Научно-справочный аппарат архива сложился на базе описей с указателями (алфавитами) и картотек, созданных в процессе делопроизводства и в архивах дореволюционных министерств и ведомств, высших органов государственной власти, а также общественных организаций и частных учреждений Российской империи XIX - нач. XX вв.
Материалы отдельных учреждений, личные и фамильные фонды были подвергнуты описанию в советский период: это были поступившие в архив преимущественно в виде россыпи документы из текущего делопроизводства ликвидированных революцией учреждений; справочный аппарат пострадавших во время Великой Отечественной войны групп фондов; некоторые дореволюционные описи, а также часть описей, созданных в 1930 е – 1950-е гг., не соответствовавшие современным требованиям, были усовершенствованы и в отдельных случаях переработаны, снабжены указателями и предисловиями.
Существующие архивные справочники определили направление в создании электронных информационно-поисковых систем: сохранение преемственности, дополнение и развитие традиционного научно-справочного аппарата на качественно новом уровне.
Система каталогов РГИА состоит из систематического (создавался с 1959 г.) и именного и включает в себя не введенные в каталоги дореволюционные пофондовые (предметные, именные и смешанные) ведомственные картотеки, преимущественно Министерства императорского двора. Каталог РГИА, где в той или иной мере представлены все группы фондов, позволяет оперативно выявлять по вопросу, содержащему название предмета, географическое наименование или фамилию, документы из большого числа фондов, но не обеспечивает полноты выявления. Схема каталога была опубликована в кратком справочнике по фондам РГИА.
Создающиеся автоматизированные локальные информационные указатели к заголовкам и документам дел (именные, специализированные географические и предметные) вошли в состав единой информационно-справочной службы РГИА.
Внутриархивные справочники включают в себя:
· Указатели межфондовые к описям (листовые) (Табл. 1
Реестр описей в 3 т., аннотированный — раскрывает содержание каждой описи по порядку номеров фондов.
Описи: 8546 — дореволюционные типографские к делам II отделения Собственной е. и. в. Канцелярии, Сенатского архива, коллекции рукописей и Канцелярии Священного Синода, архива Госсовета, Канцелярии Государственной Думы и др.; сдаточные, преимущественно рукописные, к документам фондов высших и центральных органов управления Российской империи; современные машинописные описи и др. указатели к описям, так называемые «настольные реестры» и «алфавиты» (именные, предметно-тематические и смешанные), созданные в текущем делопроизводстве ряда министерств и ведомств, всего более 5 тыс.
| — «Опись отчетов губернаторов» | Ф. 1263. Комитет министровФ. 1276. Совет министровФ. 1281. Совет министра [МВДФ. 1284. Департамент общих дел МВД |
| — реестр описей фондов высших органов государственной власти и управления и учреждений МВД | Ф. 1263. Комитет министровФ. 1276. Совет министровФ. 1284. Департамент общих дел МВДФ. 1286. Департамент полиции исполнительнойФ. 1287. Хозяйственный департамент и др. фонды |
| — реестры описей фондов Общего архива Министерства императорского двора | Ф. 468. Кабинет е. и. в. МИДвФ. 469. Придворная е. и. в. Контора МИДвФ. 470. Гоф-интендантская контора МИДвФ. 472. Канцелярия МИДвФ. 487. Царскосельское дворцовое управление |
| — «Список всеподданнейших докладов» | — по фондам всех ведомств |
Реестр «алфавитов» — сгруппирован по порядку номеров фондов, содержит отсылки к номерам описей.
· Указатели межфондовые к документам (Табл. 2)
Таблица 2. Указатели межфондовые к документам
| — деятели музыкальной культуры, именной (листовой) | Ф. 497. Дирекция императорских театровФ. 499. Придворная певческая капеллаФ. 500. Придворный оркестр |
| — полезные ископаемые, предметный — 47 тыс. карт. | — по всем фондам архива |
| — профессора и преподаватели высших учебных заведений Министерства народного просвещения, именной — 26 тыс. карт. | Ф. 732. Главное правление училищФ. 757. Департамент народного просвещенияФ. 740. Департамент общих делФ. 741. Департамент профессионального образованияФ. 744. Высочайшие указы, рескрипты, всеподданнейшие доклады по Министерству народного просвещения |
Указатели внутрифондовые к документам
| Ф.24. Комитет по техническим делам | — на изобретения и усовершенствования, предметный — 32 тыс. карт. |
| Ф. 34. Горный департамент | — опись-каталог (раскрывает содержание документов 90 тыс. дел включенных в 82 описи) |
| Ф. 789. Академия художеств | — именной — 32,5 тыс. карт |
| Ф. 1405. Министерство юстиции | — деятелей революционного движения, именной — 117 тыс. карт. |
| Ф. 1284. Департамент общих дел МВД | — иностранцев, принявших русское подданство, именной — 107 тыс. карт. |
· Система каталогов
- систематический - 2 млн. карт.
