- через прибыльную дневную или вечернюю кассу;
- через инкассаторов НБУ или коммерческого банка;
- через предприятие связи, если учреждение банка расположено в другом населенном пункте.
Порядок и частоту сдачи наличности в банк предприятие согласовывает с учреждением банка, который ведет его основной текущий счет.
Принятие наличности через прибыльную кассу банк осуществляет в течение операционного дня на основании стандартного документа “Объявление на внесение наличности”. В нем указываются сумма и характер взноса (торговый выторг, плата за транспортные услуги и тому подобное), на какой счет вносится наличность и др. объявление на внесение наличности сначала проверяет операционный работник кассы, который учитывает ее в специальном журнале, заполняет ордер к Объявлению, выписывает квитанцию о принятии наличности от клиента. Все настоящие прибыльные документы операционный работник передает кассиру, который принимает объявленную сумму от клиента с полистовым пересчетом и выдает ему квитанцию.
От физических лиц банки принимают наличность для:
- зачисления на их счета (текущие, сберегательные) на основании стандартного документа «Объявление на внесение наличности» или «Прибыльный кассовый ордер», с записью суммы взноса в сберегательной книжке;
- совершения платежей по обязательствам клиента на основании “Сообщения” и с выдачей “Квитанции” об осуществленном платеже.
При принятии наличности кассиры банка проверяют банкноты и монеты на подлинность, обнаруживают фальшивые и те, которые потеряли признаки платежности, и изымают их из обращения. Остальная наличность упаковывается в установленном порядке, оприходуется к операционной кассе банка, передается к хранилищу или расходной кассе и зачисляется на соответствующие счета клиентов. Если деньги были приняты вечерней кассой, то на счета клиентов они будут зачислены в следующий рабочий день. На сумму фактически полученных от представителя клиента денег, за исключением фальшивых, ему выдается квитанция о внесении наличности. Обнаруженные фальшивые банкноты и монеты клиенту не возвращаются, а передаются правоохранительным органам. На их сумму представителю клиента выдастся справка об исключении фальшивых денег.
Если торговые и другие организации получают наличный выторг регулярно и на значительные суммы, то сдавать их в учреждения банков целесообразно через специализированную службу инкассации и перевозки ценностей. Эта служба выдает каждому клиенту достаточное количество специальных сумок, в которые их кассиры помещают наличный выторг и справку о сумме вложенных денег. За установленным графиком инкассаторы забирают подготовленные сумки с деньгами у торговых организаций и доставляют в учреждения банков. Передача денег инкассаторам работниками торговых организаций и принятия их у инкассаторов работниками банков осуществляется за количеством сумок без побумажного перечисления их содержания. Поэтому в инкассации важно четко следовать установленным правилам и процедурам передачи и принятия сумок.
Доставленные инкассаторами сумки с наличностью передаются сначала к прибыльным кассам банков, где проверяется их целость, правильность пломбирования, правильность заполнения сопроводительных документов и соответствие фактического количества сумок указанной в этих документах. Если замечаний по этим вопросам нет, сумки с наличностью передаются в кассы пересчета, где они раскрываются и пересчитываются побумажно содержание каждой сумки. Вся инкассированная наличность оприходуется по оборотной кассе, засчитывается на счет клиентов и передается в хранилище или в расходную кассу.
Важным моментом принятия наличности кассами банков являются экспертиза банкнот и монет и их обработка.
Целью экспертизы является определение подлинности банкнот, их платежности и степени износа. Экспертиза на подлинность банкнот совершается с помощью специальных приборов, которые дают возможность выявить особенные признаки настоящих и фальшивых денег. Умению осуществлять такую экспертизу кассиры периодически учатся по специальным программам.
Если банкнота признана настоящей и имеет определенный износ и незначительное повреждение, однако от нее осталось не менее ¾ начального размера и видимы водяной знак, номинал, буквы серии и номер, она считается платежной и остается в обращении. Банкнота с существенными повреждениями считается неплатежной и должна изыматься из обращения. Неплатежных банкнот предприятия не должно принимать в платеже, но банки принимают их для обмена на платежные при таких условиях:
- если не возникает сомнения в их подлинности;
- если видимый номинал банкнот;
- если отсутствующая часть банкноты не может быть принята для обмена, то есть она не составляет половины и больше общего размера банкнот.
