Велико значение алфавитного каталога в справочно-библиографической работе при составлении всякого рода рекомендательных епископ и указателей литературы и т. д. Применение в алфавитном каталоге вспомогательных описаний значительно повышает его значение в библиографической работе. Так, например, с помощью добавочных описаний представляется возможность выявить среди произведений того или иного автора и другие его работы, в которых он участвовал в качестве соавтора, редактора или составителя. Особо следует отметить роль алфавитного каталога в крупных библиотеках, в которых он является основным библиографическим источником.
Ко всем этим свойствам алфавитного каталога следует добавить еще и такое качество, как простоту его использования. Читателю, разыскивающему в нем нужное издание, нет надобности ориентироваться в схеме классификации, без чего не обойтись при пользовании систематическим каталогом, или формулировать содержание книги в форме предметных рубрик, как этого требует обращение к предметному каталогу. Знания основных библиографических сведений об интересующей книге вполне достаточно для быстрого ее разыскания. Даже в том случае, когда читатель не располагает всеми необходимыми данными о книге, он найдет ее с помощью имеющихся в каталоге вспомогательных описаний и вспомогательных карточек.
Составление алфавитного каталога представляет собой сложный процесс, состоящий из расстановки карточек, включения разделителей, оформления каталога и наблюдения (редакции) за ним. Все указанные работы между собой тесно связаны.
В алфавитном каталоге в отличие от систематического расстановка карточек предопределяется методикой книгоописания. Все основные правила описаний произведений печати составляются с учетом структуры алфавитного каталога, возможности осуществления свойственных ему функций. Формулировки заголовков описаний, определения расстановочных слов для книг, описанных под заглавием, самым теснейшим образом связаны с вопросами расстановки карточек в данном каталоге.
Расстановка карточек представляет собой ответственную часть процесса организации каталога. Правильная расстановка карточек обеспечивает продвижение к читателю наиболее ценной в политическом, научном и художественном отношении литературы, способствует быстрейшему ее нахождению, облегчает пользование каталогом.
Исходя из задач алфавитного каталога — раскрыть фонд библиотеки по авторскому признаку, помочь читателю установить наличие определенной книги известного ему автора или выяснить, какие книги того или иного автора имеются в библиотеке, — основным принципом расстановки описаний является строгий алфавит.
Общеизвестны два способа расстановки слов, имен или целых предложений по алфавиту. Первый способ получил название «слово за словом» и второй — «буква за буквой». Оба способа основываются на буквенном составе начальных слов, но в то же время значительно один от другого отличаются. В первом случае описания расставляются в последовательности слов, во втором — в строгой последовательности букв алфавита, не допуская при этом никакого деления текста на слова. Совершенно естественно, что второй способ, являющийся крайне формальным, в наших библиотеках не применяется.
Доступность каталога, удобство пользования им и быстрота нахождения описаний интересующих читателя произведений зависят не только от правильного описания отраженных в каталоге книг и рациональной расстановки карточек. Немаловажную роль в этом отношении играет также хорошее и целенаправленное оформление каталога. Особенно большое значение оно имеет для читательских каталогов.
Заголовок разделителя, надпись на каталожном ящике нельзя рассматривать лишь как средства, облегчающие ориентировку в каталоге. Следует учесть также, что от оформления каталога в значительной степени зависит и его сохранность. Так, например, ясные надписи на каталожных шкафах и ящиках предупреждают ненужные к ним обращения.
Оформление каталога состоит из: 1) включения разделителей и 2) внешнего оформления каталожных шкафов и ящиков.
Наличие в каталоге разделителей значительно облегчает работу с ним и экономит время при поисках нужных книг. Кроме того, применение разделителей способствует выявлению материалов, ценных в научном, практическом, информационном и художественном отношениях, и содействует их продвижению к читателям.
В зависимости от назначения различают следующие виды разделителей: I) разделители, служащие для ориентировки в алфавитном ряду, 2) разделители справочного типа и 3) биобиблиографические разделители.
1) Разделители, служащие для ориентировки в алфавитном ряду. К этому виду разделителей относятся: а) буквенные, разграничивающие материал в пределах одной или нескольких букв (например, от Л до Б или от П до Т); б) слоговые, выделяющие описания в пределах одного или нескольких слогов (например, от Аб до Ав или от Аг до Ас); в) разделители с указанием целого слова (фамилии) или нескольких слов. Они применяются в случае накопления большого количества карточек с заголовками, начинающимися с одного и того же слова, а также для наиболее известных и часто опрашиваемых авторов и отдельных их произведений.
