На основе прогнозов и программ составляют планы, которые, в отличие от прогнозов, имеют директивный характер и обязательны для исполнения. Не случайно в обиходе их называют тематическим, тематико-типологическим и т.п. планом комплектования.
Ориентиром для расчёта плановых показателей БФ служат нормативы, т.е. совокупность библиотечных услуг в расчёте каждого абонента. Нормативами предусматриваются оптимальные численные значения в абсолютных данных, процентах или коэффициентах формирования и использования БФ.
Субъект управления – отдельные сотрудники, сектора, отделы – обычно составляют пятилетний (перспективный) и годовой (текущий) планы своей работы. Эти планы входят на правах составных частей в соответствующие планы работы всей библиотеки. Годовые планы могут быть дифференцированы по полугодиям и кварталам. Планы отдела, сектора, группы детализируют применительно к каждому сотруднику, давая ему задание на месяц вперёд. Планируют чаще всего количественные показатели и величины.
Форма плана может быть произвольной. Важно, чтобы в нём были отражены главные контрольные показатели на планируемый период, а также средства их достижения. Планируют показатели поступления документов в фонд и выбытия из него, объём комплектования и обработки, размещения и перемещения документов в системе фондов, смету расходов на комплектование видов документов с учётом доли каждого источника документоснабжения, изучения фонда. Планируют также организационные и методические мероприятия (повышение квалификации сотрудников, помощь низовым подразделениям и т.д.).
Планы необходимо регулярно пересматривать и вносить в них коррективы с учётом меняющихся обстоятельств.
Библиотечный фонд филиала комплектуется на основе тематических планов издательств, каталогов и прайс-листов книготорговых фирм.
Отдел комплектования является самостоятельным структурным подразделением библиотеки и подчиняется директору библиотеки, его заместителю по научной работе и методической работе.
Отдел комплектования библиотеки осуществляет: централизованное комплектование ее фонда печатными изданиями и другими носителями информации, разработку научных, методических и организационных вопросов, связанных с деятельностью отдела.
Задачи отдела.
- Научно-обоснованное формирование фонда библиотеки на различных носителях информации как универсального фонда научного характера общественно-политической, естественно-научной, технической, сельскохозяйственной, литературой по искусству, художественной и другой литературой согласно тематического плана комплектования. Формирование фондов местных и краеведческих изданий.
- Координация работы с крупными библиотеками - фондодержателями региона по обеспечению качества комплектования фондов.
- Совершенствование организации труда и внедрение технических средств в работу по комплектованию фондов библиотеки.
Содержание работы отдела.
Планироване работы по комплектованию фондов библиотеки.
В этих целях :
- изучает социально-экономический профиль региона и перспективы его развития;
- сосредотачивает внимание на выявлении новых изданий в регионе, не проходящих по каналам государственной печати (кооперативные, независимые издания; литература, издаваемая за счет авторов и т.д.);
- разрабатывает и совершенствует тематико-типологический план комплектования фондов библиотеки;
- организует совместно с библиотеками территории разработку координационного плана комплектования, внесение своевременных корректив в тематико - видовой состав координационного плана в соответствии с изменениями экономического профиля территории;
- составляет перспективный план развития фондов библиотеки, ежегодные планы работы по комплектованию фондов.
Осуществляет текущее комплектование и докомплектование фондов библиотеки в пределах отпущенных ассигнований.
В этих целях :
- снабжает отделы издательской и книготорговой информацией,согласует заявки отделов, оформляет сводные заказы, использует при этом информационно - библиографические материалы: (тематические планы издательств, книготорговый бюллетень, газету "Книжное обозрение", каталоги, печатные книжные карточки, и т. д.);
- для выявления, отбора и приобретения необходимой литературы отдел организует картотеки: заказанной литературы, выполненных заказов, докомплектования, подписных изданий, справочную картотеку магазинов с указанием адресов;
- приобретает литературу, используя различные источники комплектования: книжные магазины, киоски, "Книга - почтой", книгообмен, лотки, подписка на периодические издания;
- обеспечивает пополнение фондов литературой, переданной библиотеке разными организациями и частными лицами в дар, а также путем копирования изданий (микро -, фото -, ксерокопий);
- ведет контроль за полнотой поступления платного обязательного экземпляра, местного обязательного экземпляра и выполнением заказов из других источников комплектования;
- организует выставки - просмотры литературы, поступившей в библиотеку;
- участвует в работе по выявлению пробелов в фондах библиотеки;
- производит отбор изданий и определяет экземплярность комплектования.
Выполняет работу по приему, учету и регистрации поступившей в библиотеку литературы, направляет ее в соответствующие отделы и сектора, исключает из инвентарей списанную литературу.
Контролирует правильность ведения суммарных и инвентарных книг в отделах библиотеки.
Ведет научно - методическую и исследовательскую работу по вопросам комплектования фонда.
Составляет ежегодные отчеты и справки о работе по комплектованию фондов библиотеки.
Сроки выполнения пунктов плана должны быть выполнены вовремя, за каждый пункт плана назначены отвечающий и его фамилия также однозначно в плане. Для формирования и управления фондом библиотеки –филиала №20 разрабатывается годовой план. Ведь годовой план – он основной и обязательный план для всех библиотек. Он подготавливается за 2-3 месяца до начала нового года. Задачи библиотеки на будующий год формируются исходя из текущих задач. Изучаются дерективные материалы по библиотечному делу, указы к составлению планов.
