Бібліографічний опис має бути точним, чітким, повним і водночас лаконічним, доступним для швидкого огляду. Тому особливого значення надається уніфікації бібліографічного описання, тобто приведенню описів до єдиної форми. Уніфікація описання створює можливості для впровадження в бібліотечно-бібліографічні процеси електронно-обчислювальної техніки.
Вимоги щодо уніфікації описання фіксуються у спеціальних інструкціях і стандартах.
Бібліографічне описання здійснюється за принципом de visu, як правило, мовою тексту видання, що описується. Лише в окремих випадках, зумовлених особливостями бібліографічних посібників (наприклад, у виданнях книжкових палат), допускається описання іншомовних видань російською мовою або мовою тієї республіки, на території якої знаходиться установа, що займається бібліографуванням. У практиці масових бібліотек, які не займаються публікацією бібліографічних матеріалів, допускається запозичення готових описів із авторитетних бібліографічних джерел без перевірки de visu.
Основним джерелом відомостей для бібліографічного описання є самі твори друку – їхні титульні сторінки, обкладинки, випускні дані тощо. Відомості, взяті не з титульних сторінок, беруться в квадратні дужки – [ ]. Елементи опису подаються у загальноприйнятій для всіх описів логічній послідовності, яку не можна порушувати; кожен елемент наводиться з присвоєним йому розділовим знаком, який проставляється перед елементом (див. «Аналітичну схему»).
Опис книги, наведений у «Аналітичній схемі», у бібліографічному посібнику матиме такий вигляд:
Бойко О.П., Кубрак С.Я. Книга і культура =The book and culture: Від папірусного сувою до мікрофіші: Нариси з історії писемності і книги / Центр, наук; Передмова Л.М. Хмари; За ред. В.Д. Костенка; Худож. Ф.А. Масловатий. – 2-ге вид., доп. Р.І. Михайловим,— Львів : Вища школа, Вид-во при Львів, ун-ті, 1993.—388 с., іл.; 24 см + дод. (15 с.; 24 см).— (Книга на службі миру і прогресу; Вип. 9).— Бібліогр. : с. 377—383. Покажч. імен: с. 384—386.— ІСБН В опр.: 15 грн. 8000 пр.
На відміну від каталогізаційного опису, опис у бібліографічних покажчиках не має абзаців (опріч початкового і абзацу для специфікації), а також інтервалів між зонами і елементами, – всі елементи опису подаються у вигляді суцільного тексту. Переважна більшість елементів опису пишеться з великої букви. Допускається скорочення слів згідно з правилами, визначеними у спеціальних стандартах (за винятком слів, що становлять заголовок опису).
Є ще кілька правил, що стосуються описання книг:
1) основна назва твору в описі повинна відповідати назві, що стоїть на титульній сторінці;
2) при наявності на титулі двох і більше назв окремих творів, включених до видання, і при відсутності загальної назви для книги у описі повторюються назви всіх творів у тій же послідовності, що й на титульній сторінці;
3) порядкові номери видань зазначаються арабськими цифрами, наприклад, «2-е вид.»;
4) назви місць видань пишуться повністю, у називному відмінку.
При наявності на титулі книги двох місць видання у описі зазначаються обидва; при відсутності таких відомостей взагалі – проставляються слова: «Б. м.» (Без місця). Назви видавництв, як правило, пишуться у скороченій формі. Якщо видавництво не зазначено, проставляються слова: «Б. в.» (Без видавництва). Відсутність року видання позначається словами: «Б. р.» (Без року). Слова «Б. м.», «Б. в.», «Б. р.» не беруться в тексті опису ні в лапки, ні в квадратні дужки. Назви видавництв не перекладаються.
Якщо в книзі є аркуші ілюстраційного матеріалу, що не ввійшли до загальної пагінації, їх зазначають в зоні кількісної характеристики слідом за відомостями про пагінацію і ілюстрації.
У заголовку опису ім'я автора пишеться з інверсією, тобто спочатку проставляється прізвище, потім ініціали. В усіх інших випадках імена автора, редактора, художника та інших осіб пишуться у загальноприйнятій для книжкових титулів послідовності: спочатку ініціали, потім прізвище. У тих випадках, коли у заголовку опису замість ініціалів подається повне ім'я автора, ім'я відокремлюється від прізвища комою, що показує на вжиту тут інверсію.
Непорушним правилом професійного оформлення бібліографічних записів є додержання рекомендацій державного стандарту. Не можна нехтувати не тільки жодним елементом опису, а й жодним розділовим знаком.
У масових бібліотеках книги описуються найчастіше під прізвищами індивідуальних авторів, під колективним автором і під назвою твору.
Правила передбачають різні варіанти оформлення описів під прізвищами авторів. Так, твори, що належать одному або двом авторам, описуються тільки під прізвищами цих авторів. Твори трьох авторів можуть описуватися під прізвищами всіх трьох авторів або під прізвищем одного автора, зазначеного у виданні першим, з додатком слів «та ін.». Твори чотирьох і більше авторів описуються під назвою, а прізвища авторів розміщуються у зоні відомостей про авторство – відразу за навкісною рискою, але не більше трьох. Після третього прізвища проставляються слова «та ін.».
