Если руководитель не заинтересован в увольнении сотрудника, то он должен предпринять некоторые меры. Когда человек увольняется, будучи обиженным в силу каких-либо обстоятельств, то для снятия напряжения и изменения принятого работником решения одной беседы может оказаться недостаточно. Целесообразно до встречи с руководителем подключить для разговора его друзей по работе, лиц, пользующихся у него доверием и авторитетом, неформальных лидеров.
Деловая беседа при увольнении с работы по решению руководства организации имеет свои особенности. Наиболее распространенной ситуацией в этом случае является сокращение штатов. Эта ситуация довольно болезненно воспринимается всеми участниками данного события, особенно теми, кто непосредственно попадает под сокращение. Беседуя с таким человеком, важно не просто успокаивать его и говорить о том, что руководство не виновато, а постараться помочь сотруднику решить его проблему, обсудить с ним возможные варианты дальнейших действий, сделать конкретные предложения по трудоустройству.
Увольнять людей с работы приходится также в связи с выходом человека на пенсию, из-за серьезных нарушений трудовой дисциплины, допущенных сотрудником, а также в силу других обстоятельств. Во всех этих ситуациях администрации не рекомендуется занимать позицию оправдывающейся стороны, которая испытывает чувство вины и угрызения совести, не следует произносить фразы, типа: «Мы бы, конечно, оставили вас, но…», «Нам бы очень хотелось продолжать с вами работать, но…» и т.д. Это вселяет надежду увольняющемуся, и он пытается найти различного рода основания, чтобы остаться. Данная ситуация ставит в неловкое положение обе стороны.
При проведении деловых бесед, связанных с увольнением, следует соблюдать ряд правил:
- Не следует приглашать на беседу увольняемого сотрудника накануне выходных или праздничных дней;
- Беседу лучше проводить в кабинете руководителя, а не на рабочем месте в присутствии других работников;
- Такая беседа не должна быть продолжительной. Обычно она длиться не более 20 минут.
Соблюдение правил проведения деловой беседы при увольнении, а так же сдержанный, корректный и одновременно доброжелательный тон беседы позволит ее участникам избежать обострения отношений, снять почти неизбежную в этих случаях напряженность, ослабить стрессовое состояние.
К кадровым, относятся и беседы в связи с переменой должностного положения работника. Перемещения по должности могут быть и по вертикали, и по горизонтали. Повышение в должности обычно радует человека, понижение огорчает, а к переходу на другую работу, родственную прежней, человек относится чаще всего спокойно. С учетом этого руководитель и должен строить стратегию и тактику своего поведения во время беседы. Особого внимания требуют люди, которых освобождают от руководящей должности, но которые остаются работать в коллективе. Причины могут быть самые различные: пенсионный возраст, состояние здоровья, серьезные просчеты в работе, появление более достойного кандидата. Как правило, бывшие руководители очень тяжело переживают изменение своего статуса. Поэтому при деловой беседе в связи с переменой должностного положения работника в этом случае приходится щадить самолюбие человека, подчеркивать уважительное к нему отношение.
Таким образом, кадровые деловые беседы должна носить творческий характер. У опытных руководителей, как правило, имеются свои «секреты мастерства» и свои методы и приемы ведения разговора с работающими и потенциальными сотрудниками, что позволяет им в большинстве случаев сделать правильный выбор, принять верное решение.
2.2.2. Дисциплинарные беседы
В каждой организации случаются нарушения трудовой дисциплины, отступления от правил внутреннего распорядка, несвоевременное или небрежно выполненное задание. Это неизбежно приводит к необходимости проведения с сотрудниками так называемых дисциплинарных бесед, которые во многих случаях могут предотвратить административные меры наказания (выговор, предупреждение о неполном служебном соответствии, увольнение). Проведение таких бесед требует от руководителя большой выдержки, такта, чувства меры, а также твердости, уверенности и принципиальности.
Готовясь к беседе, нужно хорошо разобраться в ситуации, собрать и проанализировать нужную информацию. В начале разговора следует дать возможность сотруднику самому объяснить причину своего поступка. Если причины уважительные, то требуются одни меры, а если это халатность, недобросовестное отношение к делу, пренебрежение своими служебными обязанностями, то другие.
Самое трудное в подобных беседах – выбрать правильный тон общения. Руководитель должен задать себе вопрос: «Какой результат принесут мои слова?». Если он уверен, в том, что сотрудник осознал свою вину и раскаялся в своих действиях, то беседа может быть мягкой, иногда в форме доброй, дружеской шутки.
