Номер читацького квитка (або назва установи, її адреса, телефон)
Зміст запиту
Мета запиту
Характер літератури
Види видань
Мова публікацій
Хронологічні рамки добору
Повнота добору
Бібліографічні джерела, до яких читач уже звертався
Література, уже відома читачеві
Бібліотеки, до яких читач уже звертався
Відповідь бібліографа
1. Складено список (назва списку, його характеристика)
Кількість творів друку (цифра)
Використано джерела:
а) каталоги, картотеки (назви)
б) бібліографічні покажчики (назви)
в) періодичні видання (назви)
г) інші джерела (назви)
Список направляється в фонд виконаних довідок (так, ні)
2. Література з теми запиту не знайдена (причина)
3. Запит переадресовано (куди)
Дата виконання
Бібліограф-виконавець (підпис)
Зав. відділом (або редактор) (підпис)
Одночасно з'ясовується й другий бік питання: яка бібліографічна обізнаність читача? Можливо, читач не стільки потребує безпосередньої допомоги, скільки консультації-підказу. Іншими словами, бібліограф не лише уточнює тему, а й визначає форму реалізації читацького запиту. Якщо треба, читач переключається в режим довідково-бібліографічного самообслуговування. Завдяки цьому створюються можливості для реального впливу бібліотеки на формування бібліографічної культури читачів, підвищується якість бібліографічного обслуговування в цілому.
Наступний етап – визначення кола довідково-бібліографічних джерел, що підлягають обстеженню. Добір джерел диктується типом і характером пошукового замовлення. Так, бібліографічні довідки виконуються переважно за допомогою каталогів, картотек і покажчиків літератури, фактографічні – за допомогою довідкових видань. Для виконання довідок на уточнення або відновлення відсутніх елементів бібліографічного опису звертаються до алфавітного каталогу; відомості про місцезнаходження творів друку дають зведені і звичайні алфавітні, систематичні та краєзнавчі каталоги і картотеки.
При визначенні кола джерел намічається також оптимальний шлях пошуку інформації – такий, що забезпечує оперативність виконання довідки і повноту обстеження джерел.
Третій етап – здійснення самого пошуку. Він провадиться у заздалегідь визначеній послідовності й опирається, з одного боку, на вимоги пошукового замовлення і, з другого – на дані бібліографічних записів. Збіг замовлення з даними записів розглядається як підстава для фіксації виявленого матеріалу, який потім може стати відповіддю на запит. Бібліограф не повинен задовольнятися першим вдалим підходом, особливо, коли тема довідки допускає певні варіанти відповіді; його обов'язок перевірити результати пошуку ще раз, звернувшись до інших, додаткових, джерел.
Останній етап – оформлення й видача довідки. Письмові довідки, з теми яких можуть бути повторні запити, друкуються в двох примірниках, один з яких залишається в бібліотечному фонді виконаних довідок.
Велике значення має сама організація ДБО. Як уже зазначалося, в центральній бібліотеці створюється спеціальний довідковий пункт – місце, де знаходиться стіл чергового бібліографа-консультанта. Останній приймає запити від читачів (по телефону чи безпосередньо, в письмовій або в усній формі) і організує їх виконання, залучаючи до цієї роботи бібліотечних працівників різних відділів. Більшість довідок виконується негайно, в присутності читача. Лише для довідок, що вимагають тривалого пошуку, назначаються довші строки – 2-3 дні. При цьому в першу чергу виконуються запити партійно-радянських органів, а також ті, що мають безпосереднє відношення до виробничої діяльності колективів.
Особливості виконання довідок різних типів
Методика виконання тематичної довідки має багато спільного з підготовкою рекомендаційного списку. Як і список, довідка виконується за певною робочою програмою.
Для тематичної довідки «робоча програма» складається на основі бесіди з читачем. Тому прийняття тематичного запиту з належною пунктуальністю не формальний акт, а принципова передумова якісного виконання довідки.
Приступаючи до бібліографічного пошуку, бібліотекар передусім з'ясовує за каталогом довідково-бібліографічних видань, чи немає уже готових бібліографічних матеріалів з теми запиту. При відсутності їх, а також коли наявні посібники не містять потрібної інформації, довідка виконується за наявними в бібліотеці бібліографічними джерелами. Якщо ж пошуки ні до чого не привели, довідка пересилається до іншої бібліотеки, вищої за інстанцією.
У першу чергу переглядаються систематичні покажчики. При доборі літератури бібліотекар зіставляє тему, читацьке й цільове призначення виявлених книг і статей з пошуковим замовленням, звертає увагу на ідейну; наукову та практичну цінність літератури. В цьому йому допомагають попереднє вивчення теми, а також знайомство з рецензіями, оглядовими статтями з теми, консультації фахівців. З кількох видань (публікацій), рівнозначних за змістом, цільовим та читацьким призначенням, відбираються найновіші, багатотиражні й ті, що вийшли в центральних видавництвах.
