2. «ССЫЛКА! - такое значение ошибки свидетельствует о том, что формула содержит ссылку на несуществующие (например, удаленные) ячейки. Подобные ошибки часто возникают после создания внешних ссылок или ссылок на другой лист рабочей книги, а также после копирования формул, когда при попытке изменить относительную ссылку программа создает ссылку на несуществующую ячейку. Следует проверить, правильно ли указан путь к документу и введено его имя, не был ли переименован или удален лист, на который имеется внешняя ссылка.
3. #ДЕЛ/О! - это значение ошибки появляется при делении на 0 (например, когда после создания ссылки удаляется содержимое ячейки, адрес которой указан в знаменателе). Необходимо внести исправления, заменив нулевое значение, или ввести значение в ячейку, если в ней не хранится никакое значение.
4. #ЧИСЛО! -такое значение ошибки появляется в случае нарушения правил, принятых в математике, или при некорректном определении аргументов функции (например, если в качестве аргумента функции, вычисляющей квадратный корень, указано отрицательное значение). Причиной появления ошибки может послужить то обстоятельство, что результат вычислений выходит за допустимый для Excel диапазон значений или функция не может рассчитать результат. Следует уточнитьс помощью справочной подсистемы, каким требованиям должны отвечать аргументы функции, и проверить, соответствуют ли значения в зависимых ячейках этим требованиям.
5. #ИМЯ? - данное значение ошибки указывает на то, что при вводе имени ячейки (используется вместо адреса) допущена ошибка, и программа не может найти нужное имя ни среди имен функций, ни среди имен диапазонов. Сообщение об ошибке появляется и в том случае, если текстовое значение в формуле не заключено в кавычки или в ссылке на диапазон отсутствует символ двоеточия. Необходимо проверить правильность написания имени функции или ввести функцию заново с помощью панели формул.
6. #ПУСТО! - это значение ошибки программа выдает при неверном указании пересечения диапазонов, то есть если эти диапазоны не имеют общих ячеек. В этом случае нужно проверить правильность указания диапазонов ячеек.
7. #Н/Д - такое значение ошибки появляется, когда не заданы один или несколько аргументов функции и когда происходит обращение к недоступной пользовательской функции. Пользователь может специально ввести во влияющую ячейку значение #Н/Д, которое отобразится в итоговой ячейке. Оно свидетельствует о том, что в таблицу еще будут вводиться данные. Необходимо проверить содержимое ячеек, адреса которых используются как аргументы, а также пользовательские функции и макросы.
8. #ЗНАЧ! – выводится в случае ввода аргумента или операнда недопустимого типа, следует проверить, являются ли операнды и аргументы используемого типа допустимыми.
При создании формул возможны также ошибки, заключающиеся в возникновении циклической ссылки, т.е. такой последовательности ссылок, при которой формула в ячейке через другие ссылки или напрямую ссылается сама на себя. При наличии циклической ссылки программа не может выполнить расчеты и отображает окно с предупреждением.
Для работы с циклическими ссылками в Excel предусмотрена специальная панель Циклические ссылки. Для того чтобы ее отобразить, нужно выбрать команду Сервис → Настройка и на вкладке Панели инструментов установить флажок, расположенный слева от названия данной панели. Исправление циклических ссылок производится следующим образом: на панели инструментов Циклические ссылки отметить в списке Найти циклическую ссылку первую ячейку, затем проверить формулу, которая находится в этой ячейке, и если не она послужила причиной возникновения ошибки, выбрать в списке следующую ячейку. Проверка и правка формул должны продолжаться до тех пор, пока в строке состояния отображается слово Цикл.
Для поиска ошибок Excel предоставляет вспомогательную функцию, с помощью которой можно графически представить связи между влияющими и зависимыми ячейками. Влияющиминазывают ячейки, данные которых оказывают влияние на значение текущей ячейки. Зависимой является ячейка с формулой, результат вычисления которой зависит от данных, находящихся в других ячейках.
Команды для отслеживания таких зависимостей вызываются из подменю Зависимости формул меню Сервис, а также с помощью кнопок панели инструментов Зависимости. Для того чтобы открыть данную панель, следует воспользоваться командой Сервис → Зависимости формул → Панель зависимостей. Функция отслеживания зависимостей позволяет графически обозначить связи между влияющими и зависимыми ячейками, расположенными как на одном, так и на разных листах. Если ячейка, зависимая от активной ячейки, находится на другом листе или в другой книге, она обозначается маленьким изображением таблицы. В результате двойного щелчка на линии связи открывается диалоговое окно Переход, в котором содержится ссылка на зависимую ячейку. Если необходимо отредактировать содержимое зависимой ячейки, следует выделить в данном диалоговом окне соответствующую ей ссылку и щелкнуть на кнопке ОК, вследствие чего произойдет переход в зависимую ячейку.
