Постійно схиляє до цього ЮНЕСКО, при якій утворено комітет з координації дій бібліотек, архівів і музеїв. Міжурядова конференція (1974 р., Париж) рекомендувала країнам «розробити інтегровану систему, яка б охоплювала служби бібліотек, документації та архівів», а також створити «відповідні координуючі національні органи з чітко визначеними повноваженнями та обов'язками». За спорідненими програмами пропоновано здійснювати професійну підготовку кадрів для архівів, бібліотек і музеїв (1976).
Засновано ряд міжнародних організацій та спільних програм із проблем забезпечення збереженості документів і доступу до них. Наприклад, у березні 1994 р. почала працювати Європейська комісія із збереження і доступності книг і архівів (ЕСРА). З 1993 діє програма ЮНЕСКО «Пам'ять світу». Особливо необхідна така співпраця в цивілізованих країнах на шляху забезпечення доступу до бібліотечних і архівних документів. У США функціонує інформаційна система, що включає відомості про архівні документи і друковані видання (RLIN). Відомі спроби співпраці в галузі створення архівно-бібліографічної БД в пострадянських країнах.
Перші кроки на цьому шляху вже здійснено в Україні. Виявилися вони нелегкими. З 1990-х років у країні розробляються спільні архівно-бібліотечні проекти створення Державного реєстру архівної та рукописної україніки; теоретичне обґрунтування праці відбито в монографії Г. Боряка «Національна архівна спадщина України та Державний реєстр «Археографічна україніка»: архівні документальні ресурси і науково-інформаційні системи».
В 1996 році, опубліковано проект Національної програми збереження бібліотечних і архівних фондів, підготовлений фахівцями бібліотечної й архівної галузі, ініційований першими. На базі Українського державного НДІ архівної справи та документознавства (УДНДІАСД) (1997) відбулася Всеукраїнська наукова конференція «Архівна та бібліотечна справа в Україні доби визвольних змагань (1917-1921 pp.)», де спільність інтересів «спровокована» подіями 80-літньої давності, коли при Генеральному секретарстві справ освітніх Української Центральної Ради було створено Бібліотечно-архівний відділ.
Унікальні документи, що знаходяться в бібліотеках і архівах, підлягають внесенню разом з іншими пам'ятками історії та культури до єдиного Державного реєстру національного культурного надбання. Принцип загальнодоступності інформації визначає діяльність як бібліотек, так і архівів - обидві галузі стали на шлях впровадження IT та створення єдиної ІПС. Це зумовлює єдність не лише розвитку документних фондів, а й необхідність адаптації термінологічних систем. Нещодавно стала реальною Державна програма збереження бібліотечних і архівних фондів, затверджена Кабінетом Міністрів України.
На сучасному етапі інтеграції знань, зростання суспільних потреб у різноманітній інформації ми усвідомлюємо необхідність співробітництва архівістів та бібліотекарів у створенні кращих умов доступу до своїх документальних скарбів. До цього спонукають і подібні соціальні функції, і спільна мета щодо забезпечення інформацією суспільства та його підструктур, а також окремих громадян. Архіви й бібліотеки - велике і складне співтовариство. Але жодна з цих установ не містить повних зібрань документів ані з окремих напрямів діяльності чи документації, ані з окремих галузей знань. Тому важливо розглядати всі зібрання в цілому, бо в майбутньому суспільство потребуватиме інформації, яка далеко виходить поза межі профілю, виду документів і можливостей архіву чи бібліотеки.
Безперечно, які б інтеграційні процеси не відбувалися, архівна й бібліотечна галузі залишаться самостійними - зі своїми функціями, інфраструктурами, документами та користувачами. Щоб краще розв'язати спільні для галузей проблеми, доцільно об'єднати зусилля в побудові інтегрованих ІПС, збереженні фондів тощо. Приклади вже маємо, а саме: програма створення національної БД архівної і рукописної україніки, розробку якої на початку 1990-х pp. здійснено фахівцями академічних, бібліотечних та архівних установ України; Державну програму збереження бібліотечних і архівних фондів виконано Міністерством культури і мистецтв із Головархівом України (нині Державним комітетом архівів України), національними бібліотеками та УДНДІАСД [2,38].
Бібліотекознавство та архівознавство мають у своїй основі одну інформаційну систему:
· Інформація - Документ - Посередник (архів, бібліотека) – Користувач.
Документ, перш, ніж дійти до користувача, має пройти через певні технологічні процеси та операції й стати доступним для використання. І в архівній, і в бібліотечній справах, як взагалі в усіх видах інформаційної діяльності, відбуваються процеси:
Збирання (кумуляція) документів (Д) - Науково-технічне опрацювання та облік Д - Створення систем пошуку Д - Зберігання Д - Організація користування Д.
Особливості кожної з галузей зумовлюють характер інформації, наданої в документах (в архівах - ретроспективний, у бібліотеках - оперативний), а також характер документів, що її зберігають (в архівах - нетиражовані, не призначені для популяризації та широкого користування ними, а в бібліотеках - опубліковані, тиражовані, призначені для поширення)"]
Спеціальне зберігання документів в архівах, бібліотеках забезпечує їхню збереженість і для наступних поколінь (цією проблемою опікується міжнародне бібліотечне та архівне товариство). Подібність технологій і спільна перспектива уможливлюють застосування однакових підходів при розв'язанні окремих проблем.