Описи видань під колективним автором використовуються здебільшого у каталогах та картотеках; у бібліографічних виданнях вони зустрічаються рідко (виняток становлять «літописи» книжкових палат). У заголовку таких описів наводиться офіційна назва колективу (установи або організації) в називному відмінку, нерідко із зазначенням країни. Книги кількох колективних авторів описуються під назвою одного колективу, зазначеного на титульній сторінці першим. Всі останні елементи тексту опису розташовуються за правилами описання під індивідуальним автором.
Свої особливості має описання багатотомного видання. До всього видання застосовується зведений опис, що складається із загальної частини і специфікації. Якщо описується не все видання, а окремий том, який має конкретну назву, застосовується спосіб описання під індивідуальним автором; відомості про видання в цілому в таких випадках виконують роль серії й беруться в дужки. Наприклад:
Паустовский К. Повесть о жизни: [Время больших ожиданий; Бросок на юг; Книга скитаний].– М. : Худож. лит., 1990.— 574 с,— (Собр. соч.; Т. 5).
Вживається також варіант скороченого опису багатотомного видання, в якому нема специфікації, а саме видання характеризується в цілому, без розкриття особливостей кожного тому. В зоні кількісної характеристики в цьому описі зазначаються лише номери першого й останнього томів.
Об'єктом аналітичного описання є твори надруковані в збірниках або серіальних виданнях. Аналітичний опис складається з двох частин:
1) відомостей про твір, що описується,
2) відомостей про видання.
В якому твір, що описується, надруковано. Ці частини відокремлюються крапкою і тире (.–), при цьому друга частина починається словами: «В кн.». Наприклад:
Стельмах М. Наша любов і святиня.– В кн.: Шевченко, Тарас. Кобзар. К., 1989, с. 3—8.
В аналітичних описах розбивка тексту опису на зони за допомогою крапки і тире не вживається. Крім того, опускається назва видавництва; в зоні кількісної характеристики зазначаються не кількість сторінок, у виданні, а сторінки, на яких надруковано твір, що описується. При описанні публікацій, що входять до авторських Зібрань творів, прізвище автора в другій частині опису не повторюється; опускаються також слова «В кн.:», а назви видань пишуться скорочено. Наприклад:
Мирний, Панас. Лихо давне й сьогочасне. – Твори : В 3-х т. К., 1986, т. 1, с. 356—405.
Астафьев В. Пастух и пастушка: Современная пастораль.– Собр. соч.: В 4-х т. М., 1979, т. 1, с. 299—438.
Винятком з цього правила є описання публікації в зібраннях творів, що належить іншому авторові (вступна стаття, післямова тощо). Наприклад:
Колесник П.Й. Великий художник-реаліст.– В кн.: Мирний, Панас. Твори : В 3-х т. К., 1976, т. 1, с. 5—24.
Описання творів (статей), опублікованих у журналах та газетах, здійснюється за такою схемою: в першій частині опису зазначаються прізвище автора і назва статті (або тільки назва статті, якщо немає автора), в другій – назва журналу або газети. Після назви журналу, яка може бути записана скорочено, проставляються рік видання і номер журналу та сторінки, на яких опублікована стаття, а після назви газети – рік видання, число і місяць. Якщо в газеті більше шести сторінок, зазначаються також сторінки. Наприклад:
Беспалова 9. К. Библиография как деятельность. – Сов. библиогр., 1990, № 6, с. 10—18.
Описання частин твору, яке є різновидністю аналітичного описання, включає:
1) скорочений опис твору в цілому,
2) опис частини твору, який подається з нового рядка.
Якщо треба описати сторінку тексту, яка не має назви, то назва формулюється бібліографом відповідно до змісту сторінки, що описується, й проставляється в другій частині після зазначення-скороченого слова «Сторінка» і пагінації. Наприклад:
Мавричева К.Г. Н.А. Рубакин — М.: Книга, 1992. С. 95 : Літературознавець В.Я. Кирпотін про М. О. Рубакіна.
За таким же способом описуються рецензії і реферати: їх описи приєднуються до скорочених описів творів, про які йдеться в рецензії або рефераті (після відповідної примітки: «Рец.:» або «Реф.»).
У тому випадку, коли рецензія описується як самостійний твір (за способом описання статей із журналів і газет), її опис доповнюється основними відомостями про твір, на який вона складена. Ці відомості, взяті в квадратні дужки, подаються слідом за назвою рецензії (або за прізвищем рецензента, якщо рецензія не має назви) з відповідною поміткою: «Рец. на кн.:», «Рец. на повість:», «Рец. на ст.:». Наприклад:
Мороз Л. Життя — горіння. [Рец. на кн.: Плачинда С. Олександр Довженко. К., 1980] —Дніпро, 1991, № 10, с. 143—147.
В тих випадках, коли елементи опису недостатньо розкривають зміст та особливості того чи іншого видання, опис супроводжується анотацією або рефератом, які подаються після бібліографічного опису з абзацу.