Как бы тщательно ни велась текущая работа над каталогом устранить все имеющиеся в нем ошибки и дефекты невозможно. Во-первых, потому, что не все ошибки могут быть выявлены в процессе текущей работы, а во-вторых, не все замеченные дефекты оказывается возможным устранить без углубленной работы над ними. Поэтому крупные библиотеки и небольшие библиотеки, насчитывающие многие годы существования, в последнее время проводят общую редакцию своих каталогов.
Общая редакция проводится по заранее составленному плану и ставит своей задачей устранить недостатки, имеющиеся в каталогах, и повысить их качество.[20]
Общая редакция каталогов может осуществляться двумя путями: сплошной или выборочной их проверкой.
Сплошная проверка имеет в виду последовательную, буква за буквой, редакцию всех описаний, включенных в каталог. В этом преимущество данного способа проверки. Но такое редактирование представляет собой весьма трудоемкий процесс, продолжающийся в крупных библиотеках несколько лет. Вследствие этого наиболее актуальные участки каталогов в течение длительного времени остаются непроверенными, что, конечно, следует считать недостаткам способа сплошной проверки.
Выборочная проверка предусматривает редактирование главным образом отдельных участков каталога. Применяя это способ, библиотеки получают возможность описания особо значимых материалов проверить в первую очередь. В этом несомненное преимущество выборочной проверки. При выборочной редакции некоторые, менее ответственные участки могут остаться непроверенными. В этом слабая сторона выборочной редакции, хотя в принципе этот способ не исключает и сплошной проверки.
При редактировании, независимо от того, каким способом оно будет производиться, прежде всего, следует обратить внимание на наполнение каталогов. Необходимо освободиться от непрофильной литературы, от устаревших изданий, от книг, содержание которых не отвечает насущным проблемам. Не менее важной задачей является устранение разнобоя в формулировках заголовков описаний, элементов, от которых зависит место карточек в каталоге.
В библиотеках, в которых каталогам уделяется надлежащее внимание, где изо дня в день ведется планомерная, работа над улучшением их организации, алфавитный каталог интенсивно используется читателями, способствует росту их спроса на актуальные книги, помогает выбрать произведения и содействует пробуждению новых запросов.
Систематический каталог.Организация систематического каталога непосредственно связана с предшествующим процессом классификации произведений печати. В соответствии с решениями, принятыми при классификации, описания группируются в этом каталоге, образуя его отделы, подотделы и дробные деления. Однако этим не исчерпывается содержание работы по созданию систематического каталога. В процессе его формирования возникает много практических вопросов, требующих от библиотекаря продуманных решений. Нужно сделать понятным читателю порядок расположения отделов и его подразделений, раскрыть связи между отделами, родственными по тематике, но относящимися к различным отраслям знания, четко разграничить все деления каталога, установить порядок описаний внутри каждого деления.
Решение этих и некоторых других вопросов, установление наиболее эффективных методов раскрытия содержания библиотечного фонда в каталоге в целях пропаганды лучших произведений и активной помощи читателю в выборе нужной литературы составляют содержание процесса организации систематического каталога, включающего следующие части:
1.Формирование делений каталога, т. е. группировка описаний по отделам, подотделам и дробным подразделениям.
2.Расположение описаний внутри каждого деления.
3.Оформление каталога — раскрытие содержания делений и выявление тематической связи между ними при помощи разделительных карточек.
4.Создание пособий, облегчающих пользование каталогом.
5.Редакция систематического каталога.
Группа описаний произведений печати, получивших при классификации одинаковый каталожный индекс, составляет самостоятельное деление систематического каталога. В процессе постоянного пополнения библиотечного фонда в деления каталога включаются описания вновь поступивших книг, а описания утерянных или выбывших из фонда книг своевременно изымаются из каталога. Из этого ясно, что формирование делений систематического каталога — процесс непрерывный, продолжающийся в течение всего времени существования библиотеки.
Учитывая это, при составлении каталога нельзя ограничиваться формальным включением в него карточек на новые поступления, необходимо вдумчиво подходить к формированию отделов и подразделений каталога. Принятая однажды дробность делений по мере роста фонда и соответствующего увеличения числа описания в каждом из делений может оказаться недостаточной и потребует дополнительной детализации (например, путем использования общих или аналитических определителей). Включение карточек позволяет также контролировать правильность принятых классификационных решений на основе критического сопоставления индексов на. карточках новых поступлений с тематикой книг, ранее отнесенных к данному делению.
