Функции программы «АЛТИУС — документооборот»:[7]
· отслеживать иерархию документов;
· автоматически передавать документ на визирование следующему сотруднику (в соответствии с заданным Вами описанием);
· информировать уполномоченных лиц о превышении сроков визирования;
· фиксировать причины задержки визирования;
· сообщать о приближении сроков окончания действия документов;
· фиксировать перемещение оригиналов документов;
· сканировать экземпляры документов и прикреплять электронные экземпляры любых документов к карточкам.
Программа «АЛТИУС — Документооборот» рассчитана на минимум ручного ввода данных. Карточки документов каждого типа заполняются автоматически в соответствии с описаниями. Пользователи могут получать сообщения о необходимости визирования, задержке сроков визирования и об окончании срока действия документа. Кроме того, благодаря набору существующих отчетов, всегда легко проконтролировать место нахождения документа, его состояние, историю перемещений и т. д.
Программу «АЛТИУС — Документооборот» легко настроить для любых принятых у системы документооборота, структуры подчиненности, порядка визирования, доступа сотрудников. Для настройки программы в соответствии принятыми на предприятии стандартами не требуется специальных знаний — с этим справится любой ответственный сотрудник
2. Дополнительные блоки программы и технические требования
2.1. АЛТИУС CRM – Управление контактами
Программа предназначена для руководителей предприятий и подразделений, менеджеров по работе с клиентами или поставщиками, секретарей и всех остальных сотрудников.
Функции АЛТИУС CRM – Управление контактами:[8]
· Планирование и учёт контактов с внешними контрагентами.
· Организация четкого взаимодействия сотрудников собственной организации.
· Учет разных видов мероприятий: звонков, встреч, переписки и т. д.
· Координация работы всех сотрудников офиса.
· Автоматическое формирование ежедневных планов мероприятий, как по сотрудникам, так и по организации в целом.
· Система напоминаний и сообщений.
· Учет фактического выполнения планов работы.
· История контактов с контрагентами.
· Анализ эффективности работы сотрудников.
· Анализ эффективности рекламы.
· Рассылка писем по электронной почте (групповая, индивидуальная).
· Вывод реквизитов Вашего предприятия и контрагента в любой документ MS Word или MS Excel.
· Закрепление клиентов за менеджерами, с возможностью дальнейшей работы менеджеров только со «своими» клиентами.
· Импорт данных в справочник заказчиков из внешних файлов.
· Архив клиентов.
· Настройка доступа пользователей к справочникам и документам программы.
2.2 АЛТИУС CRM – Реализация
Программа предназначена для полной автоматизации отдела продаж.
Функции:[9]
· Выписка счетов, накладных, актов, счетов-фактур, регистрация оплат.
· Любое количество юридических лиц «наших предприятий».
· Возможность использования принятой у Вас ценовой политики: различные виды цен, cкидки.
· Дополнительные аналитические признаки клиентов: виды деятельности, категории, группы, статусы.
· Автоматический расчет статуса клиентов в зависимости от суммы продаж за период.
· Возможность закрепления статуса.
· Закрепление за клиентами видов цен.
· Распределение выручки при реализации комиссионных товаров.
Гибкая настройка прав менеджеров и других пользователей программы:
· Максимальный процент скидки.
· Доступ к изменению данных о клиентах: бухгалтерские реквизиты; карточка клиента с информацией о контактных лицах, адресах, телефонах; статус клиента.
· Возможность производить отгрузки без оплаты.
· Возможность выписывать документы от разных юридических лиц «наших предприятий».
Оперативные отчеты:
· Выписанные счета.
· Оплаченные / неоплаченные счета.
· Неотгруженные товары.
· Журнал счетов-фактур.
· Итоги по кассе и банку.
Аналитические отчеты:
· ABC-анализ клиентов.
· Анализ по продукции, по регионам, по заказчикам и товарам, по видам цен и скидкам.
· Лучшие покупатели.
· Хиты продаж.
· Статистика и динамика продаж по заказчикам, по товарам, по менеджерам.
3. Разработка мероприятий по внедрению ПК «Алтиус»
в ОАО «Архгражданреконструкция»
3.1 Описание предприятия
Название: ОАО «Архгражданреконструкция»
Организационная форма: Открытое Акционерное Общество
Адрес: г.Архангельск, ул. Попова д.9
Главным направлением деятельности ОАО «Архгражданреконструкция» является строительство объектов жилищного, административного и промышленного значения.
