· "Невыполненные заказы"; в нем в алфавитной последовательности представлены заглавия книг, заказанных, но еще не полученных (или полученных частично), а в окне связанных записей — наименования всех организаций, в которых оформлены заказы;
· "Выполненные заказы"; в нем в алфавитной последовательности представлены заглавия книг, заказы которых выполнены полностью (получены все экземпляры по всем заказам); записи БО книг, заказы, на приобретение которых полностью выполнены, могут быть удалены из БД комплектования;
· "Дезидераты"; в нем в алфавитной последовательности представлены заглавия книг, в которых есть потребность, но заказы, на приобретение которых еще не были оформлены.[10]
После полного выполнения заказа сведения из всех словарей, формируемых для контроля выполнения заказов, автоматически удаляются.
Электронный алфавитный каталог позволяет пополнять базу данных и осуществлять поиск не только в электронном каталоге (далее – ЭК) «Книги», но и в ЭК «Статьи», «Ретро-книги», «Ретро-статьи», «Межбиблиотека», и других поисковых элементах. В эту работу входят следующие библиографические процессы отделов каталогизации и обработки литературы, а также библиографического отдела ЦГБ:
- Библиографическое описание в электронном каталоге (ЭК) статей из периодических изданий, получаемых ЦГБ (библиографические описания статей из 200 наименований журналов и газет ежедневно пополняют электронную базу данных «Статьи»).
- Создание библиографических описаний статей пятнадцати журналов для Межрегиональной Ассоциации Росписи Статей (МАРС).
- Редактирование описаний статей, получаемых по импорту МАРС (дополнительный ввод ключевых слов).
- Пополнение электронной Базы данных «Книги» ключевыми словами (редактирование библиографических описаний новых книг, получаемых ЦГБ).
- Ретро-ввод в ЭК описаний тех книг, которые были получены ЦГБ до компьютеризации библиотеки.
Внутри элементов поиска электронного каталога данные расположены в алфавитном порядке:
Элементы поиска в ЭК «Книги» -
-по автору,
-по заглавию,
-по персоналиям, упоминающимся в статье,
-по географическим названиям,
-по хронологическим данным,
-по названию серии,
-по ключевому слову,
-по году издания,
-по месту издания,
-по месту хранения,
-по шифру ББК,
-по названию предметной рубрики
В ЭК «Статьи» к вышеназванным элементам поиска добавляется «наименование периодического издания», внутри которого все наименования также располагаются в алфавитном порядке. Таким образом, алфавитный принцип сохраняется во всех элементах электронного каталога.
Электронный алфавитный каталог имеет преимущества перед традиционным каталогом.
Пользователи часто не умеют пользоваться карточным каталогом, плохо ориентируются в структуре библиотеки и ее информационных массивах, не знают правил библиографического описания. Электронный каталог позволяет пользователям ничего не знать о правилах библиографического описания. Достаточно в соответствующем окошке для поиска набрать фамилию автора, название произведения, либо, если это – статья из журнала – название периодического издания.
Еще одним преимуществом электронного каталога является оперативность получения обновлений на местах. В ЦГБ в считанные минуты сведения, введенные отделом комплектования литературы, обрабатываются в отделе обработки и тут же становятся доступными для отделов обслуживания (читального зала, молодежного информационного центра, отдела абонемента, отдела искусств, отдела литературы на иностранных языках, библиографического отдела).
Таким образом, электронный каталог в целом, и алфавитный каталог, в частности, являются неотъемлемой частью библиотечных процессов и значительно облегчают работу сотрудников библиотеки, а также позволяют оперативно осуществлять информационный поиск пользователям библиотеки.
Заключение
Актуальность темы состоит в том, что алфавитный каталог с одной стороны, является простейшим инструментом к поиску нужной информации для пользователя, а с другой стороны – это совершеннейшая система накопления информации в алфавитном порядке. Благодаря успешной координациидеятельности библиотек МУК «ЦБС г. Саратова» значительно возрастают информационные ресурсы библиотек. Координация библиографической деятельности представляет собою добровольное системное согласование деятельности библиотек в целях развития библиографических ресурсов и улучшения библиографического обслуживания. Одним из инструментов координации служит ведение центрального алфавитного каталога МУК «ЦБС г. Саратова» в Центральной городской библиотеке, а также ведение электронных каталогов программного обеспечения «Ирбис».Реально этот инструмент «воплощают картотеки и указатели библиографических пособий, описи каталогов и картотек, каталоги баз данных...».[11]С переходом на новое программное обеспечение связан круг проблем, обусловленный вводом с 1 июля 2004 г. ГОСТа 7.1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления», полемика о котором ведется на страницах профессиональной прессы. Библиографы опасаются, что предлагаемые к введению новые ГОСТы усложнят в значительной степени практическую библиографическую деятельность; предметом особой тревоги являются сложные формы аналитического описания (глав, разделов, статей, интервью и т.д.)[12]
Алфавитный каталог, в котором библиографические описания произведений печати располагаются в порядке алфавита фамилий авторов, наименований учреждений и организаций, принятых в качестве авторов, и заглавий произведений, является обязательной составной частью системы каталогов каждой библиотеки. Алфавитный каталог выполняет в библиотеке информационную, поисковую и справочную функции.