В процессе формирования отделов, продумывая наполнение систематического каталога описаниями произведений печати, нельзя забывать, что указанием о месте каждой карточки в каталоге служит помещенный в ее нижнем углу слева каталожный индекс. Поэтому, если требуется внести коррективы в проведенную ранее классификацию книги, нужно внести поправки в ее индексы на книге и на карточках. Таким образом, в одном делении каталога будут всегда представлены карточки, имеющие один и тот же каталожный индекс, соответствующий индексу данного деления.
В числе описаний могут быть: основные (на книги, находящиеся в том же делении на книжных полках), дополнительные (на книги, отнесенные по их основному содержанию в другие деления, но отраженные здесь дополнительно) и аналитические (на статьи и другие материалы из томов сочинений, сборников или периодических изданий). Объединение их обусловлено единством содержания произведений печати, имеющихся в фонде по данному вопросу.
Все деления располагаются в каталоге в соответствии с их индексами и порядком расположения рубрик в таблицах. Деления, созданные внутри отдела при помощи определителей, размещаются непосредственно за отделом, имеющим тот же индекс без определителя. [2]
Для правильного построения систематического каталога существенное значение имеет порядок расположения описаний, объединенных в одном делении. Вопрос о наиболее целесообразном расположении описаний часто обсуждается на страницах библиотечной печати и по-разному решается библиотеками.
Известными преимуществами обладает алфавитный порядок расположения описаний, представленных в одном делении каталога. Этот порядок четко определяет место, занимаемое описанием каждой книги, обеспечивает объединение в одном месте всех произведений одного автора по данному вопросу, позволяет читателю находить описания нужных книг в тех случаях, когда он не помнит точного заглавия, не знает инициалов автора и, следовательно, не может воспользоваться алфавитным каталогом. При алфавитном расположении описаний библиотекарь получает возможность быстро проверить, отражено ли в данном делении определенное произведение, что очень существенно при редактировании каталога.
Нельзя не отметить, что такой порядок не отвечает в полной мере задаче систематического каталога оказывать читателю помощь в выборе книг. Книги, наиболее ценные в научном отношении, при алфавитном расположении описаний могут оказаться в конце данного деления, а книги менее ценные будут как бы возглавлять его. Читатели же не всегда знакомятся с содержанием всего деления, а нередко ограничиваются просмотром нескольких описаний, помещенных в начале деления.
Вместо алфавитного порядка описаний иногда применяют обратнохронологический порядок, принимая за основной признак не автора книги и ее заглавие, а год издания. При этом порядке вначале помещаются описания книг последнего года издания, затем — предыдущего и так далее в убывающей хронологии изданий.
Прежде всего, нужно отметить нежелательность разобщения описаний произведений одного автора, выходивших в разные годы. Читатели, обращающиеся к отделу интересующего их вопроса, вправе найти произведения известных им авторов в собранном виде.
Таким образом, учитывая указанные преимущества и недостатки возможных способов расположения описаний внутри делений систематического каталога, целесообразно предпочесть все же алфавитный порядок, в наибольшей степени удовлетворяющий требованиям простоты и четкости в организации каталога.
Рациональное использование систематического каталога во многом зависит от продуманного и тщательного его оформления. Необходимо четко разграничить имеющиеся в нем подразделения, сделать понятной читателю довольно сложную ступенчатую структуру каталога, показать логическую связь между общим отделом и его делениями, между отделами родственной тематики, представленными в различных отраслях знания. Нужно отметить, что карточная форма систематического каталога, обладающая рядом выявленных ранее преимуществ, заключает в себе некоторые практические трудности в его оформлении. В электронные каталоги и печатные систематические каталоги в форме книги легко включать в текст необходимые примечания и пояснения, применять различные шрифты для заглавий крупных отделов и частных подразделений, использовать другие особенности компьютерного и полиграфического оформления. В карточных каталогах возможности оформления очень ограничены, главную роль в них выполняют разделительные карточки, на которых и помещаются все необходимые для читателя пояснения.