Під повноваженнями розуміються конкретні доручення посадовій особі або групі (постійні доручення називаються службовими обов’язками).
Повноваження визначають межі дій осіб, що є їх власниками, можливості використання ними ресурсів організації та ін. Рамки повноважень закріплюються статутами, положеннями, посадовими інструкціями, усними вказівками і в загальному випадку звужуються зверху вниз.
У сучасних умовах жоден керівник не в змозі одноосібно вирішувати всі виникаючі проблеми через обмеженість часу і браку спеціальних знань. Тому йому доводиться розподіляти свої повноваження між підлеглими, які, у свою чергу, поступають аналогічним чином.
Повноваження в організації не завжди розподіляються рівномірно і можуть бути зосереджені переважно на верхніх (централізація) або на нижніх (децентралізація) її рівнях.
Повній централізації перешкоджає природна обмеженість знань людей, їх можливість сприймати, переробляти і засвоювати інформацію. Повна децентралізація призводить до втрати організацією керованості. Тому централізація в одному відношенні вимагає одночасно зворотного підходу в іншому.
В ДАПКУ для кожної посади складена посадова інструкція. Розглянимо більш детально та проаналізуємо посадову інструкцію завідувача відділу міжнародних культурних зв’язків Державної агенції промоції культури України.
Згідно посадової інструкції до обов’язків завідувача відділу міжнародних культурних зв’язків належать:
1.організація роботи відділу міжнародних культурних зв'язків.
2.розробка перспективних та поточних планів і забезпечення їх виконання.
3.ведення питаннь методичної роботи:
-забезпечення українських громад літературою, необхідною для розвитку української культури в діаспорі;
- організація стажування представників громад;
- займається узагальненням передового досвіду роботи органів і установ культури з питань міжнародного культурного співробітництва.
4.робота по організації міжнародних культурних зв’язків з оргкомітетами фестивалів зарубіжних країн, ведення листування з ними, здійснення зв'язку по інтернету.
5.організація участі провідних колективів України в культурних акціях, які проводяться за кордоном.
6.створення аудіо та відеотеки українських колективів для участі їх у мїжнародних фестевалях.
7.робота над створенням бази даних міжнародних фестивалів культури.
8.забезпечення і організація навчання представників національно-культурних товариств та українських громад, формування навчальної програми, здійснення підбору лекторських кадрів. Пропозиції щодо удосконалення цієї роботи.
9.внесення пропозиції щодо спільної роботи з іншими установами по розвитку культурних зв'язків з діаспорою.
10.аналіз матеріалів питань культурного життя українських громад, всесвітньої ради з організації фестивалів фольклору (cioff), які висвітлюють на сторінках переодіки, підтримує творчі зв'язки із пресою ближнього зарубіжжя. Участь у розробці програм розвитку української культури в осередках українців за межами України.
11.участь у культурних програмах та фондах ради Європи, Євросоюзу, ЮНЕСКО та інших.
У межах своєї компетенції завідувач відділу міжнародних культурних зв’язків має право:
1. Одержувати в установленому порядку від органів державної виконавчої влади, структурних підрозділів міністерства, установ, закладів, підприємств та організацій галузі статистичну, аналітичну та іншу інформацію, необхідну для виконання завдань покладених на відділ.
2. Брати участь у розгляді питань і прийнятті в межах своїх повноважень рішень.
3. Вносити генеральному директору пропозиції щодо вдосконаленняроботи Агенції.
4. На повагу особистої гідності, справедливе і шанобливе ставлення до себе з боку керівників, співробітників і громадян.
5. На просування по службі з урахуванням кваліфікації та здібностей, сумлінного виконання своїх службових обов'язків, участь у конкурсах на заміщення посад більш високої категорії.
6. На здорові, безпечні та належні для високопродуктивної роботи умови праці.
7. На підвищення своєї кваліфікації, у тому числі через навчання у відповідних навчальних закладах, як правило, не менше одного разу на п'ять років.
Завідувач відділу міжнародних культурних зв’язків відповідає за:
1. Вчасне кваліфіковане виконання завдань, покладених на нього, дотримання вимог основ законодавства україни про культуру, інших законодавчих актів, що стосуються роботи відділу.
2. У разі невиконання службових обов'язків завідувач відділу міжнародних культурних зв’язків несе відповідальність згідно з чинним законодавством України.
