Вирізняють бібліографічні, реферативні, оглядові й аналітичні вторинні документи, які мають як загальні, так і специфічні ознаки видового різноманіття.
Досконалим видом вторинних документів, які повно і кваліфіковано висвітлюють не окремі першоджерела, а конкретну тему в згорнутому й узагальненому вигляді є аналітичні документи.
Аналітичні документи містять узагальнену інформацію, отриману в результаті всебічного, глибокого і критичного аналізу первинних документів, аргументовану оцінку стану і тенденцій розвитку проблеми, що розглядається, їх створюють у процесі поглибленого аналізу і синтезу первинних документів з метою вилучення, оцінки, узагальнення і використання інформації, що в них міститься. Для аналітичного документа характерною ознакою є наявність “аналітичної частини”, яку становлять як ідеї, концепції, погляди, висновки, запозичені з первинного документа, так і власні думки, ідеї, судження автора вторинного документа. Вони дають змогу уявити інформаційну модель проблеми.Це, перш за все, аналітичний огляд, інформаційно-аналітична довідка, інформаційний звіт про діяльність тощо. Для створення таких документів застосовують як загальнонаукові методи, так і інформаційно-прогностичні методики (контент-аналіз, івент-аналіз, моделювання, когнітивне карторування і т. ін.) [24, c.143].
Щодо оглядової інформації, то можна сказати, що вона має надзвичайно велику кількість різновидів. За ознакою згортання інформації, за характером вивідного знання всі різновиди огляду можна звести до трьох основних видів: бібліографічний, реферативний, аналітичний (монографічний).
Оглядові документи – це вторинні текстові документи, що містять результати систематизованого розгляду досить великої кількості первинних інформаційних документів певної тематики за певний проміжок часу. Оглядові документи за мірою згортання інформації поділяють на аналітичні, реферативні та бібліографічні.За цільовим призначенням і “жанровими” ознаками розрізняють такі види оглядових документів: огляд, обґрунтування, щорічний огляд, щорічна доповідь, оглядова доповідь, оглядова довідка тощо.
Огляд, як інформаційний документ, утворюється шляхом логічної переробки документальної інформації з метою одержання необхідного вивідного знання про стан, розвиток та можливі шляхи розв’язання даної проблеми. Таким чином підготовка оглядових документів, це не стільки опис, аналіз, узагальнення документальної інформації, скільки аналіз стану та розвитку проблеми на підставі використання різних джерел інформації [36, с. 140].
Бібліографічна інформація - це синтез змістовної і формальної характеристики документа [5, c.8].
Бібліографічний посібник - документальна форма існування бібліографічної інформації, впорядкована множина бібліографічних даних, що об'єднані за змістом, формою та іншими ознаками. БП складається у декілька послідовних етапів: підготовчий етап - відбір та попереднє вивчення теми бібліографічного посібника, виявлення літератури; аналітичний етап - загальний бібліографічний аналіз, уточнення бібліографічного опису, анотування чи реферування, індексування чи предметизація, оформлення бібліографічного запису; синтетичний - це остаточний бібліографічний відбір та групування документів; заключний етап – складання довідкового апарату до БП, редагування БП та його оформлення.
Бібліографічні документи дають відомості про документи у вигляді бібліографічного опису та анотації, їх класифікують за такими ознаками як:
· за цільовим призначенням - державні, науково-допоміжні, рекомендаційні, професійно-виробничі;
· за об'єктом бібліографування - універсальні, багатогалузеві, галузеві, тематичні, персональні, бібліографічні, краєзнавчі;
· за методом бібліографування - вибіркові, реєстраційні, сигнальні, анотовані, реферовані, оглядові;
· за часом виходу в світ - поточні, ретроспективні, перспективні;
· за ознакою приналежності - видавничі, книготорговельні, бібліотечні;
· за формою організації матеріалу - бібліографічний покажчик, бібліографічний список, бібліографічний огляд, бібліографічний бюлетень, бібліографічний журнал, допоміжний покажчик до видання. [27, c. 42].
Щодо бібліографічних виданнь (БВ), слід зазначити, що вони містять упорядковану сукупність бібліографічних записів, які показують, що видано з певної галузі питання, яке цікавить спеціалістів. Завданням БВ є: сигналізувати про наявність документної інформації, вказувати на первинний документ, звідки можуть бути отримані необхідні відомості. В БВ основний текст складається з упорядкованих бібліографічних записів визначеного набору відомостей про первинні документи. Бібліографічні записи складається із визначених елементів: бібліографічний опис (БО), анотації або реферату, предметної рубрики, індексу, класифікації. Щодо БО, то вони виконують дві функції, тобто вони сповіщають про появу документа (сигнальна функція) і повідомляють необхідні відомості про його місцезнаходження (адресна функція). Слід підкреслити, те, що з бібліографічних записів складають покажчики і бібліографічні списки.
