Для чего нужны пресс-релизы (стр. 5 из 10)

В пресс-релизе можно указать дату эмбаргу, т.е. то время, начиная с которого релиз может быть впервые опубликован. Если дата не проставлена, редакция может опубликовать, в случае заинтересованности материалом, его в тот же день. Не все редакции соблюдают дату эмбарго, и из за этого иногда случаются казусы. В случае если новость очень важная, и посвящена текущим событиям, можно сделать пометку «Срочный выпуск». Чаще всего публикуются именно первые пресс-релизы посвященные, тому или иному событию.

Первый абзац пресс-релиза должен быть разработан так, чтобы расположить читателя, дать ответы на вопросы «что?», «почему?», «кто?», «когда?». Первый абзац должен быть обобщенным, при этом охватывающим ключевую, важную информацию. Он должен побуждать читателя продолжить читать дальше, однако если читатель прочитает только этот абзац, он должен получить полное представление о содержании пресс-релиза. Первый абзац пишется несложными предложениями (это также относится и ко всему пресс-релизу), состоит из 2-3 строк или 2-3 предложений и самое главное не содержит повторов. Присутствие в пресс-релизе цитат или фраз с фамилией придает правдоподобия и представляет индивидуальное мнение, очеловечивает пресс-релиз. Желательно привести надежный источник, с которым СМИ может связаться для дальнейшей информации, уточнения или цитат. Это также может создать возможную вероятность для диалога с прессой.

Редакторы любят цитаты. Второй абзац и основная часть статьи могут излагаться в свободной форме. В примечании для редактора, находящиеся в сноске, публикуется дополнительная информация, которую необходимо разместить в начале статьи, но она слишком велика, чтобы быть включенной в основную часть пресс-релиза. В примечании публикуются картинки, графика, таблицы, диаграммы. Дополнительно можно включить в релиз на Интернет-ссылку, с которой журналисты могут получить дополнительные материалы.

В контактную информацию необходимо включить имена, номера контактных телефонов (больше чем один мобильный телефон), факса, адреса электронной почты людей, к которым можно обратиться по вопросам связанным с данным релизом. В список должен быть внесен больше чем один контакт. Необходимо, чтобы все указанные в контактах адреса и телефоны были доступными. Работники СМИ чрезвычайно заняты и работают в жестком режиме. Они нуждаются в быстром и удобном способе получения информации.

В верхнюю часть пресс-релиза может быть добавлен дополнительный элемент – рамка с информацией о возможности сделать фотографии, которая содержит дату, время место и характер события. Это укажет журналисту, где и когда он должен быть вместе с фотографом, чтобы иметь возможность сделать дополнительные фотографии.

Отправлять пресс-релиз лучше всего по факсу, в случае повышенной степени важности релиза, он может быть доставлен курьером. Отправка пресс-релиза по электронной почте для некоторых изданий неприемлема. После отправки пресс-релиза необходимо сделать контрольный звонок, чтобы получить подтверждение, что пресс-релиз получен.

Сначала необходимо связаться со СМИ, чтобы знать куда и кому посылать пресс-релиз. Статья может быть уместна в колонке новостей, в которой может быть несколько различных разделов. Возможно следует послать больше чем одну копию для различных людей и отделов. Также можно послать сопроводительное письмо, но лучше, чтобы информация находилась на одной странице с пометкой сверху «Внимания для получателя…». Почти любая информация может быть освещена в печати, если она хорошо подана.

Сообщение должно быть легким для редактирования. Короткие, хорошо структурированные предложения облегчат процесс внесения правок и удержат редакторов от изменений в тексте. Первый раз написать идеальный пресс-релиз очень сложно. На, то, чтобы набить руку нужно время. Необходимо избегать технического языка и объяснять сокращения. Необходимо излагать факты, а не эмоции. В случае публикации статистических данных необходимо их объяснение.

Лучше всего высылать пресс-релиз журналистам утром, когда они менее загружены, и у них есть время для планирования времени. В случае если издание публикует новости на нескольких языках, необходимо предоставить релизы на всех языках используемых изданием, чтобы в случае перевода самим изданием не потерялась суть и издание не тратило время на перевод.

Необходимо быть в курсе цикла создания новостей ключевых редакций. Выходные и праздничные дни можно использовать в своих целях. Обычно меньше новостей происходит именно в эти дни, а также меньше событий, чем утром и вечером, происходит в период с 14 до 18 часов. Компания должна регулярно подавать прессе новые материалы, не менее чем 1-2 пресс-релиза в месяц. Чем чаще компания выпускает пресс-релизы, тем чаще она на слуху у журналистов.

Обычная газета может получать до 1000 пресс-релизов в неделю. Приблизительно 30% статей СМИ базируются в той или иной степени на пресс-релизах. Пресс-релиз должен быть написан так, как будто это делал сам журналист. Необходимо удостовериться в отсутствие ошибок в правописании или пунктуации. Следует иметь корректора, который проверяет все перед выпуском релиза. Если необходимо, можно кратко объяснить роль организации в новостном сообщении или включить страницу вводной информации.

