Объяснительная записка — 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа; 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Опись — юридически оформленный перечень документов.
Оригиналдокумента — 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Особыеотметки — это отметки, указывающие на особенности работы с документом: степень секретности, срочность исполнения документов и т.д.
Оферент — физическое или юридическое лицо, выступающее с офертой.
Оферта — см. Предложение.
Официальные документы — документы, составленныеучреждением илидолжностным лицом и оформленные в установленном порядке.
Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями и между учреждениями и частными лицами.
Письмоинформационное — письмо, информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.
Письмо-извещение — письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается.
Письмо-напоминание — письмо, повторно сообщающее о каком-либо факте. Такое письмо по лаконизму приближается к телеграмме.
Письмо-подтверждение — письмо, подтверждающее факт отправки документов, участия и каком-либо мероприятии, и т.п.
Письмо-приглашение — такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом мероприятии.
Письмо-просьба — письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, принятии какого-либо решения, получении документации или материальных ценностей.
Повестка - официальное сообщение частному лицу или представителю организации о необходимости посетить государственную организацию.
Подлинник документа — 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись.
Подпись на документе — подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа.
Поисковые данные документа — сведения о месте хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номер листа (страницы) документа.
Полный пакет предложения — текст предложения (оферты), каталог или образцы материалов, текст контракта (договора), возможно вложение дополнительных документов — паспортов качества и т.п.
Положение — 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений, а также нижестоящих учреждений, организаций или предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления.
Прайс-лист — перечень видов товаров, услуг и т.п. с указанием их цены или расценок на них.
Предложение — письменное заявление от имени одной организации другой организации о готовности заключить договор на определенных условиях.
Предметныйкаталог — каталог документов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах.
Предметныйуказатель — указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.
Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
Презентация— 1) представление, предъявление переводного векселя лицу, обязанному совершить платеж: 2) общественное представление чего-либо нового с целью ознакомления или рекламы, жанр рекламного текста (письмо-презентация).
Претензия — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров разного рода обязательств.
Программа — документ, излагающий основные направленияработы учреждения или предприятия на определенный период.
Проект документа — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Производственный график — календарный план выпуска продукции.
Протокол — документ, содержащий последовательную, адекватную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Распорядительные документы — документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.
Распоряжение — 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов; 2) приказание.
Регистрационная карточка — карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве.
Регистрационный штамп — штамп, содержащий следующую информацию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помешен документ.
Регистрация документов — запись в учетных формах (журналах, карточках) кратких сведении о документе и проставление на документе индекса и даты регистрации.
Регламент — правила, регулирующие порядок деятельности государственных органов, учреждений, порядок и время проведения мероприятий и действий (например, регламент проведения собраний, совещаний).
Реестр — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (реестр описей).
Резолюция — решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.
Резолюция на документе — письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
Резюме — 1) краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного; краткий вывод, заключительный итог речи, доклада и т.п.; 2) жанр самопредставления, включающий анкетные данные.
Реквизиты — обязательные содержательные элементы служебного документа.
Рекламационное письмо — заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или выполненной работе, то же, что и претензия.
Речевое действие — содержание ключевого глагола, с помощью которого реализуется основная коммуникативная цель адресанта (просьба, требование, извещение, приглашение и т.п.).
Решение — I) правовой акт, принимаемый коллегиальным органом или руководящей инстанцией государственного органа; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела или спорного вопроса; 3) резолюция собрания, совещания.
Свободное предложение — предложение без обязательств. Если заказчик примет условие такого предложения, сделка считается заключенной.
Сертификат — письменное свидетельство; документ, удостоверяющий какой-либо факт (сертификат качества).
Система документирования — принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.
Сопроводительное письмо — письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.
Состав удостоверения — подпись и печать.
Составные наименования - наименования, представляющие собой словосочетание (чаще всего существительного с прилагательным), имеющееодно лексическое значение: юридическое лицо, твердая валюта, товарный знак, свободная экономическая зона и т.п.
Социальные роли — коммуникативные роли, обусловленные социальным статусом и целями говорящих: партнер — партнер, поставщик — потребитель, руководитель — подчиненный.
Спецификация — документ, содержащий подробную опись отправляемых деталей какого-либо изделия, конструкции и т.п.
Справка — документ, содержащий запрашиваемую информацию или подтверждение тех или иных фактов и событий.
Справочно-информационный фонд — совокупностьсистематизированных произведений печати и неопубликованнойнаучной и технической документации, использующейся в целях отраслевого информационного обслуживания.
Стандарт — нормативно-технический документ, устанавливающий единицы величин, термины и их определения, требования к продукции и производственным процессам.
Счет - документ, в котором указана причитающаяся к выдаче за что-либо денежная сумма.
Табель — перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, табель отчетности).
Таблица — форма документа, в котором текстовые или цифровые сведения размещены по графам.
Табуляграмма — таблица, отчетный документ с результатом решаемой задачи, выписанный на табуляторе или на многоразрядном печатающем устройстве ЭВМ.
Талон обратной связи — документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).
Твердое предложение — предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.
Тезаурус — полный лексикон, свод данных, полностью охватывающий термины, понятия какой-либо специальной сферы.
Телеграмма (служебная) — вид документа, переданного по телеграфу.
Телекс — телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту).
Терминологические эквиваленты — дублеты и русские соответствия иноязычной терминологической лексики: девальвация — обесценивание, оферент — предлагатель, инвестор — вкладчик, контракт — договор, реестр — кадастр — лист, банк — эмитент — эмиссионный банк, страховой полис — страховое свидетельство и т.п.