Протиріччя між накопиченням і використанням фондів пояснюється дією закону застарівання інформації, який полягає у постійній тенденції падіння читацького попиту в залежності від того, як давно видано документ.
В залежності від тривалості збереження, актуальності, типів літературу можна згрупувати таким чином:
- наукові праці, монографії, дослідження;
- учбові видання;
- науково-популярна література;
- виробнича і методична література.
Такий розподіл дозволяє зробити висновок, що типологія видань може і повинна служити однією з найважливіших ознак для більш чіткого розмежування у виконанні бібліотекою та архівами такої функції, як збереження фондів.
Під збереженням матеріальної основи документів мається на увазі підтримання їх експлуатаційних властивостей. Тому ' зберігати потрібно лише ті документи, які можна використовувати. Рівень підтримання експлуатаційних властивостей кожного окремого документа залежить від двох передумов: первісних властивостей його матеріальної основи, зокрема схильності до втрати інформації, яка у ньому міститься, і режиму збереження документа та умов його використання.
Якщо режим збереженняЗу~6ібтгіотеці відповідає державному стандарту 7.50-84 "Хранение документов в фондах библиотек и органов научно-технической информации", то процеси старіння документа значно уповільнюються, а пошкодження матеріальної основи виключено повністю. Швидкість старіння документів на різній матеріальній основі неоднакова. Режим збереження, визначений стандартом, не є оптимальним, тому що він передбачає лише умови, придатні для роботи працівників без створення спеціальних захисних систем.
У великих бібліотеках якісне зберігання документи забезпечується завдяки цілому комплексу заходів, що передбачені усіма видами діяльності книгозбірні, а також повинні бути головним напрямом у методичному керівництві бібліотечною системою.
Важливу роль у поліпшенні стану зберігання фондів бібліотек відіграють спеціальні постійно діючі комісії. Основними їх завданнями є контроль і обґрунтована розробка рекомендацій з питань схоронності документів у процесах комплектування, обробки, використання і збереження у книгосховищах. Як показав вже набутий негативний досвід, без таких комісій робота по збереженню фондів у бібліотеках проводиться фрагментарно, непослідовно, окремими кампаніями, її наслідки не контролюються. Діяльність комісії передбачає здійснення контролю за:
· перевірками обліку фондів та веденням облікової документації;
· своєчасним відображенням нових надходжень у каталогах і картотеках;
· регулярністю перевірок наявності документів у структурних підрозділах, що мають свої підсобні фонди;
· оптимальною організацією фондів і додержанням режиму їх збереження;
· регулярністю перевірок фізичного стану документів.
Враховуючи існуючу сьогодні невідповідність потреб і наявних матеріальних ресурсів бібліотек, слід з'ясувати ступінь цінності джерел інформації і згідно з цим визначити першочерговість та режим збереження того чи іншого документа, взявши до уваги такі постійно діючі фактори:
· старі книги виготовлені, в основному, з довговічних матеріалів при нормальному зберіганні майже не псуються;
· книги, видані на папері з деревинної маси (друга половина XIX ст.), не можуть зберігатися довго через підвищення кислотності паперу, від чого з роками він стає більш ламким;
· окремі сучасні засоби та матеріали, що використовуються для розмноження документів (плівкові матеріали або оптичні диски), мають свої специфічні методи та строки зберігання;
· для виготовлення замінників друкованих видань необхідно застосовувати такі матеріали, які могли б використовуватися достатньо довго, забезпечувати незмінність інформації, допускаючи водночас можливість розмноження та простоту використання;
· необхідність забезпечення нейтралізації впливу певних чинників (стан зовнішнього середовища тощо), що призводять до псування документів;
· недодержання норм збереження у книгосховищах, а також знищення документів користувачами при використанні.
Для запобігання фізичному старінню нових надходжень документів потрібно, щоб хоча б обов'язковий примірник друкувався на папері, стійкому до несприятливих умов зовнішнього середовища.
Існують проблеми і у питанні збереження періодичних видань, зокрема газет. Бібліотекознавці одностайно дійшли висновку, що вберігати газети у їх теперішньому видавничому варіанті дуже дорого і складно - з підшивками важко працювати, ! вони займають багато виробничих площ. Крім того, цей вид ви-і дань вміщує, в основному, короткотривалу інформацію з великими повторами. Тому, no-можливості, газети після одержання необхідно переводити на більш довготривалі компактні носії, в тому числі електронні.
Зараз бібліотеки та архіви активно виконують ксерокопіювання актуальних для користувачів документів. Але треба пам'ятати, 1 що від цього матеріальна основа документів значно погіршується. Практика показала, що найбільш актуальні видання необхідно копіювати один раз, а ксерокопії робити вже з копії. Утакому випадку оригінали можуть зберігатися більш тривалий термін.
Але більш за все сьогодні фонди бібліотек потерпають від розкрадання та псування окремими користувачами, тому одним , з найважливіших завдань у забезпеченні регламентованого збереження документів у книгозбірні е жорсткий контроль за їх використанням.