При печати релиза, нужно оставлять широкие поля, чтобы редактора имели возможности вносить свои правки. Печать релиза должна быть на одной стороне листа, и желательно придать привлекательный вид пресс-релизу. Если первоначальный контакт происходит по почте или электронной почте, дальнейшее общение нужно осуществлять по телефону. За 30 секунд телефонного разговора: необходимо сказать все, что может быть полезно, т.к. журналисты крайне занятые люди. Необходимо вести учет всех контактов СМИ и их ответов.

Если в пресс-релизе содержится информация о предстоящих новостях или событиях, то необходимо публиковать контактные данные координатора со СМИ на данном мероприятии. Запечатанный в конверт пресс-релиз используется для передачи эксклюзивной информации заинтересованному журналисту. Для того, чтобы СМИ опубликовало точку зрения эксперта или участника сюжета, необходимо написать письмо с отзывом на имя редактора, для того, чтобы ускорить этот процесс.

Информацию о предстоящих новостях или событиях, нужно отправлять за две недели до запланированного события для еженедельных изданий и за неделю для ежедневных. В случае публикации сообщения, для того, чтобы не опоздать с отправкой дополнительных материалов необходимо выяснить когда крайний срок подачи материала. Ежедневные газеты и ТВ программы новостей предпочитают принимать пресс-релизы утром, что дает им возможность подготовить материалы к выпуску. Газеты и журналы добавляют к публикациям графические материалы, чтобы сделать их более интересными.

Можно приложить к пресс-релизу несколько фотографий хорошего качества, помеченные на оборотной стороне, с именами и должностями людей на фотографии, названием организации, которую они представляют. Нужно учесть, что фотографии редко возвращаются, сейчас СМИ не против получения материалов посредством Интернета.

13Апр2010

Автор: Денис Каплунов

Кто только не писал о пресс-релизах в Интернете… И матерые журналисты. И шустрые копирайтеры. И просто люди, считающие себя профи в их составлении.Лично для себя я уловил одну простую истину – о пресс-релизах можно писать бесконечно, так как их пишут люди, которые в большинстве своем существенно отличаются друг от друга.У каждого есть свой подход, собственный стиль и манера изложения материала. Есть даже пресс-релизы, которые практические не соответствуют многим устоявшимся стереотипам. Но, это не мешает им привлекать внимание читателей и отражать суть события.По большому счету, так и должно быть. Банальность и однообразие никогда не приветствовались аудиторией.Талант истинного автора пресс-релизов заключается в способности четко преподнести материал, заинтересовав читателя.Надеюсь, никто не будет спорить с тем, что существует огромное количество способов привлечения внимания. Соответственно, и подходов к написанию пресс-релизов может быть множество.Поэтому, мне хочется в этом посте затронуть основные моменты написания данного вида текста, разбавив классику некоторыми нестандартными тонкостями.Итак, начнем, пожалуй, с определения. Пресс-релиз представляет собой текст, содержащий информацию о состоявшемся или предстоящем событии. Он предназначен для последующей публикации в СМИ или иных носителях, предусматривающих прямой контакт с широкой, а главное – целевой аудиторией.Классический пресс-релиз должен предоставить читателю ответы на 5 важных вопросов:

• КТО?
• ЧТО?
• ГДЕ?
• КОГДА?
• ПОЧЕМУ?

Теперь систематизируем наиболее актуальные специфические особенности пресс-релизов в один список для удобства ознакомления:1. ФАКТЫ – пресс-релиз должен содержать факты. Переливать «воду» из одного дырявого ведра в другое просто недопустимо. В данном случае, информация имеет ценность тогда, когда она представляется четким образом. Важны следующие данные: имена, должности, цифры, даты, названия организаций и прочее.2. АУДИТОРИЯ – пресс-релиз в обязательном порядке должен адресоваться конкретной целевой аудитории. Сомнительно, что открытие в области зимней рыбалки будет интересно любителям классического джаза. 3. ЗНАЧИМОСТЬ – информация, которую предоставляет пресс-релиз, должна иметь социальную значимость для целевой аудитории. Очень важно «дать» читателю что-то новое, важное и интересное.4. ЭКСПЕРТЫ – весьма полезно озвучиваемые факты подтверждать цитатами авторитетных и известных людей, которые тем или иным образом причастны к освещаемому событию.5. ПОСЛЕДСТВИЯ – в пресс-релизе приветствуется информация о возможных изменениях и последствиях, к которым может привести само событие. По некоторым данным, такой подход даже способен увеличить ценность материала. Естественно, когда все это уместно, а не выглядит как банальное нагромождение несусветных данных.Уместно остановиться на классической структуре пресс-релиза. В данном случае, это – стандарт, который приветствуется большинством СМИ:ЛИД – это самое начало пресс-релиза – первый абзац. Как правило, именно здесь можно найти ответы на вопросы КТО? и ЧТО? Лид должен содержать основную идею всего текста и выглядеть в виде логически построенной и оконченной мысли.ОСНОВНОЙ ТЕКСТ – в этой части пресс-релиза раскрывается содержание самого события в сочетании с дополнительными деталями. При составлении основного текста важно предусмотреть те критерии, о которых мы говорили чуть выше.СПРАВКА – довольно часто приветствуется в конце основного текста изложить небольшую справочную информацию. Например, если пресс-релиз затрагивает определенную компанию, принято указывать короткую справку про ее деятельность.Надеюсь, что эта информация пригодится вам в случае необходимости составления текста для пресс-релиза.