Одночасно з фіксацією в картотеці номера читацького формуляра на самому формулярі проставляється умовна позначка, яка показує, що читач зареєстрований в картотеці спостережень, користується бібліографічними посібниками і з ним треба вести в цьому напрямку відповідну роботу.
На контрольних картках з номерами читацьких формулярів проставляються також назви посібників: це полегшує аналіз даних картотеки при перегрупуванні карток.
Картотека читання розкриває другий бік РБО – реакцію читачів на заходи бібліотеки з пропаганди книги і бібліографічних знань. Для таких спостережень формується однорідна група читачів (наприклад, молодь, інтелігенція), до якої входять читачі різної активності: ті, які користуються бібліографічними посібниками й мають навички систематичного читання, й ті, що не цікавляться бібліографією. При цьому в кількісному відношенні група має бути достатньо репрезентативною, тобто з належною повнотою представляти реальний склад (співвідношення) тієї категорії читачів, що вивчається в цей момент.
На роздільниках картотеки читання фіксуються основні відомості про читача, включаючи дані про його фах, навчання, характер виробничої та громадської роботи, а на картках за роздільниками – спостереження й висновки бібліотекаря про зміст, обсяг, характер та активність читання. Сюди ж заносяться матеріали бесід з читачами про книги, відгуки читачів на проведені бібліотекою бібліографічні заходи, відомості, що стосуються використання читачами джерел бібліографічної інформації.
Дані обох картотек щоквартально і в кінці звітного року узагальнюються і зіставляються за окремо розробленою програмою, яка дозволяє з'ясувати залежність змісту читання від різних об'єктивних і суб'єктивних факторів і з достатньою повнотою виявити й оцінити ефективність РБО. Крім того, певне число читачів, достатнє для переконливості висновків, письмово та усно опитується. Питання для анкет і інтерв'ю формулюються однаково.
При аналізі РБО користуються також загальноприйнятими в бібліотечній справі показниками роботи – такими, як читаність і оборотність бібліографічних посібників, ступінь доведення бібліографічних видань до читачів. Проте на основі цих показників ще не можна впевнено говорити про високий чи низький рівень РБО. Критеріями ефективності РБО є зміст, характер і якість читання, формування у читачів бібліографічної культури.
Вивчати ефективність РБО допомагає також систематична картотека рекомендаційних посібників, на картках якої (на їх зворотному боці) обліковується використання кожного посібника. В чотирьох графах фіксуються такі відомості: дата, номер читацького формуляра; професія читача, який взяв покажчик чи скористався ним в бібліотеці (робітник, студент, пропагандист і т. ін.); мета використання (виробниче завдання, особистий інтерес і т. ін.). Для забезпечення ефективності РБО працівники масових бібліотек складають плани роботи з окремими посібниками, виготовляють бланки «Хочу прочитати книги» для оформлення читачами своїх замовлень на літературу під час знайомства з тим чи іншим рекомендаційним посібником. На бланку проставляються: номер читацького квитка, прізвище читача, назва посібника, на основі якого відібрана література для замовлення, бібліографічні описи вибраних книг. Бланк-замовлення вклеюється в читацький формуляр.
Одним із важливих розділів організаційно-методичної роботи масових бібліотек є вивчення можливостей оптимального використання бібліографічних посібників у керівництві читанням в умовах конкретної бібліотеки. В цьому відношенні випробуваним способом стали дні суцільного обліку читацьких запитів. Один або два рази на місяць, у визначені дні, в бібліотеці проводиться реєстрація всіх без винятку запитів, з якими читачі звернулися до бібліотекарів. Це дозволяє встановити, що цікавить читачів взагалі, як розподіляються інтереси між окремими категоріями й групами читачів, які тематичні та інші запити не забезпечені (і якою мірою) довідково-бібліографічними виданнями, а відтак і вжити заходів щодо покращення РБО. Зокрема, детальніше й точніше диференціювати читацькі групи, визначити екземплярність необхідних посібників, внести корективи в плани бібліотечно-бібліографічної пропаганди, покращити ДБА абонементу й читального залу, відмовитися від малоефективних форм роботи і проаналізувати ті, що приносять успіх.
Для обліку використовується така форма: номер читацького формуляра чи квитка; від кого надійшов запит; характер запиту; мета запиту; джерело довідки; причина відмови.