Уразливість документів також різко зростає в процесі їх експонування. Система організації виставок - місце та спосіб розміщення літератури, доступ для ознайомлення - багато в чому впливає на рівень збереження експонованих документів.
Заходи по посиленню контролю за використанням документів не залежать від додаткових матеріальних ресурсів, а лише вимагають від бібліотечних працівників, які обслуговують користувачів, сумлінного ставлення до своєї роботи.
Багато проблем у зберіганні цінних бібліотечних та архівних фондів. Склалася ситуація, при якій на грані саморуйнування опинилась значна частина національної спадщини — рукописні та друковані пам'ятки історії та культури, які внаслідок незадовільних умов зберігання, фізичного старіння паперу потребують заходів по консервації, докис лоти з акції, реставрації тощо. Немає змоги виконувати палітурні роботи, реставрацію та мініатюризацію видань. В США, наприклад, лише па одну реставрацію виділяється щорічно 2 млн. доларів.
Не в повному обсязі вирішено проблему копіювання документів, а це б дозволило вилучати цінні видання з активного використання, зберегти їх від пошкоджень, замінивши копіями.
Повільно просувається робота по створенню страхових фондів, особливо зібрань першої категорії (рукописів, рідкісних книг, академічних видань тощо) шляхом виготовлення мікрофіш і мікрофільмів. Гальмує цю справу відсутність належної техніко-економічної бази, яка б забезпечила дотримання санітарно-технічних норм зберігання документів, побудову спеціальних приміщень, їх оснащення, наявність спеціально підготовлених фахівців.
Доцільно нагадати, що за роки тоталітарного режиму було знищено чимало цінних видань, віддано забуттю сотні імен українських письменників, істориків, філософів, політиків. Під час Великої Вітчизняної війни знищено дві третини фондів бібліотек України.
Питання збереження фондів недостатньо розроблене як у юридичному, так і в інструктивно-нормативнаму аспектах. Діючі інструкції ніколи по враховували пі специфіки великих книгосховищ з розгалуженою структурою фондів, ні умов роботи ЦБС. Настав час переглянути та розробити нові документи.
Отже проблема збереження книжкових та архівних фондів комплексна і багатоаспектна. Вона охоплює майже всі напрями бібліотечної діяльності і вирішувати її треба як найшвидше.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1. Балоусова Г. Діяльність повернення Україні її рукописно-книжкової спадщини з російських бібліотек // Бібліотечна планета. – 2003. - № 3. – С. 10-12.
2. Бібліотечка і читач на порозі XXIсторіччя. – К., 1998.
3. Воронько К.Л. Бібліотечні фонди. – М., 1990.
4. Грінченко Б., Драгоманов М. Діалоги про українську національну справу. – К., 1994.
5. Колекції пам’яток писання та друку у бібліотечних фондах України: проблеми формування, збереження, розкриття. – Харків, 2003.
6. Короткий термінологічний словник із бібліотекознавства та соціальної інформатики. – К., 1998.
7. Кулешів С.Г. Документальні джерела наукової інформації: поняття, типологія, історія типологічної схеми. – К., 1995.
8. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. – К., 2003.
9. Мацюк О.Я. Історія українського паперу. – К., 1994.
10. Матяш И. 10-летие Союза архивистов Украины // Весник архивиста. – 2000. - №3-4. – С. 271-275.
11. Нариси історії архівної справи в Україні / За ред. І.Б. Матяш. – К., 2002.
12. Наукові праці Національної бібліотеки України ім. В.І. Вернадського. Вип.11. – К., 2003.
13. Обеспечение сохранности фонда УНБ. – М., 1988.
14. Сохань П. Українська археографія та джерелознавство: здобутки, проблеми, перспективи // Пам’ять століть. – 2001. - № 2. – С. 13-14.
15. Україна в міжнародно-правових відносинах. В 2-х кн.. Кн.. 2. – К., 1997.
16. Фонди наукової бібліотеки: стан та перспективи. – Харків, 1993.
Додаток № 1.
Таблиця 1. Подібність галузей архівної та бібліотечної діяльності
| Галузь | Функції | Предмет зберігання | Технології |
| Архіви | Збирання, зберігання, організація користування | Документ | Відбір, комплектування, облік, забезпечення умов зберігання, створення пошукових систем, організація користування |
| Бібліотеки | Збирання, зберігання, організація користування | Документ | Відбір, комплектування, облік, забезпечення умов зберігання, створення пошукових систем, організація користування |
Додаток № 2.
Таблиця 2. Відмінності (особливості) галузей
| Галузь | Характер інформації | Вад документів | Завдання галузі | Користувачі |
| Архіви | Ретроспективна | Не тиражовані, не призначені для широкого користування | Організація зберігання і використання первинних документів | Дослідники з усіх галузей науки, економіки, культури |
| Бібліотеки | Різна | Опубліковані, тиражовані | Організація зберігання і використання первинних документів | Фахівці (науковці) усіх галузей науки, економіки, культури, масовий читач |