При возведении зданий используются высококачественные строительные материалы. При выполнении строительно-монтажных работ используются все современные методы управления, начиная от комплексной поставки комплектующих на строительные объекты и заканчивая средствами малой механизации при проведении строительных работ. Также ОАО «Архгражданреконструкция» осуществляет инвестиционную программу комплексной застройки жилых домов.
ОАО «Архгражданреконструкция» выполняет функции подрядчика, генподрядчика, заказчика.
Компания ОАО «Архгражданреконструкция» как генподрядчик и как организация которая занимается проектированием и осуществляет ряд функций службы Заказчика: описание проекта, технико-экономическое обоснование, выбор объекта и получение прав на него, разработка задания , проектирование складов, ангаров, торговых центров и промышленных зданий , промышленных холодильников , спортивных сооружений, паркингов, производств , офисных центров, монтаж технологических линий , логистических центров и получение разрешения на строительство складов, ангаров, торговых центров и промышленных зданий, утверждение проекта, проведение экспертизы и согласование проекта, получение разрешения, во-первых, на строительство складов, во-вторых - на строительство ангаров, в третьих - на строительство торговых центров и строительство зданий, офисных центров, производств, технический надзор, прием выполненных работ в рамках системы Служба Заказчика, поставка и монтаж технологического оборудования, получение лицензий и разрешений, подготовка и проведение рабочей и государственной комиссий. Организация ОАО «Архгражданреконструкция» в качестве Генподрядчика осуществляет планирование и управление всеми строительно-монтажными работами на объекте, начиная с исследования состояния строительной площадки и проведения необходимых измерений и заканчивая принятием материальной ответственности за соблюдение сроков, бюджета, качества строительных работ. Здания проектируются под индивидуальные потребности Заказчика, с учетом климатических условий и особенностей площадки под застройку.
Основными конкурентами ОАО «Архгражданреконструкция» являются: ОАО «СМТ-1», ООО «Вертикаль», ООО «СМТ-5», ООО «Автоматика- Север», ООО «Архангельск - Инвест», ООО «Архангелькгражданпроект», ЗАО «Спа-строй» и др.
3.2 Сравнение с конкурентными системами. Обоснование выбора
В данный момент существует несколько программ в сфере управления предприятиями, рассмотрим некоторые наиболее распространенные на предприятиях Архангельска и области.
1. TDMS (TechnicalDataManagementSystem) — это система, предназначенная для управления информационными потоками и электронной документацией проектных, конструкторских, производственных организаций и любых других предприятий, в работе которых используются технические данные и создаваемые на их основе документы: чертежи, планы, схемы, спецификации, ведомости и т.д.
Основные возможности TDMS 3.0:
· централизованное, структурированное и защищенное хранение электронной документации и всей связанной с ней информации, включая данные о процессе ее разработки и использования;
· распределение прав доступа между пользователями системы с целью обеспечения коллективной (в том числе и параллельной) работы с информацией;
· быстрый поиск документов и объектов по атрибутам;
· быстрый просмотр файлов чертежей с использованием встроенного модуля визуализации;
· создание выборок – наборов объектов/документов, автоматически формируемых по заданным условиям;
· интеграция используемых программных приложений путем их подключения непосредственно к системе с помощью программных интерфейсов, реализуемых через API TDMS;
· импорт и экспорт информации с помощью как встроенных, так и дополнительных механизмов обмена данными;
· получение отчетов (спецификаций, ведомостей) любого уровня сложности;
· получение информации о процессе работы с данными и документами: ведение истории изменений объектов и истории работы пользователей с объектами (проектами, изделиями, документами);
· заимствование частей проектов (изделий);
· обмен информацией и документацией по внутренней защищенной
электронной почте.
2. Система МОТИВ-это система оперативного управления компанией, реализованная в виде web-приложения, что позволяет организовать доступ к ней с любой рабочей станции, подключенной к сети Интернет.
Возможности, которые дает МОТИВ:
· Создание иерархической структуры взаимодействия руководящего персонала с подчиненными
· Коллективная работа над проектами и документами
· Получение регулярных отчетов о ходе выполнения задач по проектам
· Эффективный контроль за процессом исполнения задач
· Контроль сроков исполнения
· Мониторинг занятости персонала
· возможность коллективной работы над документами
· значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам)