2.3. Анализ информационного обеспечения системы управления.
В процессе анализа потоков информации определяется степень
её сбора, обработки и хранения. Такой анализ проводится с целью обеспечения однозначности и однородности фиксации информации, тождественности её отражения на разных носителях.
При анализе информационных потоков необходимо рассмотреть
движение информации по иерархическим уровням системы управления
и в рамках одного уровня /горизонтальное/.Анализ движения по иерархическим уровням выявляет преемственность информации, её уплотнение, усреднение и выход.
Анализ степени преемственности информации позволяет определить сквозные параметры и показатели, проходящие через все уровни управления, и выбирать те из них, которые характерны для одного явления на разных уровнях, т.е. появляется возможность унификации информации. Выводы этого анализа становятся базой для определения состава информационного обеспечения на разных иерархических уровнях.
Анализ степени уплотнения информации характеризует правильность отсева несущественных показателей и агрегирование частных в обобщающих, которые отражают общие закономерности изменения явлений для передачи на более высокий уровень управления.
Степень усреднения информации предполагает анализ перехода от индивидуальных характеристик к усреднённым, в частности анализ компоновки групп объектов и явлений, характеризуемых одним
показателем /обоснование признаков одного реквизита/.
Анализ выхода информации в большей мере характеризует её полезность. В этом случае рассматривается выход информации в вышестоящую организацию /отчетно-результативная информация/ и выход информации в виде параметров и показателей воздействия на управляемый объект. Это по существу степень активности информации.
Горизонтальное движение информации, т.е. передача её внутри отдельного функционального подразделения и между ними, проводится путем сопоставления схемы разработки и принятия решений и схем движения информации, так как её маршрутизацию определяют процессы разработки решений.
Наиболее приемлемым методом анализа маршрутов носителей информации является сетевой анализ, где в качестве событий рассматривается принятие конкретных решений, а пути представляют собой потоки информации. В ходе анализа отыскиваются наиболее короткие пути для обеспечения всех необходимых решений. такой графический анализ дает наиболее полное представление о рациональности информации.
Для оценки рациональности построения потоков информации целесообразноиспользовать ряд показателей: а/ прямоточность движения информации, б/ ритмичность, в/ специализация потоков информации, г/ плотность /интенсивность информационных потоков, д/ параллельность движения информационных потоков, их целеустремленность, направленность, возможности их разветвления и слияния:
-взаимосвязь и преемственность информации в технологических процедурах одной функциональной полсистемы и между самостоятельными функциональными подразделениями;
-иерархическую направленность движения информации;
-направленность и виды оформления выходной информации.
Для этой цели успешно используются информационные модели
объектов и происходящих в них процессов. АСУП создает возможность перехода от построения информационных моделей для отдельных функций и элементов управления и построению информационной
модели управления в целом для предприятия.
Пои помощи этих моделей становится возможно:
-анализировать плотность информационных потоков по основным каналам управления;
-выявлять специализацию информационных потоков для соответствующих функциональных подразделений управления;
-определять маршрутизацию информационных потоков с указанием и устранением "узких мест" их движения.
Пои обосновании направлений и характера движения в рамках
блоков информационного обеспечения необходимо базироваться на следующих основных принципах организации массивов информации:
1.Принцип объединения данных по их входимости в задачи управления; основное преимущество этого принципа заключается я том„
что исходные массивы, разработанные для систематизации и размещения переменных данных в памяти, в то же время могут служить
в качестве рабочих массивов задач; недостаток принципа - в многократном дублировании данных между исходными массивами.
2.Принцип объединения данных по времени их возникновения;
преимущество данного принципа заключается в отсутствии в под-
системе информации какого-либо дублирования данных; однако трудоемкость образования Рабочих массивов задач при этом настолько
велика, что рассматриваемый принцип может быть малоэффективным;
3.Принцип объединения данных по частоте обращения к ним; он также характеризуется полным отсутствием дублирования данных; организация массивов по этому принципу очень эффективна при создании информационно – поисковых систем научно – технической информации, в меньшей степени – для постановки экономических задач;
4.Принцип объединения данных по внутримассивным адресным связям; он широко распространен при размещении данных в оперативной памяти ЭВМ; многократное дублирование данных предопределяет низкую эффективность рассматриваемого принципа при организации исходных массивов.
Целенаправленное использование перечисленных принципов позволяет по-разному и наиболее эффективно организовать блоки информации. Затраты по их осуществлению достаточно велики. Как правило, они связаны с развитием технической базы процесса управления и развитием математического обеспечения. Однако часть расходов связана прямо с изменением информационного обслуживания. К ним относятся затраты:
- на формирование информации, необходимой определённым группам объектов, которые включают стоимость организации запросов, трудоёмкость их удовлетворения, расходы по коммуникациям;
- на рационализацию форм отражения необходимой информации, прежде всего по рационализации состава и форм документов;
- на организацию банков данных в конкретных объектах или межобъектных банков данных \отрасль, регион и др.\
Первая группа затрат всегда связана с совершенствованием информационного обеспечения достаточно большой группы объектов и при оценке эффективности рационализации информационно обеспечения на конкретном объекте учитывается в некоторой доле.
Вторая группа затрат может носить характер непосредственно объективный, групповой или общий. В последнее время сделан существенный шаг в сторону стандартизации документов, что превратило затраты по совершенствованию документов в одноразовые применительно к целым отраслям.
Затраты на организацию банков данных, как правило, связаны с отдельными объектами и зависят от цели, задачи, круга принимаемых решений и структуры объекта. Однако и в этом направлении в последние годы появилось тенденция к унификации. Так сделана попытка разработки стандартов поведения, т.е. типовых информационных блоков под типичные управленческие решения. Такой подход создает реальную основу для индустриального метода проектирования информационного обеспечения: компоновка его из типовых блоков.
Таким образом, результаты анализа информационного обеспечения системы управления оказывают непосредственное влияние на подготовку предложений по рационализации управленческих процессов (технологии управления), распределению состава работ по уровням и подразделениям аппарата управления, а в ряде случаев – по совершенствованию организационных структур управления.(Приложение 3). В тоже время анализ информационного обеспечения прямо связан с изучением состава и методов обоснования управленческих решений разного типа, т.е. с содержанием работ по управлению.
2.4. Совершенствование коммуникационного процесса в современных организациях.
Совершенствование коммуникационного процесса в современных организациях вызывает отрицательное отношение людей к этим нововведениях. Отрицательные моменты внедрения новых информационных систем и технологий в том, что отношение к ним изменяется в, зависимости от: уровня знаний пользователя в области прикладных задач информационных технологий и от потенциальных возможностей сокращения непроизводственных операций. Очень часто персонал не образован, не стимулирован, не готов. К тому же, внедрение информационных технологий часто разрушает неформальные связи.
В любом случае внедрение информационных технологий приводит к изменению организационной структуры предприятия в рамках подразделений, реализующих функции производства и появление новых
структурных, подразделений, ответственных за автоматизацию и интеграцию.
Совершенствование коммуникационного процесса приводит к ликвидации промежуточных, звеньев внутри организации и между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а так же между предприятием и поставщиком или потребителем. Она является основным продуктом договора, сделки или усилий по координации действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными посредники между источником и получателем информации. Это в свою очередь приводит к изменению "организационной структуры предприятия, организации, ликвидируются целые звенья, связанные с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические связи и более широкие системы контроля.