В ООО «Адидас» система Склада построена следующим образом:
– администратор (общее руководство подразделением, работа с поставщиками (выбор поставщика, оформление условий поставки, согласование и оформление контрактов / договоров, формирование заявок на поставку), составление плана закупок);
– старший кладовщик по работе со складом (прием заявок, введение данных в компьютер, составление отчетов по закупкам с аналитикой);
– кладовщики (приемка-передача и учет первичной документации);
Оценка целесообразности автоматизации информационной системы
Экономический эффект при внедрении программы «Склад. Учет поставки товаров» достигается за счет двух основных составляющих:
1) Организации надежного учета товарных и денежных ценностей предприятия, в первую очередь складского учета;
2) Возможности оперативного выявления «слабых мест» в работе предприятия и их устранения.
Конкурентные преимущества программы:
· Оперативность и надежность работы.
· Невысокие требования к производительности используемых компьютеров.
· Простота внедрения и эксплуатации.
· Одновременная работа нескольких пользователей с единой базой данных в локальной сети.
· Встроенный язык составления печатных форм документов и отчетов.
· Обмен данными с бухгалтерскими программами.
Необходимые виды ресурсов: финансовые (затраты на приобретение программного продукта, его доставку и установку), временные(ожидание поставки программы; время на установку, освоение ПО и обучение сотрудников склада) и технические (Windows 9x, процессор Pentium, 32 Mb оперативной памяти, 10 Mb на жестком диске). Предприятие обладает данным перечнем ресурсов.
Система движения товаров на складе
Для наглядности определения бизнес-процессов складской деятельности, рассмотрим систему движения товаров на складе. Она представляет собой матрицу статусов обработки товара в информационной системе. Каждому статусу соответствует определенный процесс на складе. В данном пункте слова <статус> и <виртуальный склад> - синонимы. Например, статусу, или виртуальному складу, 30 соответствует приемка товара, а статусу, или виртуальному складу, 110 - загрузка товара клиенту. Статус 0 - это сбор информации о предстоящих продажах компании и заказе продукции у поставщика. Система статусов движения товара на складе представлена в таблице. Опишем каждый статус в соответствии с тем, как он отражается в информационной системе, какова его функция и кто им должен управлять.
СТАТУСЫ ОБРАБОТКИ ТОВАРОВ НА СКЛАДЕ
Статус 0 <3аказ товара> Склад движения товара 0 предназначен для сбора информации о предстоящих продажах компании и заказах товара у поставщиков. В этом статусе указывается количество заказанного товара и приблизительное время его прихода. На данном этапе в базе данных на складе 0 хранятся сведения о заказанном товаре и времени его прихода.
Статус 10 <Приход товара на склад> Это функции прихода транспортных средств на склад, передачи ТТН в отделы логистики или на склад - товар пришел, но еще не разгружен. Сообщение о приходе товара от поставщика передается в отдел логистики.
Статус 20 <Товар разгружен, но не принят> Товар разгружается с транспортных средств. В отсутствие свободных приемосдатчиков его складируют на временные места хранения и принимают на ответственное хранение. Затем его просчитывают по местам. Пользователи: сотрудники отдела логистики, которые осуществляют временный контроль по разгрузке транспортных средств, формируют отчет об оплате транспортных услуг.
Статус 30 <Приемка товара> Разгруженный товар раскладывают по наименованиям на паллеты и принимают по количеству и качеству. При обнаружении несоответствий составляется акт. После приема товара со склада 30 накладная перемещается на склад 40. Когда накладная проведена, подтверждается факт приема товара у поставщика.
Статус 40 <Расстановка товара по местам хранения> После приемки товара начинается его расстановка по местам адресного хранения с учетом принципов ABC-анализа и горячих и холодных зон. Затем в базу данных вводят сведения о местах хранения товара. В свободную продажу товар выпускается путем перемещения накладной со склада 40 на склад 50.
Статус 50 <3аявка от клиента> Склад 50 - это склад свободной продажи товара покупателям. На нем бронирование товара под покупателя отсутствует. Отделом продаж создается заказ на обслуживание клиента. Для резервирования товара под клиента заявка перемещается на склад 60, для осуществления набора товара покупателю - на склад 70.
Статус 60 <Резерв>. Если клиенту необходимо время для оплаты заказа, товар резервируется.
Статус 70 <Набор товара>. Менеджеры отдела продаж проверяют правильность оформления заявки на обслуживание клиентов и передают их в набор на склад. После проведения перемещения со склада 50 или 70 внесение исправлений и дополнений в накладные невозможно. Доступ к накладным в наборе могут иметь только сотрудники склада.