Для отображения формулы, содержащейся в ячейке, нужно использовать команду меню Сервис - Параметры, где на вкладке Вид диалогового окна установить флажок Формулы. Чтобы пересчет формул осуществлялся автоматически после изменения данных на вкладке Вычисления отметить опцию Автоматически. Иначе должна быть отмечена опция Вручную, а пересчет будет осуществляться для конкретного листа при нажатии кнопки F9. Данная возможность может быть использована, когда автоматическое вычисление замедляет работу компьютера.
Установка параметров печати документа
Для установки параметров страницы выбирается соответствующая команда в меню Файл. В появляющемся диалоговом окне содержатся четыре вкладки: Страница, Поля, Колонтитулы и Лист. На каждой вкладке доступны три кнопки: Печать, Просмотр(для возможности просмотра документа в том виде, как он будет выведен на печать)и Свойства.
На вкладке Страница задается ориентация листа (книжная или альбомная), масштаб относительно оригинала (т.е. не только в натуральную величину, но и в уменьшенном или в увеличенном виде), формат бумаги и разрешение в точках на дюйм. Здесь же выбором переключателя Разместить не более чем на можно указать, как и на каком количестве страниц должен быть расположен документ. Содержимое поля Номер первой страницы в значении «Авто» позволяет Excel автоматически выполнять нумерацию страниц, которые выводятся на печать. Однако страницы будут пронумерованы только в том случае, когда их номера включены в колонтитулы. Набрав в этом поле число, можно определить номер страницы, с которого будет начинаться нумерация.
Вкладка Поля позволяет задать размеры полей страницы и выровнять печатаемый документ по центру. Следует отметить, что поля страницы можно задавать сразу для нескольких листов рабочей книги Excel, если они были предварительно выделены. Для того чтобы выровнять документ по центру страницы, нужно установить флажки горизонтально и вертикально в области Центрировать на странице.
Вкладка Лист предназначена для определения сквозных строк и столбцов, используемых в качестве заголовков (для этого нужно щелкнуть на значке в правой части поля или на самом поле Сквозные строки/столбцы, затем выбрать нужные строки/столбцы в таблице), указания порядка вывода страниц на печать (вниз, затем вправо или вправо, затем вниз). Здесь также можно задать печать сетки, черно-белую или черновую печать, ввести комментарии. Если на этой вкладке установить флажок Заголовки строк и столбцов, то на печать будут выведены номера строк и названия столбцов. Кроме того, на этой вкладке может быть задана область печати.
На вкладке Колонтитулы можно выбрать стандартный колонтитул или создать новый. Для создания нового колонтитула предоставляется большой набор шрифтов и изображений.
Колонтитулы применяют с целью снабдить каждый лист информацией общего и специального назначения (название всего документа или его рубрик, имя автора, дата создания и т. д.). Колонтитулы позволяют пользователю легко ориентироваться в напечатанном документе. По умолчанию при выводе на печать в Excel колонтитулы отсутствуют, однако в случае необходимости их можно добавить на страницу.
Параметры колонтитулов задаются на вкладке Колонтитулы, которая содержит поля списков Верхний колонтитул и Нижний колонтитул, в которых можно выбрать один из встроенных колонтитулов (или выбрать команду Вид → Колонтитулы)
Чтобы создать новый колонтитул, щелкните на кнопке Создать верхний/ нижний колонтитул в результате чего откроется окно, предназначенное для создания колонтитула, в котором имеются поля Слева, В центре и Справа. Содержимое колонтитула, введенное в левое поле, выравнивается по левому краю, в среднее – по центру, а в правое - по правому краю.
Текст колонтитула вводится и редактируется как в обычном текстовом редакторе; графические изображения и коды полей добавляются с помощью кнопок, расположенных в центре диалогового окна (номер страницы, всего страниц, дата, время, путь и имя файла и др.).
Коды полейпредставляют собой специальные символы, которые при печати документа заменяются определенными значениями. Например, код &[Файл] заменяется именем файла, код &[Дата] — текущей датой.
При необходимости отформатировать текст колонтитула, содержащего коды, нужно выделить нужный фрагмент текста, щелкнуть на кнопке Шрифт и установить требуемые параметры в одноименном диалоговом окне. Завершив форматирование колонтитула, щелкнуть на кнопке ОК, после чего на вкладке в области колонтитула появится его содержимое.