Створення ЕК передбачає певні труднощі. І перш за все тому, що при внесенні кожного документа потрібно розкрити його зміст шляхом формування тематичної рубрики. В зв'язку з цим я би хотіла зупинитись більш детально на роботі з тематичним каталогом, або з предметним рубрикатором, як його часто називають, який є складовою частиною ЕК.
Електронний варіант тематичного каталогу відкрив необмежені можливості для розкриття змісту документів, які є в фонді бібліотеки. Він допомагає задовольняти найвимогливіші запити читачів. Та велика проблема – створення такого рубрикатора. Єдиного рецепту для створення тематичного каталогу немає і, напевно, не може бути. Можливі лише загальні рекомендації, а кожна бібліотека, враховуючи свою специфіку, створює свій тематичний каталог.
Формулювання і формування тематичних рубрик – дуже складний процес. Принцип, покладений в основу тематичного каталогу, – синтез систематизації, предметизації і логіки. Наповнення відбувається за допомогою створення нових тематичних рубрик, до появи яких спонукає наявність тієї, чи іншої інформації у виданнях. При формуванні стилю рубрик враховуються запити читачів, які вже були, і програмуються ті, які можуть бути в майбутньому. Рубрикатор охоплює всі галузі знань, з яких у фонді бібліотеки є документи і основні рубрики. Групування тематичних рубрик, у межах конкретної галузі має багатоступеневий рівень – від загального до більш детального. Ступінь деталізації рубрик з профільних для університету галузей більш розширена, ніж для непрофільних. Рубрики постійно редагуються: змінюються у відповідності до запитів читачів. Кількість рубрик, які визначаються при внесенні документа, залежить від кількості інформації, що містить документ. Мета – максимально розкрити зміст документа, для того, щоб швидко і якісно задовольнити потреби наших читачів.
Мова тематичних рубрик – українська. В деяких випадках – англійська, якщо термін не має офіційного перекладу українською мовою. Деякі рубрики формуються мовою оригіналу та у загальновживаному перекладі українською і російською мовами. Часто ми зустрічаємось з випадками, коли терміни мають різні переклади з іноземної мови, особливо це стосується прізвищ. Хочу звернути увагу, що при формуванні рубрик, слід використовувати принцип синонімічності окремих назв. Цим самим розширюємо варіанти пошуку.
Цікава рубрика тематичного каталогу «Персоналії». Тут зібрані документи про відомих діячів науки, освіти, культури. Принцип розташування рубрик в цій базі даних – алфавітний. Довідкова література знаходить відображення в тематичному каталозі під рубриками «Енциклопедії», «Словники». Відкриваючи ці рубрики, ми можемо знайти інформацію про довідкову літературу з різних галузей.
Процес створення тематичного каталогу ніколи не вичерпає себе, тому що завжди будуть виникати нові поняття, ускладнюватись запити наших читачів. З часом наш тематичний каталог стане більш досконалим.
Наступним напрямком по наповненню ЕК є ретроспективне введення фондів. При виборі методики проведення ретроконверсії слід зупинились на методі набору інформації безпосередньо з документів, що відкриває нам такі можливості:
- здійснювати бібліографічний опис документів згідно ГОСТУ, який діє на сьогоднішній день;
- правильно визначати предметні рубрики;
- виявляти помилки в систематизації;
- вказати адресу місце находження кожного примірника.
Основна мета при цьому є усунення помилок при систематизації в попередні роки. Успіх роботи значною мірою залежить від контролю за обсягом та якістю роботи. Контроль раніше здійснювався щотижня, а зараз – щомісяця. Періодично підсумки обговорюються на методнарадах.
Впровадження інформаційних технологій в роботу бібліотеки суттєво змінило процес обробки документів. При переході від ручної до автоматизованої технології деякі процеси обробки документів лишились без змін. Такі, наприклад, як технічна обробка документів, передача їх до відділу книго збереження та відділів обслуговування, робота з картковими каталогами. Але деякі операції доповнились або ускладнились. Такі, наприклад, що пов’язані з лінгвістичним забезпеченням документів (формування тематичної рубрики). Ці операції вимагають від працівників додаткових інтелектуальних затрат, що в свою чергу, збільшує працезатрати. Крім того, електронний каталог вимагає постійного редагування, внесення змін, які відбуваються в книжковому фонді, що вимагає також додаткового робочого часу. Спрощено процес перевірки на дублетність: електронний каталог дає відповідь про наявність документа у фонді бібліотеки. Електронний варіант алфавітно-предметного покажчика (АПП) допомагає нам під час систематизації. Комп’ютеризація відділу дала змогу спростити процес друку каталожних карток, книжкових формулярів.