Целью обрабатывания наличности является формирование банкнот в стандартную упаковку с единственным для всех банков оформлением, на котором обозначается название банка, который персонально формировал упаковку, номинал и количество банкнот, суммы, даты. Банкноты одного номиналу формируются в одну упаковку по 100 штук, которая называется корешком. 10 корешков одного номиналу формируются в упаковку, которая называется пачкой. Сформированные пачки обвязываются шпагатом и пломбируются. Единственный порядок обрабатывания денежных знаков создает значительные удобства для их последующего перемещения, использования, хранения, повышает ответственность кассиров, поскольку дает возможность быстро обнаружить виновных в недостаче или пропуске фальшивых денег в упаковках.
3 ПОРЯДОК ВЫДАЧИ БАНКАМИ НАЛИЧНОСТИ
Учреждения банков выдают наличность через свои расходные кассы в течение операционного дня в таких случаях:
- предприятиям, организациям, учреждениям из их текущих счетов на основании денежных чеков установленной формы с определением целевого назначения полученной наличности;
- физическим лицам из их текущих или сберегательных счетов по случайным расходным кассовым ордерам установленной формы;
- индивидуальным заемщикам полученные ими займы по расходным кассовым ордерам;
- населению при выплате ему пенсий, помощи, переводов из других банков, заработной платы работникам данного банка на основании, соответственно, поручений пенсионных органов, других организаций - плательщиков или по расходным кассовыми ордерам..
К началу операционного дня кассиры получают у заведующего кассы под отчет достаточное количество наличности. Представители клиентов для получения наличности подают указанные расходные документы (чеки, ордера) операционному работнику кассы для проверки. Расходные документы должны быть заполнены, подписаны и засвидетельствованы согласно установленным НБУ правилам. Операционный работник должен также проверить, есть ли на счете у клиента необходима сумма средств. Если поданные клиентом документы не вызывают замечаний, операционный работник визирует их, подписывает у лиц, которые имеют право позволить выдачу наличности, и передает кассиру для выполнения.
Получены расходные документы кассир еще раз проверяет, прежде всего достоверность подписи лица, которое позволило выдачу денег, наличие данных о предъявлении паспорта и подписи о получении денег представителем клиента - получателя наличности. Если настоящие документы не вызывают сомнения, кассир отчисляет отмеченную сумму наличности и передает представителю клиента. Деньги выдаются полными пачками и корешками, если упаковка их не повреждена. В случае выдачи больших сумм наличности они могут готовиться банком предварительно. Получатель может перечислить выданную ему сумму наличности побумажно. Это делается в отдельном помещении под надзором работника банка. Выданная клиентам сумма наличности в тот же день списывается из их счетов.
Если во время проверки расходных документов операционным работником или кассиром будут обнаружены нарушения действующих правил их оформления, они возвращаются без исполнения. Если представитель клиента, перечисляя в помещении банка полученную наличность, обнаружит недостачу, то она покрывается из кассы банка и предъявляется претензия на эту сумму учреждению банка, кассир которого сформировал соответствующую пачку и корешок. Избыток выданной суммы возвращается к кассе банка.
Предприятия при получении наличности должны указывать в чеке цели, на которые они будут тратиться, и сумму на каждую цель. Налоговые и другие контролирующие органы, коммерческие банки периодически проверяют использование предприятиями полученных средств по целевому назначению.
С декабря в 1998 г. в кассовое обслуживание клиентов внесены существенные изменения, направленные на его улучшение. В частности, предприятиям предоставлено право осуществлять в определенных пределах расчеты между собой и с гражданами наличностью, полученной в кассах банков, и из выторга. Однако если у них есть задолженность перед бюджетом, то наличные выплаты, связанные с оплатой труды, осуществляются лишь за сет средств, полученных из касс банков.
Налоговые и другие контролирующие органы, учреждения банков периодически проверяют соблюдение предприятиями установленных правил использования наличности из выручки и полученной в банке для расчетов между собой и с гражданами, в частности наличие товарных и кассовых документов, которые подтверждают платеж наличностью, и отсутствие задолженности перед бюджетом.
4 ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ЧЕРЕЗ БАНКОМАТЫ
Операции по принятию и выдаче наличности могут осуществляться также с помощью банковских идентификационных карточек и банковских автоматов. В первом случае кассовые операции осуществляются в изложенном выше порядке, только вместо прибыльных или случайных бумажных документов применяются пластиковые идентификационные карточки.