- именной - 275 тыс. карт.
· Делопроизводственные ведомственные картотеки (Табл. 3)
| а) ФОНДЫ МИДв | ||
| Ф. 406. Высочайшие повеления по придворному ведомству | — именная— предметная | — 20 тыс. карт.— 2,6 тыс. карт. |
| Ф. 468. Кабинет е. и. в. МИДв | — именная— предметная | — 37,6 тыс. карт.— 4,8 тыс. карт. |
| Ф. 469. Придворная с. и. в. контора МИДв | — именная— предметная | — 42 тыс. карт.— 0,08 тыс. карт. |
| Ф. 470. Гоф-интендантская контора МИДв | — именная— предметная | — 46,1 тыс. карт.— 0,08 тыс. карт. |
| Ф. 471. Канцелярия кн. А. Н. Голицына по делам придворных ведений | — именная— предметная | — 2,2 тыс. карт.— 0,4 тыс. карт. |
| Ф. 472. Канцелярия МИДв | — предметная | — 7,4 тыс. карт. |
| Ф. 482. Контроль МИДв | — именная— предметная | — 18,5 тыс. карт.— 1,6 тыс. карт. |
| Ф. 484. Общий архив МИДв | — именная— предметная | — 1,34 тыс. карт.— 1,04 тыс. карт. |
| б) Ф. 1409. Оп. 1-4 Собственная е. и. в. канцелярия | — предметная | — 12,2 тыс. карт. |
| в) Ф. 1162. Оп. 5 Государственная канцелярия | — предметная | — 11,5 тыс. карт. |
· Обзоры документов (более 50)
— учреждений Министерства путей сообщения
— учреждений дворцово-удельного ведомства, Министерства торговли и промышленности
— Центрального управления по цензурному ведомству
— Особого совещания о нуждах с/х промышленности
— Комитета Сибирской железной дороги
— Земского отдела МВД
— Медицинского совета МВД
— Первого Департамента Сената
— по истории промышленных предприятий Санкт-Петербурга до 1918 г.
— по истории театра в фондах учреждений цензуры, МИДв и в фондах личного происхождения и др.
· Перечни тематические (около 300)
— история развития отдельных регионов и областей России
— общественно-политическое и рабоче-крестьянское движение
— производительные силы, полезные ископаемые, торговля, сельское, лесное, рыбное и водное хозяйство отдельных регионов
— строительство железных дорог
— судоходство и порты; гидрология рек
— памятники истории и архитектуры; планировка и застройка отдельных городов
— этнография народов России
— история отдельных заводов, учебных заведений и др. учреждений
· Автоматизированные базы данных
— аннотированный реестр описей фондов архива — 8,5 тыс. записей
— архитектура и градостроительство Москвы, Санкт-Петер-бурга и их пригородов — 68 тыс. записей
Библиотека крупнейшего в стране Российского государственного исторического архива имеет двухвековую историю. Ее возникновение связано с созданием Комиссии для составления законов в 1796 году, а дальнейший рост – с историей учреждений, при которых она состояла.
Книжный фонд библиотеки пополнялся за счет библиотек упраздненных учреждений и министерств: народного просвещения, путей сообщения, финансов, юстиции, редакции «Журнала министерства юстиции», земского отдела МВД, гражданского и уголовного кассационных департаментов Сената. В состав книгохранилища вошли книги из библиотеки бывшего Синода и подведомственных ему учреждений, а также Петербургского сенатского архива, Собственной е.и.в. канцелярии и др. В фонд поступили книги из частных собраний А.К. Вульферта, В.Д. Набокова, Г.И. Черткова, С.С. Гагарина, П.П. Дурново, П.А. Гильдебрандта и др.
Справочный аппарат к фондам печатных изданий насчитывает свыше 600 тысяч карточек различных каталогов и карточек.
На книги основного русского фонда имеется алфавитный и систематический каталоги. В систематический каталог, кроме описаний книг, включены карточки на статьи из периодических изданий и сборников.
В системе каталогов выделена литература справочного характера: по истории государственных учреждений, библиографии, биографическим материалам, географическим справочникам, словарям, энциклопедиям и т.п.
Имеются картотеки: газетная, журнальная, печатных ведомственных записок, авторефератов, рецензий, оттисков, мемуарной литературы, персоналий, иконографических материалов, обменно-резервного фонда.