Буквенные и слоговые разделители, как правило, имеют небольшие выступы; разделители с указанием слов — самый широкий (срединный) выступ. Для выделения фамилий авторов используют разделители с правосторонним выступом; для заголовков коллективных авторов или заглавий — слевосторонними выступами; для отдельных произведений — с выступами, попеременно, справа и слева.
Весьма целесообразно на авторских разделителях указывать, кроме фамилии, полностью имя и отчество, годы жизни, область деятельности (профессию или специальность), ученое звание истепень, почетное звание инаименование работ, за которые автору присуждены государственные премии.[8]
2) Разделители справочного типа употребляются для указания порядка расположения карточек, имеющих одно и то же расстановочное слово, например, перед описаниями произведений одного автора, перед разными .изданиями одного произведения, перед описаниями, сделанными под коллективным автором, за которым собирается большое количество материалов. Разделители справочного типа крайне необходимы перед описаниями, поиски которых сопряжены с известными трудностями. Сюда относятся, например, издания, заглавия которых начинаются одинаковыми стандартными словами: «Инструкция», «Памятка», «Программа» и т. п.
Для разделителей справочного типа обычно используются карточки с выступом посредине.
3)Биобиблиографические разделители представляют собой разновидность авторских разделителей. На них в максимально сжатой форме приводятся основные сведения об авторах и их произведениях: фамилия, имя и отчество, даты рождения и смерти, псевдонимы, под которыми писал aвтор, сведения о его специальности, ученой степени, почетном звании и т. д. Кроме того, на разделителе дается краткая биографическая оправка, перечень важнейших произведений автора и наиболее ценной критической литературы, посвященной его творчеству.
После того как расставлены карточки, включены Текущая работа разделители и произведено должное оформление ящиков, можно: считать, что каталог организован. Но это вовсе не означает, что над ним вообще закончена работа. В действующей библиотеке работа над каталогами никогда не прекращается. Каждый каталог любой библиотеки нуждается в тщательном уходе и требует систематического наблюдения. Само собой разумеется, что особое внимание и исключительная забота должны быть проявлены по отношению к читательским каталогам. Недооценка этих положений приводит к постепенному снижению качества каталогов. Наблюдение за каталогом включает в себя повседневную текущую работу и плановую, периодически проводимую общую редакцию.
Текущая работа над каталогом весьма разнообразна. Основное ее содержание — поддержание каталога в надлежащем порядке и устранение ошибок, обнаруживаемых в процессе его использования. Необходимо, очень строго следить, чтобы наполнение каталога точно соответствовало действительному составу книжных фондов. В связи с этим следует всю вновь поступающую литературу своевременно отражать в каталоге, а, описания выбывших книг без промедления изнего исключать. Нетрудно понять, что несоблюдение этого требования повлечет за собой неправильную информацию об имеющихся книгах, а в отдельных случаях и отказ в выдаче читателям интересующих их изданий.
Известно, что вновь поступающие книгиописываются в соответствии с последними, ныне действующими правилами. Поэтому может случиться, что заголовки некоторых, а может быть и многих новых описаний, будут отличаться от заголовков, уже имеющихся в каталоге. Если эти расхождения окажутся настолько серьезными, что отразятся на правильности расстановки материала, их необходимо устранить, исправив старые описания.
Систематическое пополнение каталога новыми описаниями, изъятие из него описаний исключенных книг вызывают неизбежные перестановки карточек. Работникам каталога постоянно приходится отдельные ящики разрежать, некоторые, наоборот, уплотнять, а иногда добавлять новые ящики. Перестановка карточек в свою очередь влечет за собой необходимость пересмотра насыщенности каталога разделителями. Для выявления вновь поступивших актуальных изданий и привлечения к ним внимания читателей довольно часто требуется включать новые разделители, а какие-то удалять. Содержание некоторых из них приходится уточнять или дополнять.(Например, присуждение автору премии, звания и т.д.)
Изменения в расстановке описаний, в перегруппировке карточек, естественно, отразятся и в оформлении ящиков каталога: придется заменять или исправлять надписи на них, а иногда буквенные указатели на шкафах. Наконец, карточки и разделители от интенсивного использования загрязняются, ломаются, текст на них стирается и становится неразборчивым. В результате пользоваться каталогом становится затруднительно.