В Access, как в в Excel, для поиска данных бывает удобно использовать фильтры. Фильтры сохраняются автоматически при сохранении базы.
Существуют четыре способа, используемые для отбора записей с помощью фильтров (в режиме таблицы или формы):
· фильтр по выделенному фрагменту;
· обычный фильтр;
· поле Фильтр для;
· расширенный фильтр.
Если можно легко найти и выбрать значение, которое должны содержать отбираемые записи, следует использовать фильтр по выделенному фрагменту.
1) В поле найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра.
2) Выбрать это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Способ выбора значения определяет, какие записи будут отобраны фильтром.
Повторять шаг 2), пока не будут заданы все условия отбора записей.
Обычный фильтр используется для выбора искомых значений из списка без просмотра всех записей в таблице или форме, или при указании нескольких условий отбора одновременно.
1) Нажать кнопку Изменить фильтр на панели инструментов, чтобы переключиться в окно обычного фильтра.
2) Выбрать поле для задания условия отбора, которому должны удовлетворять записи, включаемые в результирующий набор записей.
3) Ввести условие отбора, выбрав искомое значение в раскрывающемся списке значений поля (если список содержит значения полей), или введите в поле значение с клавиатуры.
Нажать кнопку Применить фильтр на панели инструментов.
Поле Фильтр для используется, если нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет использоваться в качестве условия отбора.
1) Щелкнуть правой кнопкой поле, для которого указывается условие отбора, а затем ввести значение, которое будет использоваться как условие отбора, в поле Фильтр для в контекстном меню. Например, для отбора всех записей, у которых в поле “Магазин” содержится слово “М-Видео”, щелкнуть правой кнопкой поле “ Магазин” и ввести слово “ М-Видео” в поле Фильтр для.
2) Для указания более сложного условия отбора напечатать полное выражение, используя соответствующие комбинации идентификаторов, операторов, подстановочных знаков и значений. Например, чтобы найти все записи, в которых поле “Должность” включает слово “Продавец” в любом месте поля, щелкнуть правой кнопкой поле “Должность” и ввести слово *Продавец* в поле Фильтр для. Для просмотра только записей для заказов, отгруженных более чем на 15 дней позже назначенной даты, и в любое поле ввести выражение [ДатаИсполнения]-[ДатаНазначения]>15.
Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нажать клавишу ENTER, чтобы при этом оставить контекстное меню открытым (с тем чтобы иметь возможность указать дополнительное условие для поля), нажать клавишу TAB. Ввести новое условие и нажать клавишу TAB еще раз. Повторять эти действия до тех пор, пока не будут получены все необходимые записи.
Для создания сложных фильтров, следует использовать окно расширенного фильтра.
1. Выбратье в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр.
2. Добавить в бланк поле или поля, для которых будут заданы искомые значения или другие условия, используемые в фильтре для отбора записей.
3. Для указания порядка сортировки выбрать ячейку в строке Сортировка для конкретного поля, нажать кнопку раскрытия списка и выбрать порядок сортировки. В Microsoft Access записи сортируются сначала по значениям поля, расположенного в левом столбце бланка, затем по значениям поля, в следующем столбце справа и т.д.
4. Указать искомое значение или ввести выражение в строку “Условие отбора” для полей, включенных в бланк.
5. Для того чтобы применить фильтр, нажать кнопку Применение фильтра на панели инструментов.
Вопрос 4. Проблемно-ориентированные автоматизированные информационные технологии в товароведении.
Проблемно-ориентированное прикладное программное обеспечение — это программные продукты, предназначенные для решения какой-либо задачи в конкретной функциональной области.
Из всего многообразия проблемно-ориентированных ПО можно выделить группы, предназначенные для комплексной автоматизации функций управления в промышленной и непромышленной сферах, а также ППП для предметных областей.
Проблемно-ориентированное прикладное ПО для промышленной сферы. Комплексное ПО интегрированных приложений общего назначения для промышленной сферы делится на следующие группы:
- ПО для автоматизации всей деятельности крупного или среднего предприятия. Из российских программ этого класса следует отметить систему «Галактика»;
- комплекты ПО для управления производством определенного типа;
- специализированные программные продукты типа MMPS, MES, позволяющие сделать производство более гибким и ускорить его приспособление к условиям рынка;
- ПО управления всей цепочкой процессов, обеспечивающее выпуск продукции, начиная с проектирования деталей изделия и заканчивая моментом получения готового изделия.
