При активизации флажка повторять подписи на каждой странице печати на страницах, выводящихся на печать, слева будут повторяться названия элементов для всех полей строк. Установка флажка печать заголовков позволяет использовать имена полей и элементов отчета сводной таблицы в качестве заголовков строк и столбцов при печати.
С помощью флажков для ошибок отображать и для пустых ячеек отображать можно задать значения, которые будут выводиться на экран вместо стандартных сообщений об ошибках или пустых ячеек.
Флажок сохранять данные вместе с таблицей из области Данные предоставляет возможность сохранить вместе с макетом сводной таблицы все исходные данные, что необходимо в случае создания таблицы на основе нескольких областей, полученных в результате консолидации. В том случае если установлен флажок обновить при открытии, при открытии сводной таблицы ее значения автоматически обновляются в результате изменения исходных данных. При активизации флажка обновлять каждые...мин. становится доступным поле ввода, в котором указывается период
обновления данных сводной таблицы или диаграммы, задаваемый в минутах. Благодаря флажку развертывание разрешено можно получить на новом листе подробную информацию о той ячейке из области данных, на которой выполняется двойной щелчок.
Флажки группы Внешние данные устанавливают режимы доступа к внешним источникам данных. Запрос на получение информации из внешней базы данных может быть выполнен в фоновом режиме, что позволит не приостанавливать работу.
После создания сводной таблицы справа от поля страницы и в остальных полях сводной таблицы появляются кнопки co стрелками. После щелчка на такой кнопке появляется окно со списком элементов данных соответствующего поля. Устанавливая и сбрасывая флажки в этом окне, можно управлять отображением элементов поля (для поля страницы отображаемый в окне элемент необходимо отметить и щелкнуть на кнопке ОК).
При расчете итоговых значений в сводной таблице по умолчанию применяется операция суммирования исходных данных. Чтобы изменить эту операцию, нужно установить указатель ячейки в соответствующую ячейку области данных, щелкнуть правой кнопки мыши и вызвать из контекстного меню команду Параметры поля, после чего выбрать метод обработки исходных данных в списке Операция открывшегося диалогового окна Вычисление поля сводной таблицы.
Excel позволяет выполнять над итоговыми данными также ряд других операций. Щелкнув на кнопке Дополнительно для расширения диалогового окна Вычисление поля сводной таблицы, можно выбрать в раскрывающемся списке Дополнительные вычисления одну из представленных там функций. Для многих из них нужно установить значения в списках поле и элемент. Посредством первого списка задается столбец в исходных данных, а посредством второго — значение в этом столбце.
В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы можно также изменить используемый по умолчанию формат данных сводной таблицы Общий. Для этого достаточно щелкнуть на кнопке Формат и задать нужный формат чисел в открывшемся диалоговом окне Формат ячеек.
На этапе создания сводной таблицы изменить вид выполняемой над исходными данными операции, произвести дополнительные вычисления, задать другой формат ячеек можно также помощью мастера. Для этого в его третьем окне нужно перейти в режим макета, воспользовавшись кнопкой Макет. Окно с параметрами, в котором осуществляется удаление общих итогов, также вызывается в третьем окне мастера посредством щелчка на кнопке Параметры.
При необходимости пользователь может получить доступ к исходным данным, которые использовались при расчете значения конкретной ячейки области данных. Для этого необходимо дважды щелкнуть на любом ненулевом значении в области данных, после чего откроется новый рабочий лист с записями, использовавшимися при расчете этой ячейки отчета.
Если после создания таблицы необходимо включить в нее новые поля строк, столбцов или страниц, для этого можно воспользоваться списком полей, который открывается с помощью панели инструментов Сводные таблицы, или вызвать мастер сводных таблиц и диаграмм.
Сводная таблица динамически связана с базой данных, использовавшейся при ее создании. Если значения в базе данных изменились, нужно выбрать команду Данные → Обновить данные или щелкнуть на кнопке Обновить данные панели инструментов Сводные таблицы, и Excel обновит сводную таблицу с учетом все произведенных изменений. Однако, если в источнике данных появились новые строки или столбцы, необходимо вернуться к мастеру сводных таблиц и диаграмм, а именно: вызвать команду Данные → Сводная таблица или открыть список Сводная таблица панели инструментов и выбрать команду Мастер, в результате чего откроется третье диалоговое окно мастера сводных таблиц, щелкнуть на кнопке Назад для возврата ко второму окну мастера и выбрать источник данных заново или нажать клавишу Shift и расширить область выделения, для закрытия окна мастера щелкнуть на кнопке Готово.