Анализ таблицы показателей величины и использования фонда библиотеки
| № п/п | Показатели в числах и % | Года | Динамика изменений в абсолютных числах и % | |
| 2005 | 2006 | |||
| 1. | Величина фонда | 66450 | 69200 | +2750 3,9% |
| 2. | Количество пользователей | 6453 | 6300 | -153 -2,4% |
| 3. | Количество документовыдочи | 111216 | 80000 | -31216 -39% |
| 4. | Удельный вес поступивших в фонд документов (в%) | 25803,8% | 38705,6% | - 1,8% |
| 5. | Удельный вес выбывших с фонда документов (в%) | 31804,8% | 18702,7% | - -2,1% |
| 6. | Прирост фонда | -1% | 2,9% | 1,9% |
| 7. | Документообеспеченность пользователей | 10,3 | 11 | 0,7 6,4% |
| 8. | Оборачиваемость фонда (общая) | 1,7 | 1,2 | -0,5 29,4% |
| 9. | Читаемость | 17,2 | 12,7 | -4,5 -35,4% |
| 10. | Коэфициент роста фонда | 1 | 1,04 | 0,04 3,8% |
| 11. | Коэфициент роста пользователей | 1,4 | 1 | -0,04 2,9% |
| 12. | Коэфициент роста документовыдочи | 2,01 | 0,7 | -1,31 65,1% |
Все показатели, числа, приведённые в таблице даны работником библиотеки –филиала №20.
Динамика изменений в абсолютных числах и %: в числах от показателей за 2006 год отнять показатели за 2005 год и получаем + либо - .
Ф = Ф2006 - Ф2005 Ф= 69200 – 66450= 2750
А = А2006 - А2005 А = 6300 – 6453 = -153
В = В2006 – В2005 В = 80000 – 111216= -31216
Фн = Фн2006 – Фн2005 Фн= 5,6% - 3,8% = 1,8 %
Фв = Фв2006 – Фн2005 Фв = 2,7% - 4,8% = -2,1%
Пф = Пф2006 – Пф2005 Пф = 2,9% - 1% = 1,9%
К = К2006-К2005 К = 11-10,3 = 0,7
О = О2006 О2005 О = 1,2 – 1,7 = -0,5
Ч = Ч2006 – Ч2005 Ч = 12,7 – 17,2 = -4,5
Трф = Трф2006 – Трф2005 Трф = 1,04 – 1 = 0,04
Тра = Тра2006 – Тра2005 Тра = 1- 1,4 = - 0,04
Трв = Трв2006 – Трв2005 Трв = 0,7- 2,01 = -1,31
В %: обсолютное число динамики изменения умножить на 100% и разделить на больший показатель:
Ф= об.ч. *100% :Ф 2006 Ф= 2750 * 100% :69200 = 3,9%
А = об.ч. * 100% :Ф 2006 А= -153 *100% : 6300 = -2,4%
В = об.ч. * 100% : Ф2006 В = -31216 *100% :80000 = -39%
К = об.ч. * 100% : Ф2006 К = 0,7 * 100% :11 = 6,4%
О = об.ч. * 100% :Ф2005 О = -0,5 *100% : 1,7 = 29,4%
Ч = об.ч. * 100% : Ф2006 Ч = -4,5 *100% : 12,7 = 35,4%
Трф = об.ч. *100% : Ф2006 Трф = 0,04 *100% : 1,04 = 3,8%
Тра = об.ч. *100% : Ф2005 Тра = -0,04 *100% : 1,4 = 2,9%
Трв = об.ч. *100% : Ф2005 Трв = -1,31 *100% : 2,01 = 65,1%
Ф – величина фонда
А – количество пользователей
В – количество документовыдочи
Фн – удельный вес поступивших в фонд документов (в%)
Фв - удельный вес выбывших из фонда документов (в%)
Пф – прирост фонда
К – документообеспеченность пользователей
О – оборачиваемость фонда
Ч – читаемость
Трф – коэффициент роста фонда
Тра – коэффициент роста пользователей
Трв - коэффициент роста документовыдачи
Об. ч. – абсолютное число динамики изменения
4) Фн – объём поступивших документов * 100% : Ф
Фн2005 = 2580 *100% : 66450 = 3,9%
Фн2006 = 3870 * 100% : 69200 = 5,6 %
5) Фв = количество выбывших документов *100% : A
Фв2005 = 3120 *100% :66450 = 4,8%
Фв2006 = 1870 *100% : 69200 = 2,7%
6) Пф = Фн – Фв
Пф2005 = 3,8 – 4,8 = -1%
Пф2006 = 5,6 – 2,7 = 2,9%
7) К = Ф: А
К2005 = 66450 : 6453 = 10,3
К 2006 = 69200 : 6300 = 11
8) О = В : Ф
О2005 = 111216 : 66450 = 1,7
О2006 = 80000 : 69200 = 1,2
9) Ч = В : А
Ч2005 = 111216 : 6453 = 17,2
Ч2006 = 80000 : 6300 = 12,7
10)Трф = Фанализ.года : А предыдущего года
Трф2005 = 66450 :69180 = 1
Трф2006 = 69200 : 66450 = 1,04
11)Тра = Аанализ.года: Апредыдущео года
Тра2005 = 6453 :4453 = 1,4
Тра2006 = 6300 : 6453 = 1
12) Трв = Ванализ.года : Впредыдущего года
Трв2005 = 111216 : 55068 = 2,01
Трв2006 = 80000 : 111216 = 0,7
Проанализировав таблицу, можно сделать выводы об изменении величины фонда. Вывод такой, что увеличился фонд документов,а это результат работы библиотекарей, которые повлия ли на бюджет комплектования фонда, на работу с издательствами и другими организациями, а также пользователями которые дарят литературу в дар или книгообмен между пользователем и библиотекой. Так по сравнению с 2005 годом фонд увеличился на 2750 экземпляров.