Бібліографічні покажчики (БП) складаються з переліку бібліографічних записів, часто без анотацій і рефератів. Вони з максимальною повнотою інформують про вихід у світ вітчизняної і зарубіжної літератури. Розрізняють БП за періодичністю: поточні, ретроспективні бібліографічні покажчики; за суспільним призначенням: науково-допоміжні, рекомендаційні; за тематикою вирізняють універсальні, галузеві та тематичні. БП є книги або брошури, в котрих видані списки літератури (книг, статей, рецензій, диссертаций і т. д.) з будь- якихгалузей питань. Опис книг в них буває організоване різними способами — за абеткою, по предмету, за принципом систематичного каталогу, по авторах, по заголовках, по місцю видання, за типом виданнятощо [8].
На відміну від бібліографічної інформації, реферативна інформація виконує завдання систематизації, пошуку, оцінки, узагальнення даних з першоджерел.
Згідно з науковими розробками О.А. Гречихіна та І.Г. Здорова, "під реферативною інформацією слід розуміти змістовний результат процесу реферування, який відображається в реферативному виданні у формі певного знакового (літературного) твору — реферату чи їх сукупності — для виявлення нової, цінної та корисної документальної інформації" [47, с. 120].
Реферування — це інтелектуальний творчий процес, що потребує осмислення, аналітико-синтетичної переробки інформації та створення нового документа — реферату, котрий має специфічну мовно-стилістичну форму.
Суть реферування полягає у зіставленні, порівнянні нової інформації з тією, що вже засвоєна та використовується в суспільній діяльності [48, c.5].
У комплексі бібліографічні, реферативні й оглядові видання являють собою багатофункціональну систему. Однак кожне видання в цій системі має свою спеціалізацію. Так, сигнальні та реєстраційні властивості, що є головними для бібліографічних покажчиків, втрачають провідне значення для реферативних і, особливо, оглядових видань. Разом з тим, інформативна, інформаційно-кумулятивна, науково-комунікативна функції з переходом від використання бібліографічних видань до реферативних і оглядових стають дедалі домінуючими, їх ефективність підвищується [47, c.130].
Підсумовуючи, можна сказати, щодокументом єматеріальний об'єкт, що спеціально створений людиною для фіксування та подальшої передачі в часі та просторі різноманітної інформації. Існують первинні та вторинні інформаційні документи. Останні, у свою чергу, на поділяються аналітичні, оглядові, бібліографічні, реферативні, які мають свої особливості та специфіку створення.
1.3 реферування як процес згортання вихідної інформації
Реферування почало формуватися як галузь бібліотечно – бібліографічної та журналістської діяльності більше ніж три століття тому. Виникнення і становлення реферативної періодики пов’язане з появою перших наукових журналів спочатку y Західній Європі (60-ті роки). Їх зміст містив не стільки наукові статті - як повідомлення про нові книги. Створення спеціалізованих реферативних служб, реферативних журналів почалося наприкінці 18 століття, як відповідь на швидкий розвиток природничих і прикладних наук[30, с.331].
Спочатку для реферування документів застосовували прийоми аналізу їхнього змісту, завданням реферування в ті часи було повне відображення змісту першоджерела.Увагу зарубіжних дослідників у 60-ті роки привернуло визначення поняття «реферат», виявлення збірностей і розбіжностей, визначення типів реферату, їхнього обсягу, виявлення можливостей використання оцінного методу для визначення трудомісткості реферату.
У наш час майже всі розвинуті країни світу мають реферативні служби, що діють на основі централізації (у Франції, Японії, Угорщини, Російської Федерації та інші) або децентралізації (у США, Німеччини та інших). У незалежній Україні реферативні служби складаються двома провідними науково – інформаційними центрами держави – Національною бібліотекою ім. В. І. Вернадського та Інститутом проблем реєстрації інформації НАН України[6, с.25].
Інформаційна діяльність є невід'ємною частиною всіх сфер суспільного життя. Вона має певні цілі та завдання, для реалізації яких існують конкретні засоби, що сприяють отриманню необхідних результатів. У нашій державі існують спеціальні інформаційні установи, що складають систему інформаційного забезпечення користувачів документальною інформацією універсального, галузевого, проблемно-тематичного змісту.
Науково-інформаційна діяльність (НІД) є ключовим напрямом інформаційної діяльності. Вона має свій предмет і методи дослідження, що відображено у Законі України "Про науково-технічну інформацію" (1993). НІД визначається у цьому Законі як "сукупність дій, спрямованих на задоволення потреб громадян, юридичних осіб і держави у науково-технічній інформації, що полягає в її збиранні, аналітико-синтетичній обробці, фіксації, зберіганні, пошуку і поширенні" [2].