Завдання, що стоять сьогодні перед працівниками бібліотек, музеїв, архівів, багато в чому схожі і взаємопов'язані. Передусім це забезпечення збереження документів і матеріалів — створення належних умов зберігання документів, пожежна безпека, реставрація документальних джерел, їх облік тощо, а також активне використання. При вирішенні цих та інших питань архівістам часто стає у пригоді науково-практичний журнал «Архіви України», засновником якого є Головархів України. Це видання може бути корисним і працівникам бібліотек. Наступного року поряд з невідомими і маловідомими документами і оглядами архівних джерел журнал публікуватиме серію статей з проблем реставрації документів, консультації стосовно роботи з документами на різних етапах дослідження. Чільне .місце в ньому посядуть матеріали в межах Державної програми «Архівна та рукописна україніка» [14, 13].
Науково-довідкова бібліотека центральних державних архівів (НДБ ЦДА) України є основним галузевим державним книгосховищем і довідково-інформаційним фондом (ДІФ) з документознавства і архівної справи. Вона виконує також функції Республіканської служби науково-технічної інформації (РСНТІ) в галузі документознавства і архівної справи, проводить науково-дослідну, методичну і науково-інформаційну роботу.
Її створено у 1972 р. на базі бібліотечних фондів Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України і Центрального державного історичного архіву України у Києві. В її сховищам зосереджено понад 300 тис. книг, комплектів журналів, газет, а також цінний фонд листівок і плакатів, починаючи з 1840 року.
Це суспільно-політична, історична, архівознавча, довідкова, а також відомча література міністерств і відомств колишнього Союзу РСР та царської Росії, статистичні видання. Є зібрання законодавчих актів колишнього Союзу РСР та України, починаючи з 1917 року, зібрання законів Російської імперії (XVIII ст. — 1917 p.), закони, ухвалені Українською Центральною Радою та Українською Народною Республікою, унікальні видання видатних діячів та істориків України: В. Винниченка, М. Грушевського, П. Дорошенка, М. Драгоманова, М. Максимовича та інших, є видання, яких не має жодна бібліотека України.
Журнальний фонд (НДБ ЦДА) складається з загальнополітичних, історичних, архівознавчих та наукових видань. Це «Сын Отечества», «Чтения в императорском обществе истории и древностей российских», «Чтение в историческом обществе Нестора-летописца», «Киевская старина», «Украина», «Русская старина», «Каторга и ссылка», «Вестник Европы», «Известия университета св. Владимира», «Записки императорского Харьковского университета», «Записки наукового товариства ім. Шевченка» тощо.
У газетному фонді бібліотеки зосереджено унікальні часописи, починаючи з 1800 року, які висвітлюють історичні події з життя ;• нашої держави: «Вісті Української Центральної Ради», «Вісник Генерального Секретаріату УНР», «Вісник Ради Народних Міністрів УРСР», «Киевлянин», «Киевская газета», «Киевская мысль», «Киевские губернские ведомости» та інші.
Довідкова література представлена енциклопедичними словни-кам-и, Російським біографічним словником, пам'ятними книгами та списками населених місць, губерній, адресними книгами та календарями, довідниками «Вся Россия», «Вся Москва», «Весь Киев», «Вся Украина», «Вся Одесса» тощо.
Цінним джерелом з архівознавства і документознавства є законодавчі матеріали з питань розвитку і будівництва архівної справи в Україні, методична література, розроблена архівними установами України, а також періодичні видання, такі як «Исторический архив», «Вопросы архивоведения», «Архівна справа», «Архівознавчий науково-інформаційний збірник,», «Архіви України», періодичні видання іноземними мовами — «Архейон», «Архивни преглед», «Архивни часопис», «Дер архивар».
Фонд бібліотеки як доповнення до архівних матеріалів є цінною джерельною базою для наукових досліджень в галузі історії України, архівознавства, документознавства та допоміжних історичних дисциплін.
Його розміщено у спеціально обладнаних сховищах, де підтримується необхідний температуровологісний режим. Науково-довідковий апарат складають алфавітний, систематичний каталоги та спеціальні картотеки.
Бібліотека обслуговує Співпрацівників Головархіву України, центральних державних архівів, дослідників інших установ, а також студентів вищих учбових закладів. Запити читачів на літературу, яка відсутня у фондах, задовольняються по міжбібліотечному абонементу. Дослідники користуються літературою бібліотеки в читальних залах відповідних архівів.
Бібліотека здійснює поточну інформацію, бібліотечно-бібліографічне, довідково-інформаційне обслуговування на базі бібліотечних фондів і матеріалів ДІФ РСНТІ, готує бібліографічні покажчики, переліки інформаційних матеріалів, виконує бібліографічні довідки, організує тематичні виставки та виставки літератури до наукових семінарів, конференцій, нарад, ювілейних і знаменних дат, надає інформаційні послуги телебаченню. Приймаються замовлення на виготовлення ксерокопій, фотокопій та мікрофільмів.
