Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде. Проанализируем поток документов по годам для того, чтобы просмотреть динамику изменения потока документов, после внедрения в организации с 1998 год локальной сети, электронной системы контроля поручений, электронной системы контроля оплаты «Class». Анализ дополнительно проведём по 1999 году по месяцам, для определения пиковых нагрузок и сезонности.
Ниже на рисунке представлена структура подчинённости Административного отдела (рисунок 8), на котором видно разделение Административного отдела на два сектора: сектор делопроизводства и организационный сектор.
Разграничение функций секторов Административного отдела происходит следующим образом.
Функции сектора делопроизводства:
1. Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.
2. Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.
3. Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании подписанных ректором служебных записок.
4. Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись ректору.
5. Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.
6.Доведение резолюций ректора до исполнителей.
7. Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.
8. Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности по реестру.
9.Формирование дел и сдача их в архив.
10. Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.
Рисунок 8 - Структура подчинённости Административного отдела
Функции организационного сектора:
1) регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию;
2) постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля;
3) передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства;
4) извещение сотрудников о проводимых совместно с ректором совещаниях;
5) оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс);
6) учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам;
7) формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий;
8) составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству;
9) выполнение машинописных и копировально-множительных работ;
10) ведение протокола заседаний ректоратов, оформление выписок из протоколов;
11) ежедневное составление совместно с ректором плана его работы на день.
Фактически в приёмной работают два человека. Это две секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля поручений не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у ректора может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как приглашение на ректорат или простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече. У ректора нет помощника, который мог бы взять на себя часть полномочий ректора, а огромный поток документов может занимать много времени у ректора на ознакомление документа, осмысление, принятие решения и составления резолюции. Иногда ректор уезжает в командировку, тогда документы могут лежать на подписи от 5 до 10 дней. Могут часто возникать ситуации, когда ректор на служебной записке разрешает, а затем при появлении счёта или приказа – запрещает, противореча себе.
В учреждении есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота (рисунок 9).
Рисунок 9 - Документооборот в НУЗ «Умник»
В результате просмотра журнала регистрации в приёмной организации у секретаря и анализа полученной информации мною была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (таблица 4). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.
Из таблицы, где представлены технико-экономические показатели видно, что выручка от реализации возрастала из года в год на 148 и на 134 процента (таблица 5), а общее количество документов в организации сокращалось до уровня 74 и 90 процентов от предыдущего года (таблица 6).
Таблица 5 - Анализ структуры документооборота
Наименование | Количество документов | Темпы роста, % | |||
2006 | 2007 | 2008 | в 2007 к 2006 | в 2008 к 2007 | |
Входящие | 124 | 203 | 240 | 164 | 118 |
Исходящие | 384 | 402 | 358 | 105 | 89 |
Приказыв том числе:- по основной деятельности- по командировкам- по личному составу | 870 157 215 498 | 648 116 178 354 | 894 156 222 516 | 74 74 83 71 | 138 134 125 146 |
Внутренниев том числе:- финансовые- служебные | 3841 1492 2349 | 2597 973 1624 | 1972 1272 700 | 68 65 69 | 76 131 43 |
Итого в год: | 5219 | 3850 | 3464 | 74 | 90 |
В среднем за день | 18 | 13 | 12 | 72 | 92 |
Выручка от реализации, тыс.руб. | 7663 | 11315 | 15132 | 148 | 134 |
Ниже на рисунке эти изменения наглядно представлены (рисунок 10).
2006 2007 2008 |
Подразделение | 2006 | 2007 | 2008 | |||
Кол. | % | Кол. | % | Кол. | % | |
Административный отдел | 765 | 15 | 621 | 16 | 754 | 22 |
Бухгалтерия | 1392 | 27 | 1073 | 28 | 1272 | 37 |
Школа абитуриентов | 909 | 17 | 718 | 19 | 446 | 13 |
Подготовительные курсы | 715 | 14 | 537 | 14 | 345 | 10 |
Лицей | 582 | 11 | 410 | 11 | 273 | 8 |
Компьютер-колледж | 551 | 10 | 319 | 8 | 259 | 7 |
Прочие | 305 | 6 | 172 | 4 | 115 | 3 |
Итого: | 5219 | 100 | 3850 | 100 | 3464 | 100 |