Статус 75 <Обнаружение недостачи>. Если во время сборки обнаруживается, что товар на складе отсутствует, в базе данных он перемещается со склада 70 на склад 75. Делается это во избежание продажи несуществующего товара покупателям. По факту необнаружения товара на складе проводится расследование. Найденный товар перемещается со склада 75 на склад 50.
Статус 80 <Проверка товара>. После сборки товара заказ перемещается в зону контроля, то есть в базе данных - со склада 70 на склад 80. Товар проверяют и упаковывают, создают места отгрузки, паллетоместа. В базе данных места прикрепляются к накладной.
Статус 90 <Консолидация товара>. После проверки заказа товар консолидируется в отделе экспедиции. В базе заказ перемещается со склада 80 на склад 90, где ему присваивается место временного хранения до осуществления отгрузки покупателю.
Статус 100 <Создание ТТН>. Когда товар размещен в отделе экспедиции и расставлен по маршрутам, создаются ТТН. Товар готов к отгрузке.
Статус 110 <Отгрузка товара>. Отгрузка товара покупателям со склада 100 означает, что заказ перемещается на склад 110. Товар загружен и отправлен покупателю.
Статус 120 <Товар получен покупателем>. При получении товара покупателем со склада 110 заказ перемещается на склад 120. Склад подтверждает получение заказа (товара) покупателем. В базе данных товар списан.
Требования к автоматизации
Формирование требований к автоматизированной системе управления складом основано на логистической модели склада и включает определение следующих пунктов:
1. Функциональные требования:
1) Формирование задания персоналу;
2) Управление действиями людей и техники в режиме реального времени;
3) Планирование работы, контроль ее выполнение и учет трудозатрат;
4) Контроль операторов и начисление зарплаты по итогам выработки на основе учета всех произведенных действий;
5) Отслеживание передвижения продукции между производственными участками и складами;
6) Считывание и фиксирование информации при отпуске товара со склада готовой продукции;
7) Контроль всех остатков товара на всех этапах прохождения заказа в режиме реального времени: какое количество находится на данную минуту в том или ином процессе или на том или ином складе;
8) Ведение по каждому из складов минимальное и максимальное количество каждой товарной позиции, что позволит автоматически формировать заказы к поставщикам для пополнения товарных запасов - управлять запасами;
9) Проведение качественного перманентного пересчета товара для выявления излишков или недостачи;
10) Контроль статуса заказа покупателя. В любое время каждый менеджер по продажам компании может проконтролировать процесс обработки заказа того или иного покупателя;
11) Защита от проникновения в накладные. Изменения в базу данных могут вносить только те, кто непосредственно отвечает за процесс;
12) Введение материальной ответственности по зонам обработки товара. Соблюдение данного принципа способствует выявлению воровства на складе и повышению сохранности материальных ценностей;
13) Проведения инвентаризаций на складах готовой продукции и сырья;
14) Моделирование складских операций, а также любые схемы движения товаров;
15) Учитывать дополнительные затраты, в том числе таможенные пошлины, транспортные расходы и прочее;
16) Ведение учета предоставляемых услуг;
17) Функция слежения за работником;
18) Прием заказов по каналам Интернет;
19) Наличие средств обеспечения безопасности;
20) Оперативное получение актуальной информации;
21) Биллинг, позволяющий рассчитывать себестоимость складской обработки товаров;
2. Требования к поддерживаемому системой документообороту, аналитическим
запросам и отчетам:
1) Контроль всех бизнес-процессов по временным показателям, с помощью ведения отчетов по времени перемещения товара и накладных между складами;
2) Сбор статистики недовозов товара клиентам и ошибок при сборке товара или контроле делает возможным борьбу с неблагонадежными сотрудниками, что повышает качество обслуживания клиента;
3) Разбор претензий от покупателей по реальным остаткам в базе данных, размещенным в процессе обработки заказов по разным статусам;
4) Мониторинг работы склада, что позволяет выявить сильные и слабые места, определить путь дальнейшего развития;
5) Отслеживание суммарной и детализированной информации о времени исполнения операций;
6) Формирование отчетов, отражающих перечень выполненных работ с указанием присвоенных им коэффициентов;
7) Оформление и распечатка всех первичных документов.
8) Синхронизация внутреннего складского документооборота с внешними документами.
3. Требования к интерфейсу обмена/синхронизации данных с информационными
системами