Кожна з цих граф, за винятком першої, може бути диференційована залежно від того, які дані треба зібрати. Наприклад, в графі «Від кого надійшов запит» можна виділити рубрики: «молодь», «інтелігенція», «інші»; в графі «Характер запиту» – «конкретний», «тематичний», «невизначений»; в графі «Мета запиту» – «особистий інтерес», «виробниче завдання»; в графі «Джерело довідки» – «книжковий фонд», «рекомендаційний посібник», «каталоги, картотеки»; в графі «Причини відмови» – «нема книги в фонді», «тема не відбита в каталогах і картотеках». Дані суцільного обліку узагальнюються шляхом розробки комбінованих таблиць.
Для проведення суцільного обліку запитів необхідна методична підготовка бібліотекарів, яка, поряд із-засвоєнням техніки обліку, передбачає вивчення бібліографічних посібників та ДБА, аналіз перших результатів цієї роботи, обмін досвідом.
2.1 Довідково-бібліографічне обслуговування читачів
Довідково-бібліографічне обслуговування провадиться в режимі «запит-відповідь».
Запит на: бібліографічну або фактографічну інформацію надходить до бібліотеки в усній або письмовій формі. Усною або письмовою може бути також відповідь на запит.
Відповіді бувають трьох видів: відповідь-довідка, від-повідь-консультація, відповідь-відмова. Зрозуміло, бібліотеки борються за те, щоб відмовлень у довідково-бібліографічній роботі було якомога менше, а то й зовсім не було. Цей «показник» свідчить здебільшого про певні недоліки в організації ДБО, і одним із обов'язків інформаційно-бібліографічних відділів центральних масових бібліотек є якраз вивчення характеру і причин бібліографічних відмовлень.
Довідки бувають бібліографічні, фактографічні, методико-консультативні. Суть бібліографічної довідки полягає в доборі літератури з питання, що надійшло від читача в формі тематичного запиту, а також у знаходженні за допомогою ДБА окремих бібліотечно-бібліографічних відомостей про твори друку. Відповідно з цим відрізняють три види бібліографічних довідок: тематичні, адресно-бібліографічні, довідки на уточнення або відновлення елементів бібліографічного опису.
Тематична довідка – це результат бібліографічного добору літератури, що відповідає суті й темі запиту читача. Адресно-бібліографічна довідка пов'язана з встановленням наявності чи місцезнаходження (або наявності і місцезнаходження) певних творів друку в фондах цієї бібліотеки або інших бібліотек регіону. Суть довідки на уточнення або відновлення відсутніх елементів бібліографічного запису розкривається її назвою.
В основі всіх бібліографічних довідок лежить пошук бібліографічної інформації, зафіксованої в каталогах, картотеках та покажчиках літератури.
Фактографічна довідка – це стисла літературно-текстова або усно-словесна інформація, що стосується явищ і фактів реальної (сучасної або історичної) дійсності, конкретних даних з різних галузей знань і практичної діяльності, термінології тощо. Назва її походить від слова «фактографія», що означає описання фактів без будь-якого аналізу, узагальнення і тлумачення. Фактографічна довідка пов'язана з розшуком відомостей по суті фактографічного запиту читача в друкованих літературних джерелах, насамперед в довідниках і словниках.
Методико-консультативними довідками називаються усні поради й консультації з бібліографічних питань (в тому числі – з питань пошуку фактографічного матеріалу) у відповідь на конкретні запити читачів в процесі бібліотечно-бібліографічного обслуговування. Консультації, що провадяться без запитів, в плановому порядку, є одна із форм пропаганди бібліотечно-бібліографічних знань.
Кожний тип довідок вимагає додержання певної методики і послідовності при їх виконанні. Так, робота над бібліографічними довідками починається з прийняття запиту, тобто бесіди з читачем, в ході якої формулюється пошукове замовлення. Бібліограф уточнює тему і характер запиту, його походження, цільове призначення довідки, характер і обсяг інформації, потрібної читачеві, дізнається, до яких джерел читач уже звертався тощо. Особливо уважно вивчається тематичний запит, виконання якого вимагає нерідко тривалих і складних пошуків. Пошукове замовлення доцільно оформляти в спеціальних бланках (див. форму 1).
Форма 1
Бланк запиту на виконання тематичної довідки
Запит №....... Дата надходження ……….. Термін виконання