Анализ сущности, элементы и этапы коммуникационного процесса (стр. 9 из 11)
При совершенствовании коммуникационного процесса в организации необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.
Первая концепция ориентируется на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре и происходит лишь модернизация методов, работы. коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Функции распределяются между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура фирмы не меняется.
Основной недостаток: такой стратегии - необходимость непрерывных изменений формы; представления информации, приспособленной, к конкретным технологическим методам и техническим средствам.
Любое оперативное решение "вязнет" на различных этапах информационной технологии. К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.
Вторая концепция- ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.
Такая стратегия, предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между- решаемыми задачами.
К основным её недостаткам относятся:
-существенные, затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепций и обследованием всех подразделений фирмы;
-наличие психологической напряжённости, вызванной предполагаемыми изменением, структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.
Достоинствами такой стратегии являются:
-рационализация организационной структуры фирмы;
-максимальная занятость всех работников;
-высокий профессиональный уровень;
-интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.
Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, её обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.
Успех или провал являются результатом способности или неспособности организации к применению технологии для поддержки обработки информации или информационных систем управления без потребности к внесению, изменений в бизнес или организацию.
Деловая стратегия организации и стратегия в области информационных технологий связаны таким образом.
Рис.4. Связь деловой стратегии и информационной технологии.
Бизнес-стратегия организации формируется путём анализа различных внутренних. и внешних входных сигналов с использованием ряда,.воэможностей для, создания планов целей, политики и действий. Некоторые из этих процессов потребуют развития или улучшения информационных систем. Установление потребностей /что должно быть. сделано/ должно быть затем. переведено в решения, основанные на технологии /как потребности могут быть удовлетворены/.
Потенциальное влияние ИС/ИТ на организацию в её деловой среде будет зависеть не только оттого, что она хочет сделать, но также оттого, что делают другие, или на что они способны.
ИС/ИТ могут и должны быть учтены в процессе формулирования
стратегии, в условиях которой они могут содействовать деловой стратегии.
Важнейшим условием совершенствования технологий принятия и реализации решений является автоматизация этого процесса на основе компьютерной техники и автоматизированных систем.
Огромное значение для совершенствования коммуникаций в организации имеет современная информационная технология. Уже давно широко распространён персональный компьютер как средство аккумуляции и последующего распространения информации. В современном деловом мире применяется электронная почта- эффективное средство связи между людьми. Новые телефонные приспособления дают возможность одновременно контактировать со многими респондентами. Видеоконференции позволяют обсуждать проблемы людям, находящимся в разных местах и даже на разных континентах.
2.5. Расчет экономической эффективности организации
обработки информации и коммуникационных
процессов на АО «СИГМА».
Экономическая эффективность от совершенствования организации управленческого труда рассчитывается на этапе с анализа с целю определения целесообразности перестройки организации труда, на этой этапе оптимизации – с целю выбора наиболее рационального варианта проектных решений /расчетная эффективность/ и, наконец, на этапе функционирования, когда определяется фактическая эффективность. Расчет экономической эффективности необходим также для установления возможного размера одного из источников вознаграждения за работу и внедрение НОУТ.
Для оценки эффективности мероприятии по совершенствованию организации труда существует несколько методик. В качестве основных общих показателей экономической эффективности в них рассматриваются: рост производительности труда, годовой экономический эффект /приведенная экономия/.
В силу специфики управленческого труда и сложности определения его результатов расчет производительности труда для оценки эффективности мероприятий по совершенствованию организации управленческого труда и коммуникационных процессов практически невозможен.
Годовой экономический эффект /Эг/ можно рассчитывать по формуле: Э= /С1- С2/ * В2 - Ен *3 ед
Где С1 иС2 - себестоимость единицы продукции в целом или отдельные её элементы до и после внедрения мероприятия; применительно к оценке эффективности мероприятий по НОУТ С1 иС2 отражают стоимость единицы работы до и после внедрения мероприятия в которой учитываются только трудовые затраты.
В2 - годовой объем работ после внедрения в натуральном выражении /документов, чертежей, строк и т.п./
Ен - нормативный коэффициент сравнительной экономической эффективности /величина, обратная нормативному сроку окупаемости Тн /;
Ен для мероприятий по НОТ устанавливается равным 0.15,
Т н- 6,7года;
Зед - единовременные затраты, связанные с разработкой и внедрением мероприятием.
Порядок определения стоимости единицы работы С1 иС2 следущий. Сначала рассчитываются необходимые затраты времени на вполне единицы работы. Для этого нужно тем ли иным методом /ФРД, хронометраж и др./ Установить среднее время, затрачиваемое на единицу этой работы /в часах или минутах/ до внедрения мероприятия НОУТ и после него. Затем находят стоимость одного часа работы работников, участвующих в данной работе до и после внедрения мероприятия. Это могут быть разные категории работников. Например, до внедрения рационального разведения труда выполнялась инженером, после –техническим исполнителем или техником. Рассчитывается стоимость часа работы путем деления годового фонда заработной платы работников соответствующей категории, на годовой фонд рабочего времени /в часах/ . Стоимость единицы работы получается перемножением стоимости часа работы и соответствующего количества часов.
Единовременные затраты / Зед / -капитальные затраты на приобретение оргтехники и оборудования, необходимы для осуществления мероприятия, а также затраты, связанные с разработкой новых методов работы, оплатой труда исследователей, оргпроектантов и др.
Данный метод позволяет с достаточной степенью точности определить эффективность от внедрения какого-либо одного мероприятия.
В случаях, когда на рабочем месте или в подразделение осуществляется организационное нововведения сразу по нескольким направлениям, выделить эффект от каждого мероприятия затруднительно и даже невозможно. По некоторым направлениям совершенствования организации труда эффект проявляется в формах, не поддающиеся количественной оценке /например, улучшение условий труда и др./. Существенным ограничением использования этого метода является и то, что по некоторым видам управленческого труда выразить объем работы /В2/ в натуральном выражении невозможно.
В связи с этим НИИ труда рекомендует использовать более укрупнённый метод оценки, согласно которому экономическая эффективность мероприятий по НОУТ может быть определена по следующей формуле:
Э= ЭВ+ЭД.С.+ЭТ-З
Где ЭВ - общая экономия, достигнутая за счёт всех мероприятий по совершенствованию организации труда /леи/.
ЭД.С. - экономия, достигнутая за счёт изменений должностной
структуры управленческих работников функциональных и производственных службах /леи/.
ЭТ - экономия, полученная за счёт широкого и рационального использования средства оргтехники, экономии канцелярских и других материалов /леи/.
З - сумма средства, затраченных на осуществление мероприятий по совершенствованию организации труда.
Особенность этого метода расчета в отличие от рассмотренного выше заключается в том, что каждая составляющая экономии – это эффект не от одного, а от многих мероприятий по НОУТ. Так, экономия за счёт высвобождения численности может быть достигнута благодаря совершенствованию разделения труда, рационализации методов выполнения работ, использованию новой вычислительной техники и др. Изменение должностной структуры, а следовательно, и экономия могут возникнуть за счёт совершенствования квалификационного разделения труда, внедрения новых технических средств обработки информации, внедрения новых видов оборудования /копировальные машины, оборудование для обработки корреспонденции и др./.