Компьютерные технологии в товароведении и экспертизе товаров (стр. 18 из 32)

Поиск с помощью расширенного фильтра выполняется командой Данные → Фильтр → Расширенный фильтр. Критерии расширенной фильтрации списка можно определить, непосредственно задав их на рабочем листе. Преимущество этого способа состоит в том, что пользователь всегда имеет четкое представление о применяемых критериях и при необходимости может их изменять. Критерии задаются в отдельной области, которая должна содержать заголовки столбцов списка, для чего над списком или после него в первую из добавленных или еще незаполненных строк скопировать строку с заголовками столбцов. В пустые ячейки под соответствующими заголовками столбцов можно вставить критерии.

Чтобы получить точное соответствие отобранных значений заданному образцу, например текст, следует ввести следующую формулу: ="=текст". При задании критериев можно также пользоваться символами подстановки. При вычислениях Microsoft Excel не учитывает регистр букв.

В качестве условия отбора можно также использовать вычисляемое значение, являющееся результатом выполнения формулы. При создании условия отбора с помощью формулы нельзя выбирать заголовок столбца в качестве заголовка столбца условий, нужно оставить условие отбора без заголовка либо использовать заголовок, не являющийся заголовком столбца в списке. Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, которые содержат в столбце C значение, превышающее среднее значение ячеек диапазона C7:C10.

=C7>СРЗНАЧ($C$7:$C$10)

Формула, используемая для создания условия отбора, должна использовать относительную ссылку на заголовок столбца (например, «Реализация») или на соответствующее поле в первой записи. Все остальные ссылки в формуле должны быть абсолютными, а формула должна возвращать результат ИСТИНА или ЛОЖЬ. В данном примере «C7» является ссылкой на поле (столбец C) первой записи (строка 7) списка.

Чтобы объединить критерии с помощью оператора И, их следует указывать в одной строке. Например, следующий диапазон условий отбора возвращает все строки, содержащие значения «Брюки» в столбце «Вид изделия», «Костюмная ткань» в столбце «Вид материала» с объемом реализации более 100 руб.

Вид изделия	Вид материала	Реализация
Брюки	Костюмная ткань	>100

Чтобы объединить критерии с помощью оператора ИЛИ, их следует указывать в различных строках. Так, при наличии для одного столбца двух и более условий отбора необходимо ввести эти условия отбора непосредственно друг под другом в отдельные строки. Например, следующий диапазон условий отбора отбирает строки, содержащие в столбце «Вид изделия» значения «Брюки», «Юбка» или «Бриджи».

Вид изделия

Брюки

Юбка

Бриджи

Для того чтобы найти данные, отвечающие одному условию, в одном столбце, или отвечающие другому условию, в другом столбце, следует ввести условия отбора в разные строки диапазона условий отбора. Например, следующий диапазон условий отбора отображает все строки, содержащие значение «Брюки» в столбце «Вид изделия», «Костюмная ткань» в столбце «Вид материала», либо объем реализации, превышающий 100 шт.

Вид изделия	Вид материала	Реализация
Брюки
Костюмная ткань
>100

Для того чтобы найти строки, отвечающие одному из двух наборов условий, каждый из которых содержит условия более чем для одного столбца, нужно ввести эти условия отбора в отдельные строки. Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, содержащие как значение «Брюки» в столбце «Вид изделия», так и объем реализации, превышающий 300 шт., а также строки по виду изделия «Юбка» с объемом реализации более 100 руб.

Вид изделия	Продажи
Брюки	>300
Юбка	>100

Для того чтобы найти строки, отвечающие более чем двум наборам условий, нужно включить несколько столбцов с одинаковыми заголовками. Например, следующий диапазон условий отбора возвращает реализацию товаров от 200 до 400 шт., а также реализация менее 50 шт.

Реализация	Реализация
>200	<400
<50

В диалоговом окне Расширенный фильтр следует указать исходный диапазон (диапазон списка), диапазон критериев (он должен включать заголовки столбцов и не содержать пустых строк,поскольку пустая строка интерпретируется программой как обычный критерий, связанный с другими критериями логическим оператором ИЛИ, в результате чего после фильтрации будут отображены все имеющиеся записи исходного списка), а также диапазон, в котором будет размещен созданный с помощью фильтра список. При необходимости можно использовать флажок, предписывающий исключить записи с повторяющимися элементами.