При переході до автоматизованої технології, кожний систематизатор повинен бути універсалом. Тобто: документ потрібно за систематизувати, внести бібліографічні дані в ЕК, розкрити тематику документа, здійснити друк каталожних карток, книжкових формулярів. В зв’язку з цим зростає роль бібліотекаря. Працівник повинен вміти працювати на комп’ютері, досконало знати систему, по якій індексується документ, вміти грамотно розкрити зміст кожного документу. Кожний систематизатор повинен постійно вдосконалювати свою майстерність, працювати над розширенням свого світогляду.
Застосування новітніх технологій вимагає від нас бути в постійному пошуку, удосконалювати всі свої процеси. Але поки що автоматизовані технології ще не витіснили традиційні. І тому наявність карткових каталогів вимагає друк карток, розстановку їх та редагування каталогів. Традиційна видача документів потребує друку книжкових формулярів. Поєднання цих видів робіт займає багато часу. А в майбутньому достатня кількість електронної техніки, оптимальна кількість співробітників і постійне вдосконалення їх майстерності, консервація карткових каталогів суттєво вплинуть на якість обробки документів і скоротять працезатрати.
Сьогодні особливо актуальною стає проблема переведення текстів документів, зокрема і в повному обсязі, в інформаційно-машинну форму.
Для бібліотеки це досить новий напрямок, який ще остаточно не сформований ні організаційно, ні технологічно. Створюючи систему формування повнотекстового електронного ресурсу, слід зосередитися на двох моментах: збирання і створення електронних повнотекстових документів, а також їх розміщення в локальній мережі та організація доступу до них користувачів через уніфікований інтерфейс.
Організація поповнення фонду електронними документами, як складової частини документно-інформаційного ресурсу бібліотеки, має певні відмінності, які стосуються технології оцифровування документів, їх систематизації та ін. Відзначу, що в останні два роки, враховуючи збільшення вдвічі асигнувань на комплектування та беручи до уваги необхідність задоволення нових інформаційних потреб сучасних користувачів за рахунок переваг нового електронного інформаційно-комунікаційного середовища, ми постійно розширюємо замовлення та репертуар електронних повнотекстових документів (до 100 назв на рік).
Головним завданням тут є оптимізація документів для розміщення їх в мережі і забезпечення внутрішнім дружнім інтерфейсом. Особливо це стосується об’ємних документів, наприклад: баз нормативно-законодавчих актів тощо. Оскільки йдеться про внутрішню навігацію між частинами документу та необхідністю передачі через мережу великих обсягів інформації.
На сучасному етапі значно складнішим, проблематичним і відповідальнішим є створення повнотекстового електронного ресурсу, як невід’ємної частини загального процесу формування загально бібліотечного фонду та адаптації його до нових інформаційних умов.
Технологія формування та використання повнотекстових ресурсів передбачає два основних процеси: створення повнотекстових документів та організація механізму пошуку і доступу користувачів до цих документів.
Вибираючи документи для включення до складу електронних повнотекстових ресурсів ми намагаємося, в основному, використовувати одиничні і низько тиражні документи, малодоступні з інших джерел, видання, які підлягають довгостроковому зберіганню та мають особливу цінність для Запорізького регіону, матеріали, що користуються підвищеним попитом у читачів, але доступ до них лімітований, через обмежену кількість, матеріали, що перебувають у поганому фізичному стані.
Процес створення електронних документів значною мірою залежить від типу, обсягу і якості джерел вихідних документів, які первісно лежать в основі створюваних повнотекстових ресурсів. Документи, які організуються спеціалістами в електронні, об’єднуються за різними ознаками, зокрема такими, як тематична спрямованість, єдине джерело публікації, періодичність надходження тощо.