Пресс, 2006
3. Батаршев А.В. «Организаторские и коммуникативные качества личности» (Для деловых людей). - Таллин: Центр информационных и социальных технологий «Регалис», 1998.
4. Бороздина Г.В. Психология делового общения. М.: Деловая книга, 1998. Глава 7. Имидж делового человека.
5. Жуков Ю.М. Эффективность делового общения М.:Знание,1998
6. Зарецкая Е.Н. Деловое общение. М.: 2002
7. Зверинцев А. Коммуникационный менеджмент. Рабочая книга менеджера PR. Глава 5. Пресс-секретарь. СПб.: Изд-во Буковского, 1997
8. Клюев Е.В. Речевая коммуникация. М.: ПРИОР, 1998.
9. Конецкая В.П. Социология коммуникации. М.: МУБУ, 1997. С.164 сл.
10. Кузин Ф.А. Культура делового общения. Практическое пособие. М.: Ось-89, 2002.
11. Лукичева Л.И. Управление организацией.- М. - 2004.
12. Мучник Б.С. Культура письменной речи. М.: Аспект Пресс, 1996.
13. Одинцов В.В. Структура публичной речи. М.: Знание, 1976.
14. Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. СПб.: Знание, ИВЭСЭП, 2004.
15. Почепцов Г.Г. Теория коммуникации. М.: Рефл-бук, К.: Ваклер, 2001.
16. Психология влияния. Хрестоматия. СПб.: СПбГУ, 2000.
17. Скрипкин Т.П. Психология доверия. М.: ACADEMIA, 2000
18. Снелл Ф. Искусство делового общения. М., 1990.
19. Сопер П. Основы искусства речи. М.: Прогресс, 1992.
20. Стернин И.А. Понятие коммуникативного поведения и методы его исследования // Русское и финское коммуникативное поведение. Вып. 1. Воронеж: Изд-во ВГТУ, 2000. С. 4-20.
21. Шепель В.М. Коммуникационный менеджмент М.: Гардарики, 2004