Для добавления в сводную таблицу полей, имеющихся в источнике данных, можно использовать два способа:
1. Выделить любое поле в сводной таблице, щелкнуть на кнопке Отобразить список полей панели инструментов Сводные таблицы, чтобы вывести на экран список полей источника данных, перетащить требуемое поле из окна в нужную область сводной таблицы.
2. Активизировать команду Данные → Сводная таблица, чтобы открыть третье окно мастера, щелкнуть на кнопке Макет, в открывшемся диалоговом окне добавить необходимые поля, а затем закрыть окно и щелкнуть на кнопке Готово.
Для того чтобы удалить любое поле, нужно перетащить соответствующую ему кнопку на рабочем листе за пределы сводной таблицы.
С помощью автоматического форматирования сводную таблицу можно сделать более наглядной и удобной для восприятия. Для этого нужно установить указатель ячейки в область сводной таблицы и выбрать команду Формат → Автоформат или же щелкнуть на кнопке Формат отчета панели инструментов Сводная таблица. Когда появится диалоговое окно Автоформат, выбрать в нем подходящий вариант оформления таблицы и щелкнуть на кнопке ОК.
Чтобы иметь возможность отформатировать сводную таблицу нужно либо повторно вызывать мастер сводных таблиц и диаграмм либо использовать для выполнения изменений в ней панель инструментов Сводные таблицы. Используя эту панель, можно обновлять исходные данные, показывать или скрывать детали таблицы, а также создавать диаграммы.
Многие из упоминаемых выше команд, которые служат для работы со сводными таблицами, можно вызвать после открытия списка, находящегося в панели инструментов слева.
| В |
рамках данного примера вместо одной сводной таблицы, где отображаются данные о предложении и реализации изделий по поставщикам можно создать набор сводных таблиц — по одной для каждого из поставщиков. Реализовать задачу создания сводной таблицы со страничной организациейможно при условии, что поле, для значений которого надо создать таблицы, будет находиться в области страниц. Для этого требуется выделить любую ячейку сводной таблицы и активизировать команду Отобразить страницы в меню кнопки Сводная таблица, находящейся на панели инструментов Сводные таблицы. Затем в открывшемся диалоговом окне Отображение страниц нужно выбрать поле, для которого создаются отдельные сводные таблицы, и щелкнуть на кнопке ОК. Excel вставит новые рабочие листы, которым присвоит новые названия) и создаст сводную таблицу для каждого уникального значения указанного поля.
Сводная таблица станет более наглядной, если рядом с ней будет расположена сводная диаграмма. Для создания сводной диаграммы можно воспользоваться мастером сводных таблиц и диаграмм, в первом диалоговом окне которого необходимо выбрать переключатель сводная диаграмма (со сводной таблицей). Принцип работы с мастером при создании диаграмм и сводных таблиц аналогичны. После завершения работы с мастером и щелчка на кнопке Готово создаются лист с диаграммой и лист со сводной таблицей.
Если сводная таблица была предварительно создана, то на ее основе также можно создать сводную диаграмму — для этого следует использовать кнопку Мастер диаграмм панели инструментов Сводные таблицы (меню Вид). Между сводной таблицей и сводной диаграммой существует динамическая связь: сообразно с изменением данных в таблице изменяется диаграмма и наоборот.
Вопрос 3 Технология работы объектами СУБД MS Access.
Microsoft Access – самая популярная в мире база данных для операционной системы Microsoft Windows . Кроме того, система управления базами данных Access – также мощная платформа разработки с чрезвычайно гибкой и функциональной интегрированной средой. Access – это инструмент, предназначенный для разработки и развертывания широкопредметных информационных бизнес-систем. Возможности разработчиков программного обеспечения, а также методы и технологии решения этих задач постоянно изменяются и совершенствуются. Среда Access может с успехом использоваться начинающими пользователями и в то же время предоставляет мощные инструменты разработки опытным программистам.
Создание таблиц
Таблицы – фундаментальные объекты реляционной базы данных, в которых хранится основная часть данных приложения. Отдельная таблица чаще всего хранит информацию по конкретной теме (например, сведения о служащих компании или адреса заказчиков). Информация в таблице организуется в строки (записи) и столбцы (поля). Таблице присущи два компонента: структура таблицы и данные таблицы.