АРМ, созданные на базе ПК – наиболее простой и распространенный вариант, обеспечивающий:
- простоту и удобство пользования;
- простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;
- компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;
- простая организация технического обслуживания.
Эффективным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети, когда необходимо распределить информационно-вычислительные ресурсы между несколькими пользователями.
Более сложные системы АРМ предполагают подключение нескольких ПК по каналам связи к главной ЭВМ или через специальное оборудование – к различным информационным службам и системам общего назначения (библиотечным системам, базам данных, информационно-поисковым системам и т.д.).
Работа пользователя с программным обеспечением АРМ реализуется, как правило, через меню. Минимальная аппаратная конфигурация для АРМ – ПК и принтер.
Вопрос 5. Понятие электронного офиса.
Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач предметной области.
Основу пакета составляют текстовый редактор, электронные таблицы и СУБД. Отличительной чертой программ пакета является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять похожие приемы при работе с различными приложениями пакета. Документ, созданный в одном приложении можно вставить в другое и при необходимости изменить его.
В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта: Borland Offict for Windows фирмы Novell, Smart Suite фирмы Lotus Development, Microsoft Office фирмы Microsoft, самым популярным из которых является последний. Известны также StarOffice и CorelWordPerfectOffice.
В настоящее время в пакет Microsoft Office входит программа презентационной графики Power Point. Имеется ряд программных элементов, например, Office Binger, позволяющий в одной папке собрать несколько разнородных документов, относящихся к одной теме, печатать входящие в одну подшивку документы со сквозной нумерацией и т.п.
Тема 2. Информационные технологии документационного обеспечения профессиональной деятельности товароведа
Вопрос 1. Основные понятия о «документационном обеспечении» деятельности товароведа. Требования к оформлению товароведной документации.
Вопрос 2. Организация электронного документооборота. Средства создания электронного документооборота. Компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов.Компьютерные технологии подготовки иллюстраций деловой графики. Виды компьютерной графики. Средства работы с растровой и векторной графикой. Подготовка печатной продукции на компьютере. Особенности технологий подготовки текстовых документов на основе использования настольных издательских систем. Программы распознавания текстов.
Вопрос 1. Основные понятия о «документационном обеспечении» деятельности товароведа. Требования к оформлению товароведной документации.
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.
Данные различия связаны с историей происхождения этих терминов. Термин "делопроизводство" – возник в России во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Однако определения данных терминов претерпевали изменения и в настоящее время их значения закреплены ГОСТом Р 51141-98. Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий.
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.
Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):
· документирование деятельности;
· организация работы с официальными документами.
Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.
Оформление документации предполагает не только внешние аспекты, но и наполнение документа. Требования к оформлению проектной документации, которая может при определенных задачах относиться к товароведной, в этой части можно разделить на требования к общей структуре документа и требования к структуре тела документа
Требования к общей структуре документа в общем случае предполагают, что документ объёмом более 2-х страниц должен содержать следующие разделы:
1. Общая часть документа:
1. Титульный лист
2. Оглавление
3. Содержание (для документов более 30 страниц)
4. Аудитория документа
5. Назначение документа
6. Аннотация (краткое изложение содержания)
7. Сведения об авторах
8. Список использованных материалов
9. Словарь терминов (глоссарий) (или ссылка на отдельный документ-глоссарий)
10. Словарь сокращений (или ссылка на отдельный словарь акронимов)
11. Список изменений (для версионных документов)
2. Тело документа
3. Приложения
Порядок следования разделов — ориентировочный.
Требования к структуре тела документа предполагают, что основное тело документа должно представлять собой набор разделов разного уровня вложенности. Каждый раздел должен иметь номер в десятичной системе Дьюи, позволяющий быстро и эффективно ссылаться на них в рецензиях и любых обсуждениях, затрагивающих документ. Если документ представляется в виде WordDoc, PDF, DjVu и подобных форматах, ориентированных на последующую печать, то страницы документа должен иметь сквозную нумерацию.
ГОСТ 2.102 - 68. ЕСКД. Виды и комплектность конструкторских документов.
ГОСТ 2.103 - 68. ЕСКД. Стадии разработки.
ГОСТ 2.104 - 68. ЕСКД. Основные надписи.
ГОСТ 2.105 - 95. ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.
ГОСТ 2.106 - 95. ЕСКД. Текстовые документы.
ГОСТ 2.109 - 73. ЕСКД. Основные требования к чертежам.
ГОСТ 2.111 - 68. ЕСКД. Нормоконтроль.
ГОСТ 2.118 - 73. ЕСКД. Техническое предложение.
ГОСТ 2.119 - 73. ЕСКД. Эскизный проект.
ГОСТ 2.120 - 73. ЕСКД. Технический проект.
ГОСТ 2.301 - 68. ЕСКД. Форматы.
ГОСТ 2.302 - 68. ЕСКД. Масштабы.
ГОСТ 2.303 - 68. ЕСКД. Линии.
ГОСТ 2.304 - 81. ЕСКД. Шрифты чертежные.
ГОСТ 2.305 - 68. ЕСКД. Изображения-виды, разрезы, сечения.
ГОСТ 2.306 - 68. ЕСКД. Обозначения графических материалов и правила их нанесения на чертеж.
ГОСТ 2.307 - 68. ЕСКД. Нанесение размеров и предельных отклонений.
ГОСТ 2.309 - 73. ЕСКД. Обозначения шероховатости поверхностей.
ГОСТ 2.310 - 68. ЕСКД. Нанесения на чертежах обозначений покрытий, термической и других видов обработки.
ГОСТ 2.311 - 68. ЕСКД. Изображение резьбы.
ГОСТ 2.312 - 72. ЕСКД. Условные изображения и обозначения швов сварных соединений.
ГОСТ 2.313 - 82. ЕСКД. Условные изображения и обозначения неразъемных соединений.
ГОСТ 2.316 - 68. ЕСКД. Правила нанесения на чертежах надписей, технических требований и таблиц.
ГОСТ 2.701 - 84. ЕСКД. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению.
ГОСТ 21.101 - 97. СПДС. Основные требования к проектной рабочей документации.
ГОСТ 21.110 - 95. СПДС. Правила выполнения спецификаций оборудования, изделий и материалов.