Язык и деловое общение (стр. 24 из 59)
Подобные предложения легко рубрицируются, т.е. членятся на составные части, графически отделенные одна от другой. Например:
Охрана освобождается от ответственности, если установлено:
что охрана была лишена возможности вскрыть и осмотреть помещение для выяснения причин срабатывания сигнализации;
что посторонние лица задержаны охраной при совершении кражи;
что охрана невиновна.
Следует заметить, что рубрикация сложного предложения в тексте может осуществляться при помощи сигнального тире в начале абзаца или цифрового обозначения. Рубрикация облегчает усвоение информации, делает ее более наглядной.
Упражнение 29. Отредактируйте сложные предложения, определив предварительно тип ошибки.
1. Нам сегодня можно избежать крупных спадов производства, если вы поможете нам крупными вливаниями денежных средств. 2. Не только крупные и средние предприятия стоят сегодня перед угрозой закрытия, а также малый бизнес растворяется из-за бремени налогов. 3. Доказательство, что содержание крупного рогатого скота ухудшается, сегодня мы имеем в виде уменьшения поголовья по всем регионам. 4. В случае того, что смета не будет Вами утверждена, то решение принимается на расширенном заседании приемной комиссии. 5. В случае необходимости, которая может наступить по причине непредвиденных обстоятельств, которые квалифицируются как форс-мажорные, которые не позволяют сторонам выполнить своих обязательств, то стороны освобождаются от ответственности на согласованный между ними срок.
Логика изложения и законы текстовой организации
Логика изложения и законы текстовой организации в языке документов объединены одним принципом — принципом формально-логического построения текста. Этот принцип заключается в том, что части текста (абзацы, рубрицированные части) представляют собой фрагменты, микротемы которых в закрепленной последовательности представляют макротему целого. Неизбежная иерархичность текстовой организации выражается в делении текста документа на разделы, параграфы, пункты, подпункты, которые, как правило, нумеруются.
Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются однотипные знаки — арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей различными средствами.
Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются. Например:
1. Общие положения.
2. Квалификационные требования и необходимый уровень знаний.
3. Обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
При разделении текстана рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (используются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например:
1. Общие положения.
1.1. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, назначается и освобождается приказом Генерального директора.
1.2. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, подчиняется непосредственно начальнику службы радиационной безопасности.
При дальнейшем дроблении текста на подпунктыколичество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться:
При формально-логической организации текста текстообразующую функцию выполняют заголовки и подзаголовки.
Заглавие документа — его обязательная принадлежность:Приказ,Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д.
Только в деловой переписке не указывается название документа.
Заголовок, как правило, конкретизирует тип документа, отражает основную его тематику. Поэтому так желательны заголовки в тексте делового письма, договора, приказа.
Формула содержательного заголовка представляет собой предложное сочетание, отвечающее на вопрос: о чем этот документ? Например:
Приказ
Об организации выездной торговли
Договор
о пожарно-охранной сигнализации объекта
В деловых письмах содержательный заголовок выносится не всегда. В ряде этикетных деловых писем и в письмах информационного характера заголовок не используется. Однако он совершенно необходим в коммерческой переписке:
О поставке груза по контракту № ...
О запросе на поставку бензина А-76
Об отмене заказа на запасные части
Иногда заголовок сливается с заглавием, конкретизируя тип документа. Например:
Журнал регистрации входящих документов
Протокол заседания Совета директоров
Договор аренды
В этом случае он выступает в роли несогласованного определения, отвечая на вопрос "чего?".
Располагается заголовок после реквизитов "дата" и "индекс документа" слева. Заголовок должен быть кратким, он не должен превышать двух строк.
Функционально заголовок представляет собой очень важную часть текста, которая значительно облегчает работу с документами: сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости.
Весь текст документа делится с точки зрения набора реквизитов на следующие части:
| Заголовочная часть документа | Адрес фирмы: ул., дом, городиндекс, тел/факсВид документаДата |
| Основная часть документа | ЗаголовокТекстПриложение |
| Оформляющая часть документа | Подпись, печатьВизаФамилия исполнителя,Его служ. ТелефонОтметка об исполнении |
При том, что композиция документа индивидуальна для каждого типа документов, эта схема универсальна.
Неукоснительная логика в развитии темы, подчеркнутый аналитизм, выражающийся в дроблении текста, и точная развернутая экспликация содержания — вот основные характеристики текстовой организации документа. Неукоснительная логика проявляется в последовательности содержательных фрагментов. Подчеркнутый аналитизм также выражается в использовании параллельных конструкций:
2.1. Заказчик обязуется...
2.2. Исполнитель обязуется...
Критерии логичности речевого выражения
Когда мы говорим о логике, мы должны разделять логику действительности, логику мысли и логику речевого выражения.
Логичность мысли выражается в верности отраженияфактов действительности и их связей (общее — единичное, причина — следствие), в обоснованности утверждений, их доказательности.
Недостатки в логико-понятийной структуре текста могут проявляться в недостаточности или избыточности аргументации, в нарушении причинно-следственной последовательности изложения, в нарушении правил аргументации и т.п.
Нарушение логики оформления текста нередко проявляется в неправильном абзацном членении, делении текста документа на пункты и подпункты.
Нарушения в логической структуре высказывания проявляются в подмене логического субъекта объектом:
Оборудование считается сданным Поставщиком и принятым Покупателем по качеству (сертификат качества). При этом упаковка и внешний вид продукции должны полностью соответствовать условиям настоящего контракта.
Вместо: Качество оборудования считается установленным, если наличествует сертификат качества.
При необходимости проверка продукции внешним осмотром может проводиться покупателем самостоятельно.
Вместо: Внешний осмотр продукции проводится покупателем самостоятельно.
К нарушениям речевой логики, или логическим ошибкам, относятся ошибки в использовании терминов и терминированных сочетаний (так, в коммерческой документации часто путаются понятия: "стоимость", "цена", "расценка"), нарушения релевантности высказывания (речевая неполнота или избыточность, отклонение от темы), нарушения смысловых связей между компонентами высказывания и пр.
Например:
Показатели, характеризующие квалификацию служащего
1. Образование.
2. Стаж работы по специальности.
3. Профессиональная компетентность:
знание необходимых нормативных актов', знание отечественного и зарубежного опыта;
умение оперативно принимать решения по достижению поставленных целей;
качество законченной работы;
своевременность выполнения должностных обязанностей;
умение работать с документами;
способность прогнозировать, организовывать, координировать и регулировать работу подчиненных;
способность к творчеству, предприимчивость;
способность к самооценке.
(Из "Положения об аттестации муниципальных служащих")
Очевидно, что логика речи нарушена в анализируемом отрывке "Положения ..." не однажды. Раскрывая такое понятие, как "профессиональная компетентность служащего", необходимо установить приоритетность качеств и умений. В данном случае приоритетными будут "умение работать с документами" и "умение руководить людьми". "Качество законченной работы" вообще не относится к знаниям и умениям, из которых складывается профессиональная компетентность. За рамки этого понятия выходит и предприимчивость. Таким образом, в данном случае нарушена не только релевантность высказывания, но и его смысловая структура.
Любое нарушение логической структуры высказывания предопределяет возможность инотолкования текста, что не позволяет ему в полной мере осуществлять свое назначение — однозначно руководить действиями людей.