Бібліотекознавству та архівознавству належить центральне місце в циклі комунікаційних наук. «Білі плями» в одній галузі можна усунути шляхом редукції (накладання, порівняння). При цьому враховуються особливості технології кожної з галузей.
Можна лише об'єднувати зусилля архівістів й бібліотекарів для розв'язання спільних проблем збереження документів, підготовки кадрів, створення спільних ІПС, а в перспективі - здійснити організацію єдиних систем доступу до інформації, що знаходиться в архівах, бібліотеках, музеях, службах інформації.
Урешті це має привести до створення Національного інформаційного фонду України, що Законом України «Про обов'язковий примірник документів» (1999 р.) визначається як «сукупність інформаційних фондів (інформаційних ресурсів) держачи: архівного, бібліотечного, стандартів, архіву друку, фонду фільмів, патентного та інших фондів”.
Отже, перспективу бібліотечної и архівної галузей можна окреслити як шлях взаємодії та зближення (конвергенції) в рамках системи документних комунікацій, а також інтеграції у питаннях забезпечення збереженості документів, підготовки кадрів і організації доступу до інформації. Об'єднавши зусилля сьогодні, архіви й бібліотеки матимуть дивіденди в майбутньому: піднесення престижу в суспільстві, взаємозбагачення професій, удосконалення методів зберігання й пошуку інформації на основі IT.
РОЗДІЛ 2. ЗБЕРЕЖЕННЯ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ФОНДУ В УКРАЇНСЬКОМУ ТА ЗАРУБІЖНОМУ БІБІЛОТЕКОЗНАВСТВІ
2.1 Сучасні проблеми збереження бібліотечних фондів
бібліотека архів документальний фонд
Исторично склалося так, що бібліотеки у суспільстві е таким соціальним інститутом, який не лише акумулює те, що було створене або надруковане людством, а й відповідає за його збереження.
Питання збереження фондів здавна привертало увагу бібліотекарів. Як свідчить дослідження бібліотекознавців Великобританії, вже на початку століття виникла проблема «крихких» книг, але глобального значення вона набула лише у 80-ті роки, привернувши увагу фахівців. Свідченням цього стало створення в межах ІФЛА секції збереження та консервації, розробка програми «Зберігання та консервація» (РАС), яку було затверджено на Першій міжнародній конференції, присвяченій зберіганню бібліотечних матеріалів (Відень, 1986 p.); проведення міжнародних конференцій за наслідками досліджень: Принципи консервації та реставрації колекцій у бібліотеках (1979 p.); Технічні аспекти консервації (1985 p.); Заходи боротьби з біологічними пошкодженнями, підготовка кадрів по збереженню бібліотечних фондів (1986 р.); Про якість паперу (1987 р.); Про створення глобальної мережі з проблем збереження та консервації (1990 р.) тощо.
Аналіз публікацій з питань Збереження фонді» наукових бібліотек дозволяє визначити два напрямки у розв'язанні цієї проблеми: соціальний захист бібліотечних документів і технічний аспект. Свідчення того, що збережених бібліотечних фондів надається значно більше уваги за рубежем, ніж у нашій державі, є те, що за останні 5 років майже не друкувалися праці вітчизняних фахівців. Виняток становлять робити співпрацівників Національної бібліотеки ім. І. Вернадського, в яких йдеться про незадовільний стан збереження фондів в Україні, загрозу їх фізичного знищення та пропонуються заходи по їх збереженню.
Привертає увагу досвід зарубіжних країн, де розроблені (США), або розробляються (Франція, Китай, Японія) національні програми по збереженню фондів бібліотек, на виконання цієї справи парламенти виділяють спеціальні кошти. В ряді країн створено програми по збереженню фондів у національних книгосховищах (Бібліотека Конгресу США, Національна парламентська бібліотека Японії) та в окремих великих бібліотеках (бібліотеки університетів, Нью-Йоркська публічна бібліотека та інші). Книгосховища таких бібліотек будуються за спеціальними проектами, де враховано температуру, вологість, водозахист тощо.
У національній Парламентській бібліотеці Японії, щоб запобігти водонадходженням з ґрунту, стіни книгосховища вкриті трьома шарами водонепроникного асфальту і оброблені спеціальним розчином, тобто створено ніби спеціальні контейнери для захисту фонду. Бібліотека має безпечну галогенну установку для гасіння пожеж. Діють горизонтальні та вертикальні телеліфти. Будуються нові бібліотеки в Лондоні, Парижі, де створено системи контролю за навколишнім середовищем. Наявність в США Інституту палітурних робіт, а в Німеччині профспілки реставраторів — це також вірне розуміння важливості цієї проблеми. Слід відзначити інші приклади — це підготовка фахівців для роботи саме по збереженню фондів, розробка планів урятування фондів під час стихійного лиха тощо. Заходи, що вживають держава та суспільство щодо збереження документальних ресурсів і є соціальним аспектом вирішення проблеми [13,23].