В Центральной городской библиотеке МУК «ЦБС г. Саратова» как традиционный, так и электронный алфавитные каталоги являются сводными. В них входят описания книг и статей, имеющихся не только в ЦГБ, но и во всех библиотеках-филиалах МУК «ЦБС г. Саратова». Таким образом, обеспечивается доступ широких масс населения к информации, содержащихся в фондах МУК «ЦБС г. Саратова».
В профессиональной печати с введением первых электронных каталогов в нашей стране (начало 1990-х гг.) ведется спор: нужны ли карточные каталоги при наличии электронного? Я считаю, что алфавитные каталоги должны вестись параллельно: традиционные и электронные. Это обусловлено необходимостью дублировать электронные записи, т.к. техника, связанная с электроэнергией в современной экономической ситуации не может быть надежной. Тем не менее, электронный каталог необходим, так как огромные массивы постоянно обновляющейся информации (такие, как каталоги статей, например) не могут быстро и качественно пополнятся в карточном виде.
Таким образом, пока, на сегодняшний момент, традиционные и электронные алфавитные каталоги одинаково необходимы в библиотеках страны.
Список литературы
1. Библиотечные компьютерные сети: Россия и Запад. Вып. 2 / Науч. ред.-сост. Е. И. Кузьмин, М. Н. Усачев; М-во культуры РФ. – М.: Либерия, 2003
2. Воронько К. Л. Организация библиотечных фондов и каталогов: Учеб. для библ. техникумов и библ. отд-й культ. просвет училищ. – М.: Книга, 1981
3. ГОСТ 7.1-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления. Межгосударственный стандарт / Межгосударственный совет по стандартизации, метрологии и сертификации; Дата введения 2004–07–01. – Москва: ИПК Издательство стандартов, 2004
4. Диковская Е. С. Система каталогов и картотек как источник поиска информации о персонах // Мир библиографии. – 2003. - № 6
5. Единые правила описания произведений печати и организации алфавитного каталога. – М.: Книга, 1971
6. Каталоги и картотеки Централизованной библиотечной системы: Практическое пособие / Под ред. Т. В. Борисенко, Э. Р. Сукиасяна. – М.: Книга, 1985
7. Климаков Ю. В. Муниципальная библиотека. Справочно-библиографический аппарат: Учебно-метод. пособие. – М.: Либерея-Бибинформ, 2005
8. Коряковцева Н. А. Техники информационно-библиотечной работы: Учебно-практическое пособие. – М.: Либерея, 2004
9. Кузьмин Е. Библиотеки России в социокультурной ситуации (1990-е годы) // Большие и малые библиотеки России: Справочник. – М.: Либерея, 2000
10. Масхулия Т. Л. Заголовок, содержащий наименование организаций // Библиотека. – 2004. - № 9
11. Перегоедова Н. В. Региональные библиографические ресурсы…// Российская библиотечная ассоциация. РБА. – СПб., 2004. - № 32
12. Руководящие материалы по библиотечному делу. – М., 1982
13. Савина И. А. Библиографическое описание документа. Семиотический подход. – М.: Либерея, 2004
14. Система автоматизации библиотек ИРБИС. АРМ "Комплектатор". Руководство пользователя. — М.:ГПНТБ России, 2002
15. Смирнова М. Н., Шершова А. В. Автоматический словарь сопроводительных слов к именам лиц // Библиография. – 2003. - № 1
16. Современная каталогизационная терминология: Толковый словарь с метод. Рекомендациями / Рос. гос. б-ка; Сост. Т. А. Бахтурина, Э. Р. Сукиасян. – М., 1992
17. Справочник библиотекаря / Под ред. А. Н. Ванеева, В. А. Минкиной. – СПб.: Профессия, 2002
18. Сукиасян Э. Р. Библиотечные каталоги: Методические материалы. – М.: Профиздат, 2003
19. Сукиасян Э. Р. Каталоги получили паспорта: что дальше? // Библиотека. – 2003. - № 7
20. Сукиасян Э. Р. Новые таблицы Библиотечно-библиографической классификации: Организация и технология использования: Метод. Рекомендации. – М.: Издательство Либерея, 2003
21. Сукиасян Э. Р. Электронные каталоги // Библиотека. – 2003.