3. Виконання доручених йому завдань. Перед початком відпустки або відрядження завідувач відділу міжнародних культурних зв’язків зобов'язаний виконати доручені раніше завдання, термін яких припадає на період відсутності у зв'язку з відпусткою або відрядженням.
4. У разі тимчасової непрацездатності завідувач відділу міжнародних культурних зв’язків зобов'язаний поінформувати керівництво щодо стану виконання доручених раніше завдань і передати на розгляд керівництву справи, термін виконання яких спливає протягом тижня з моменту настання тимчасової непрацездатності.
До кваліфікаційних вимог до посади завідувача відділу міжнародних культурних зв’язків входять:
1. Повинен мати вищу освіту відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістр/спеіаліст або гуманітарну освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістр/спеціаліст.
2. Стаж роботи за фахом на посаді завідувача відділом не менше 1 року або стаж роботи за фахом в інших сферах не менше 3 років.
3. Досконало володіти державною (українською) мовою та однією іноземною (на вибір).
До ділових якостей керівника відносяться, передусім, організаторські здібності, виконавство, компетентність, підприємливість. Професійні знання керівника повинні бути на рівні сучасних вимог нтп, він повинен вміти організовувати пошук, поставити експеримент, задіяти вчених і спеціалістів до вироблення складних рішень, створювати творчу атмосферу в колективі, що б сприяла широкому розвитку ініціативи підлеглих, активно знаходити найбільш цілеспрямовані шляхи підвищення ефективності і якості певної ділянки роботи.
РОЗДІЛ 5. АНАЛІЗ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ
Аналіз потоків інформації надає можливість визначити особливості діючої системи менеджменту, методи й стиль роботи управлінського апарату, виявити недоліки в організації управління, визначити загальний обсяг інформації, яку слід зібрати й опрацювати для забезпечення нею керівників. Аналіз потоків інформації надає змоги для створення інформаційних моделей, які відбивають технологію підготовки й маршруту документів, алгоритм формування показників, а також взаємозв'язок між структурними підрозділами й особами, які беруть участь в обробці та використанні інформації. Інформаційні моделі можуть мати форму описів, схем, графіків, таблиць, матриць.
У процесі використання інформаційних ресурсів важливо визначити кількість операцій і витрат праці (у робочому часі), закріплених за підсистемами (техніко-економічні, планування, бухгалтерський облік, фінансова робота, статистичний облік тощо). Ці дані використовуються для вдосконалення структури управління, встановлення нормативів праці й для контролю за діяльністю управлінського персоналу.
Недоліки в організації ДАПКУ використання потоків інформації в установі найчастіше пов'язані з невдалим або не досить чітким розподілом функціональних обов'язків між працівниками апарату управління, надмірним контролем, з надходженням інформації до тих працівників, яким вона не потрібна тощо. Забезпечення процесу управління неможливе без відповідної інформаційної підтримки, створення ефективної інформаційно-аналітичної системи, яка здатна своєчасно забезпечити достовірними даними. Ураховуючи важливість інформаційної підтримки управлінських рішень серед найголовніших завдань передачі інформації визначалося забезпечення чіткої регламентації якості та часу надходження інформації до менеджерів і фахівців в межах установи, забезпечення безпеки інформації, селекція та управління інформаційними потоками . Сьогодні організації не достатньо вміти збирати, обробляти, використовувати, зберігати інформацію та підтримувати в актуальному стані бази даних. Необхідно мати певну політику відносно управління інформацією та інформаційного середовища, у якому перебуває установа, для забезпечення результативного якісного покращення її діяльності. Тому основними завданнями інформаційної підтримки управління дапку слід визнати: формування, обробку, використання, зберігання та підтримку в актуальному режимі інформації та знань; забезпечення менеджменту нормативно-правовою, довідково-аналітичною, методичною, прогнозною та поточною інформацією, а також комплексом програмних засобів, необхідних для їх аналізу при формуванні управлінських рішень.
РОЗДІЛ 6. АНАЛІЗ ДІЯЛЬНОСТІ ДАПКУ
Перелік заходів ДАПКУ за 6 місяців 2009р.:
1. Проведення громадсько-мистецької акції «розгін до волі – послання карпатської україни в сьогодення»
2. Святкування різдва 5.12.2009 року в німецькому культурному центрі гете-інститут в україні
3. Надання організаційної допомоги у підготовці проекту «про що говорить вишивка»