Важным условием успешного проведения дисциплинарных бесед является то, что не следует говорить с сотрудником сразу, «по горячим следам», в пылу эмоций, в возбужденном состоянии. Так как в этом случае руководитель может быть субъективен и несправедлив. Однако не рекомендуется и откладывать беседу более, чем на сорок восемь часов.
Иногда в организациях возникают конфликтные ситуации, которые разрешаются с помощью проблемных бесед. В этой ситуации руководитель и оппонент для доказательства своей правоты используют веские аргументы, ссылки на нормативные документы, убедительные доводы. Важнейшей особенностью такой беседы является глубокий и всесторонний анализ конфликта, выяснение причин и обстоятельств его возникновения, рассмотрения социальной практики снятия подобных конфликтов, наконец, поиск взвешенного и обоснованного решения.
2.2.3. Организационные беседы
К деловым беседам относятся организационные беседы, в ходе которых обсуждается технология выполнения того или иного производственного задания, анализируются полученные результаты, высказываются критические соображения по поводу решения поставленных задач.
При проведении такой беседы важно учитывать, что реакция собеседника на предъявляемые требования может быть различной. Одни сотрудники, заботящиеся о своем будущем и перспективах организации, готовы услышать и принять критику, стараются изменить либо себя, либо ситуацию, за которую они отвечают. Иные пытаются полностью переложить ответственность на других. Третьи вообще не принимают критику, они уверены в своей правоте и пытаются все оставить без изменения. Естественно, что речевое поведение руководителя тоже будет разным.
В первом случае, руководитель, чувствуя положительную обратную связь со стороны сотрудника, спокойно пояснит, что нужно сделать. Они находят взаимопонимание и приходят к соглашению.
Во втором случае руководитель, прекрасно понимая, что служащий просто уклоняется от ответственности, даст ему распоряжения по выполнению задания, перечислит его действия, которые впредь не позволят свалить ответственность за выполняемую работу на других.
В третьем случае, когда руководитель видит, что сотрудник не принимает конструктивной критики, упорно отстаивает свой вариант, он может сам предложить сотруднику другой план выполнения работы.
К организационным беседам можно также отнести и творческие беседы, предполагающие выработку общей концепции работы организации, обсуждение принципов выполнения различных программ, проектов, заданий и т.п. Они позволяют определить перспективы развития данной структуры, расширяют горизонты видения проблемы, способствуют повышению качества работы.
В творческих беседах особенно ценятся неординарность мышления, оригинальность выражения мысли, умение найти убедительные аргументы и отстоять свою позицию, создание банка идей, полет фантазии собеседников.
2.2.4. Беседы с посетителями
Значительная часть рабочего времени руководителя тратится на посетителей. Это могут быть сотрудники организации, представители других организаций, посторонние лица и т.д.
Многие администраторы устанавливают часы приема с предварительной записью и формулированием вопроса для обсуждения. В зависимости от специфики организации и личности руководителя прием может вестись и в течение рабочего дня.
Общение с посетителями имеет свои особенности, которые важно учитывать в практической деятельности.
Прежде всего необходимо выяснить цель визита, понять причину посещения, вникнуть в суть предлагаемой проблемы, просьбы, предложения. Для этого следует внимательно выслушать собеседника, определить свои возможности в решении данного вопроса и занять определенную позицию.
Чаще всего имеют место следующие варианты беседы с посетителями:
1. Руководитель в процессе обсуждения положительно решает проблему посетителя;
2. Руководитель делегирует решение проблемы другим должностным лицам;
3. Руководитель не может решить проблему в данный момент и назначает время новой встречи;
4. Руководитель вынужден отказать посетителю в просьбе;
5. Руководитель вообще не может решить проблему посетителя, ссылаясь, например, на действующее законодательство;
6. Руководитель не хочет по тем или иным мотивам пойти навстречу посетителю.
Если в ходе беседы не удается расположить человека к себе, руководитель должен проявлять терпение, не раздражаться и поставить себе задачу, чтобы человек ушел успокоенным и уверенным в том, что его проблема будет решена.
В ходе беседы с посетителями порой приходится прилагать большие усилия, чтобы в чем-то убедить посетителя, изменить его мнение по какому-либо вопросу. Особую трудность представляет собой диалог с человеком, который настроен враждебно, не желает слушать никаких доводов, которому обида или раздражение мешают реально воспринимать факты и события. Иногда приходится сталкиваться с посетителями, которые приходят, как говорится, «не по адресу» и начинают требовать удовлетворения своей просьбы.