Стоимость большинства комплексных проблемно-ориентированных ПО высока, иногда свыше миллиона долларов, однако крупные фирмы для автоматизации своей деятельности идут на такие затраты.
Проблемно-ориентированное прикладное ПО непромышленной сферы. Оно предназначено для автоматизации деятельности фирм, связанных с материальным производством (банки, биржа, торговля). Требования к ПО этого класса во многом совпадают с требованиями для ПО промышленной сферы — создание интегрированных многоуровневых систем.
Мировыми лидерами в создании ПО этого класса являются основные фирмы-производители ЭВМ, а также компании, производящие исключительно программное обеспечение (Oracle, Informix).
Из всего изобилия комплексных пакетов прикладных программ непромышленной сферы выделим пакеты, автоматизирующие финансовую и правовую сферы.
ПО бухгалтерского учета (ПО БУ). На российских предприятиях используются бухгалтерские системы четырех поколений. Первое поколение ПО БУ характеризовалось функциональной ограниченностью и сложностью адаптации к быстро меняющимся правилам бухгалтерского учета и было предназначено для эксплуатации в виде АРМ на автономных компьютерах («Финансы без проблем», «Парус», «Турбобухгалтер», «Баланс в 5 минут»).
Второе поколение ПО БУ отличается большей функциональной полнотой и приспособленностью к различным изменениям в правилах бухгалтерского учета. Среди них впервые появились ППП, предназначенные для эксплуатации в локальных сетях или автономно.
К таким ПО следует отнести программные комплексы: «1C: Бухгалтерия», «Инфобухгалтер», «Квестор», «Бест», «Монолит-Инфо» и др.
Современное третье поколение ПО БУ интегрируется в комплексные системы автоматизации деятельностью предприятия. Большинство таких пакетов работает под управлением операционной системы Windows и предназначено для эксплуатации в локальных сетях. Новые ППП бухучета имеют, как правило, встроенные средства развития и полностью совместимы с другими программными средствами, обеспечивая дальнейшее наращивание и развитие системы.
Примером таких ПО третьего поколения можно назвать ПО БУ «Офис», объединяющий продукты фирм «1C» и Microsoft и позволяющий не только автоматизировать функции бухгалтера, но и организовать все делопроизводство фирмы в виде «электронного офиса».
Четвертое поколение — это бухгалтерские системы, а По своей сути уже комплексные корпоративные информационные системы (КИС), которые характеризуются интегрированными технологическими решениями. Системам автоматизации бухгалтерского учета посвящена гл. 11.
ПО финансового менеджмента (ПО ФМ). Они появились в связи с необходимостью финансового планирования и анализа деятельности фирм. Сегодняшний российский рынок ППП ФМ представлен в основном двумя классами программ: для финансового анализа предприятия и для оценки эффективности инвестиций.
Программы финансового анализа предприятия ориентированы на комплексную оценку прошедшей и текущей деятельности. Они позволяют получить оценку общего финансового состояния, включая оценки финансовой устойчивости, ликвидности, эффективности использования капитала, оценки имущества.
Источником информации для решения подобного рода задач служат документы бухгалтерской отчетности, которые составляются по единым формам независимо от типа собственности и включают собственно бухгалтерский баланс предприятия, отчет о финансовых результатах и их использовании, отчет о состоянии имущества, отчет о наличии и движении денежных средств.
Среди ПО этого класса можно выделить ЭДИП (Центринвест Софт), «АльтФинансы» (Альт), «Финансовый анализ» (Инфософт).
Программы оценки эффективности инвестиций ориентированы на оценку эффективности капиталовложений и реальных инвестиций. Наибольшую известность в этом классе ПО получили: Project Expert (PRO-Invest Consalting); «Аль-Инвест» (Альт); FOCCAL (Центринвест Софт).
Для аналитиков банков и инвестиционных фондов важны выработки решений о перспективности инвестиций, а для финансовых менеджеров компаний важен инструмент детального анализа предшествующей и будущей деятельности предприятий для выработки решений по реализации конкретного инвестиционного проекта.