Розсекреченість фондів, передача спецфондів на загальне зберігання викликала великий потік дослідників до читальних залів архівів. У зв’язку з цим почалося швидке псування друкованих матеріалів, і бібліотека не встигає їх реставрувати і ремонтувати. Тому на сьогодні однією з актуальних проблем є збереження унікального фонду бібліотеки.
До захисних режимів та систем, які забезпечують збереження пам'яток, належать:
· контрольно-пропускний режим і загальна система охорони фондів від несанкціонованого винесення, викрадання та навмисного пошкодження;
· режим забезпечення збереження даних про фонди шляхом їх обліку;
· режими зберігання документів у процесах їх обробки, пошуку, розшуку у фондосховищі, використання: світловий, термогігрометричний, санітарно-гігієнічний; системи кондиціонування, вентиляції, опалювання, система протипожежної безпеки, система контролю за станом приміщень і своєчасного вживання ремонтних заходів.
До комплексів захисних дій, спрямованих на збереження оригіналу документа, даних про нього, інформації, яку він містить, належать також системи реставрації та консервації фондів та створення страхового фонду. У разі виникнення катастрофічної ситуації набирає чинності евакуаційний режим.
При збереженні документів:
Світловий режим у сховищі підтримується насамперед завдяки вдалому плануванню цього приміщення з вузькими прорізами вікон; завдяки установці стелажів закритими торцями до вікон. Усі світильники повинні бути закриті матовими плафонами. Освітлення вимірюється переносним приладом - люксметром Ю-16. Музейні, експозиційні шафи, стелажі необхідно забезпечити завісами, шторами із світлонепроникного матеріалу.
Термогігрометричний режим. Контроль здійснюється за 4томогою психрометрів і термометрів різного типу. За світовими стандартами межі зони безпеки становлять: відносна вологість 45-65% (оптимально - 55/о) у фондосховищах, 55 ± 5% - у читально-експозиційних залах, підсобних фондах; t = 18 ± 1°С.
Санітарно-гігієнічний режим повинен підтримуватися систематичним знепилюванням фондів, іншими регулярними заходами (мікологічний і ентомологічний нагляд за станом документів та приміщень сховища, прибирання приміщень тощо).
3гідно з Національною програмою збереження бібліотечних і архівних фондів на 2000-2005 pp. передбачається створення міжвідомчого Центру мікрографії та консервації документів, але це стане реальністю у разі розв'язання головної, фінансової проблеми. Організацію Центру планується провести із максимальним урахуванням досвіду роботи Центру консервації і реставрації у межах міжнародної програми «Збереження і консервація”.
Страховий фонд створюється з метою виключення з процесу обслуговування користувачів оригіналів документів особливого історико-культурного значення, захисту пам'яток друку і писемності, документів, що користуються підвищеним попитом, а також групи документів, фізичний стан яких є незадовільним. Страховий фонд (СФ) як дублюючий фонд на мікроносіях забезпечує збереження інформації, яку містять названі документи у повному обсязі.
ВИСНОВКИ
Отже, основним напрямком роботи по забезпеченню збереження документів в архівних та бібліотечних фондах є режим зберігання, умови зберігання, охорона фондів, контроль за збереженням фондів. Збереженню фондів також сприяє проведення реставраційних робіт.
Збереження джерел інформації (документів) у загальному контексті обумовлюється змістом інформації, що є у цих джерелах, адже зберігати всі документи в їх первісному вигляді, особливо друковані видання, - неможливо. Перед бібліотечними та архівними, працівниками, котрі безпосередньо відповідають за якісне та довготривале зберігання друкованих та рукописних видань, постають дуже нелегкі проблеми: які документи зберігати у первісному вигляді якнайдовше, а які переводити на інші носії інформації; які документи слід вилучати з фондів через застарівання інформації, що міститься в них, фізичне старіння, відсутність запитів?
Найчастіше у наукових роботах подаються такі визначення видів документів, що підлягають довготривалому збереженню:
· документи, які є пам'ятками друкованого слова і письмової культури людства та мають велику історичну цінність (їх треба зберігати у первісному вигляді якнайдовше);
· документи, що є найбільш цінними в інформаційному відношенні і тому часто використовуються (їх також необхідно зберігати у первісному вигляді, тому що, як показала практика, користувачі віддають перевагу друкованим виданням);
· маловикористовувані документи, інформація в яких вже застаріла, але потрібна для вузького кола спеціалістів (потрібно переносити на мікроносії).