Данные списка, в т.ч. отфильтрованные, могут быть подвергнуты анализу. MS Excel предоставляет широкие возможности для проведения анализа данных, к которым относятся:

1) Структуризация рабочих листов, цель которой заключается в разбиении данных, содержащихся на рабочем листе, на определенные уровни детализации. Используя структуру, легче проводить анализ и сравнение данных, поскольку в таком случае при необходимости группы уровня могут быть скрыты, а затем снова отображены (работа аналогично проводимой с папками в окне программы Проводник). Если уровни структуры уже заложены при построении таблицы, например, осуществлено некое перечисление данных (первый уровень) и итоговая, в данном примере суммирующая, строка (второй уровень), образующие единый блок, структура которого повторяется для остальных данных таблицы, то структура может быть создана автоматически при выборе команды Данные → Группа и структура → Создание структуры. Для ручной группировки данных необходимо выделить первый диапазон, соответствующий создаваемой группе, обратиться к команде Данные → Группа и структура → Группировать. Группирование следует произвести последовательно для всех уровней структуры. В диалоговом окне Группирование необходимо указать, что будет объединяться: строки или столбцы. В диалоговом окне команды Настройка указывается, где будут расположены данные (в строках под данными или в столбцах справа от данных).

2) Автоматическое подведение итогов: итоги необходимы для создания разнообразных отчетов и для обобщения большого количества однотипной информации. Промежуточные итоги формируются с помощью команды Данные → Итоги. В диалоговом окне указывается, в каком столбце должны отслеживаться изменения данных, после каждого из которых производится выбранная вычисляемая операция. Также указывается, по какому столбцу будут производиться вычисления и где будут располагаться итоги. Перед применением команды к данным следует применить фильтр.

3) Консолидация данных - предназначается для обобщения однородных данных и выполняется в том случае, когда нужно подытожить данные, хранящиеся на разных листах или в различных книгах. При помощи функции консолидации для значений из несмежных диапазонов можно выполнить те же операции, что и при автоматическом определении промежуточных итогов: вычислить сумму, минимальное, максимальное или среднее значение и т. д.

4) Сводные таблицы и диаграммы - представляют собой средства для группировки, обобщения и анализа данных, находящихся в списках MS Excel или таблицах, созданных в других приложениях. Сводные таблицы могут использоваться: для обобщения большого количества однотипных данных; для отбора, группировки или реорганизации данных (с помощью перетаскивания), а также для построения диаграмм.

Рассмотрим принципы работы с инструментами Сводные таблицы и Консолидация данных.

В зависимости от способа организации исходные данные для Консолидации можно задавать тремя способами: с помощью формул, содержащих ссылки, по расположению ячеек и по заголовкам строк или столбцов.

Способ расчета с помощью формул, содержащих ссылки, следует использовать в тех случаях, когда исходные данные расположены бессистемно.

В этом случае для расчета итоговых данных составляются обычные или так называемые, трехмерные формулы — ссылки вида 'Лист1:Лист3'!D3, которые содержат ссылки на диапазоны, включающие ячейки разных листов.Для их создания следует открыть первый лист из числа выбираемых, нажать клавишуShift и, щелкая кнопкой мыши, указать остальные листы диапазона (они должны быть расположены подряд). После этого нужно:

1. Выбрать ячейку, в которой должна располагаться формула.

2. Вызвать функцию для выполнения итоговых вычислений, воспользовавшись командой Вставка→Функция, кнопкой Функция или Автосумма (если необходимо просуммировать данные) или строкой формул.

3. Для ввода аргументов функции нужно перейти на лист, где расположены ячейки с исходными данными, выделить нужную ячейку и ввести символ точки с запятой. Операция повторяется для всех листов с исходными данными (на последнем шаге точка с запятой не вводится).

Может получить выражение вида: = СУММ (поставщики!C4;'материал верха'!C5), где поставщики и материал верха – названия листов, С4 и С5 – ячейки листов «Поставщики» и «Материал верха» соответственно.

Методы определения исходных данных для консолидации — по расположению ячеек и по заголовкам строк или столбцов — реализуютсяв диалоговом окне Консолидация, которое вызывается с помощью команды Данные → Консолидация. Если исходные данные и результаты консолидации находятся в одной рабочей книге, обновление может осуществляться автоматически, а если в разных — его придется выполнять с помощью команды Правка → Связи.