До письмових тематичних довідок включаються також бібліографічні посібники з теми.
На відібрані матеріали пишуться бібліографічні картки, які групуються в певній послідовності. Для великого зібрання бібліографічного матеріалу (карток) вживається логічне групування (за основними питаннями теми) або систематичне, якщо відібрані матеріали належать до однієї й тієї ж галузі знань. В останньому випадку за основу групування береться систематизація матеріалу в тематично споріднених бібліографічних посібниках, навчальних програмах, монографіях.
Література з історичної тематики розташовується здебільшого в хронології тих подій, яким вона присвячена; твори письменників та вчених – в хронології їх публікацій.
Нерідко вживається також розташування за ступенем значимості матеріалу (для невеликих довідок), за мовною ознакою, за жанрами літературних творів, за типами видань. Алфавітне розташування допускається як виняток для невеликих довідок з наукових, виробничих та інших проблем, недостатньо розкритих у літературі. Твори основоположників марксизму-ленінізму, керівні матеріали партії та уряду завжди виносяться на перший план і розташовуються в хронологічній послідовності.
На заключному етапі довідка оформляється у вигляді бібліографічного списку. Структурно список відтворює всі особливості довідки-картотеки. До списку та його окремих розділів (якщо література систематизована) даються заголовки. У підзаголовку зазначається характер списку (короткий, рекомендаційний чи просто – «література, що є в бібліотеці»), принципи добору (за які роки включена література, з якою повнотою, на яких мовах), кому адресується список (наприклад, лектору-міжнароднику, бригадиру -овочеводу, слухачеві народного університету). Поряд з бібліографічними описами проставляються шифр видання і сигли тієї бібліотеки, яка має цей твір; у кінці списку наводяться відомості про бібліографічні джерела, використані складачем довідки, зазначається дата виконання і прізвище складача.
За методикою виконання адресно-бібліографічні довідки найпростіші. Переглядаючи картки алфавітного каталогу, можна встановити наявність і місцезнаходження тих чи інших видань у фондах ЦБС, виписати шифр видання і сигли бібліотеки. Тому ці довідки виконуються, як правило, самими читачами. Коли ж читач зустрічається з труднощами, на допомогу приходить бібліотекар. Передусім він уточнює дані про книгу: прізвище та ініціали автора, назву, місце і рік видання, тип видання. Якщо в цих даних допущена помилка і її не вдається відразу виправити (або якщо видання, потрібне читачеві, не відбито в каталогах), виконується довідка на уточнення бібліографічних даних.
Початком роботи над довідкою цього Виконання довідок виду є розмова з читачем (прийняття запиту). Бібліограф цікавиться передусім бібліографічного тими «відправними» даними (пошуковими ознаками), які відомі читачеві і якими можна користуватися для контрольного бібліографічного пошуку. Такими даними можуть бути практично всі елементи бібліографічного опису (за винятком відомостей із зони кількісної характеристики), а також додаткові відомості про автора (роки життя, фах, галузь діяльності), назви його творів, зміст і особливості видання (назва видавництва, серія, мова, читацьке й цільове призначення тощо).
Кожна деталь опиту, проведеного бібліографом, уточнює (звужує) коло джерел, що підлягають обстеженню, і визначає шляхи бібліографічного пошуку. Так, знаючи серію видання, можна відшукати саме видання і всі дані про нього за допомогою «Указателя серийннх изданий» до «Книжной летописи». За назвою твору, яка підказує галузь знання, до якої відноситься твір, можна відшукати автора твору, звернувшись для цього до систематичного каталогу або галузевих бібліографічних посібників. Твір про певну особу можна відшукати за картотекою «Персонали» та за бібліографічними словниками. Рік видання і назва видавництва вимагають перегляду тематичних планів видавництв.
З усіх даних, що сповістив читач, бібліограф вибирає найхарактерніші, ймовірні і почергово перевіряє їх, звертаючись до відповідних частин ДБА, до окремих довідкових та інформаційно-бібліографічних видань, а інколи безпосередньо до книжкового фонду. При цьому спочатку обстежуються джерела, які прямо відповідають на питання. В ході обстеження бібліограф не тільки відкидає неправильні дані, неправильні варіанти пошуку, а й виявляє нові, додаткові дані, за якими можна провести контрольну перевірку, продовжуючи пошук у іншому напрямку.
Виконана довідка на уточнення становить повний опис твору друку із зазначенням джерела, в якому знайдена відповідь. Якщо відповідь не вдалося знайти, зазначаються переглянуті джерела. В такому вигляді довідка передається читачеві.