7. Предложение и присуждение контракта.
Организация Конкурсных торгов – является очень сложной и многоплановой работой.
Альтернативным вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть переговоры в письменной форме между поставщиком и потребителем.
При процедуре письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый – когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции оферты (свои предложения). Оферты могут иметь различную форму и содержание, в отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго установлены. Оферты должны содержать следующие реквизиты: наименование товара, качество и количество товара, условия и срок поставки, цену, платежные условия, характеристику упаковки и тары, а так же порядок приемки-сдачи.
Твердая оферта отправляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, на протяжении которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа равноценно отказу покупателя от поставки.
В свободной оферте не указываются никакие обязательства продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных покупателей и включать как рекламно-информационные материалы, так и перечисленные выше реквизиты.
Второй способ организации письменных переговоров, когда инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам запрос или коммерческое письмо, целью которого является получения оферты. Запрос должен содержать все необходимые реквизиты, за исключением цены, которая будет указана в ответном предложении.
Существует несколько способов оценки предложений, поступивших к потенциальному потребителю. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура.
3.2 Основные требования, предъявляемые к поставщику.
Оценка поставщиков производится по множеству факторов:
- надежность поставки
- гарантии качества
- цены
- местоположение
- тех. потенциал
- финансовое положение
- возможность компромиссов
- наличие информационной системы связи и обработки заказов
- послепродажный сервис
- репутация и роль в своей отрасли
- деловая инициативность
- управление и организация
- контроль процессов
- имидж
- оформление товара (упаковка)
- трудовые отношения
- деловой опыт и история взаимоотношений
- взаимность выгод и интересов
Однако имеется два основных критерия выбора поставщиков, это стоимость приобретения продукции или услуги и качество обслуживания.
Стоимость приобретения содержит в себе цену продукции или услуги, а тка же прочую стоимость, не имеющую денежного выражения.
Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания подразумевается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков поставки и т.д., надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.
Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников информации. Ими могут быть например:
- каталоги и прайс-листы
- торговые журналы
- интернет-сайты
- рекламные материалы: фирменные каталоги, объявления в СМИ
- банки и финансовые институты официальных органов
- выставки и ярмарки
- торги и аукционы
- торговые директории («Желтые страницы»)
- торговые представительства
- собственные исследования
- переписка и личные контакты с возможными поставщиками
- конкуренты потенциального поставщика
- торговые ассоциации и др.
При выборе источников информации следует руководствоваться правилами:
1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, в независимости от объема и глубины предоставляемой им информации.
2. Как минимум один из используемых источников должен быть независимым.
Окончательный выбор поставщиков производится лицом, принимающим решение, и может быть полностью формализован.
3.3 Документальное оформление заказа.
В условиях сложившейся рыночной экономики очень важно использование документации, которая удовлетворяет все современные требования. При ведении документации по закупкам следует разработать стандартные бланки, которые должны включать:
1. Название документа.
Для того, что бы бланк заказа выделялся на ряду с другими документами необходимо обозначить его словами “Заказ” или “заказ на поставку”.
2. Порядковый номер.
Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа, а так же номер необходим для оперативного поиска нужного документа.
3. Название и адрес компании.
Эти сведения сообщают поставщику о том, с кем ему предстоит взаимодействовать, куда поставлять товар и кому отправлять счет.
4. Ответственность за заказ.
В бланке заказа указывается должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все интересующие его вопросы, связанные с заказом.
5. Дату, наименование и адрес поставщика.
6. Сроки поставки и количество поставляемых товаров.
7. Описание товаров.
8. Адрес поставки.
В том случае, если адрес поставки отличается от основного адреса фирмы, указаного в бланке заказа.
9. Цену.
10. Расчетный счет.
Зарубежные фирмы, как правило, используют 4 экземпляра заказа, окрашенные в разные цвета, что очень облегчает работу.
Первый экземпляр (белый) – отправляется поставщику.
Второй экземпляр (розовый) - отправляется в финансовый отдел, подтверждает передачу заказа и является основанием для оплаты счета.
Третий экземпляр (голубой) – оправляется в отдел МТС. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товара, означенных в бланке заказов и транспортной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый отдел о совершившейся поставке.
Четвертый экземпляр (зеленый) – отправляется для контроля и используется при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками.
После того как отдел МТС подтвердил получение товаров, зеленый экземпляр сдается в архив.
3.4 Получение и кодирование поставляемой продукции.
Особое значение в реализации плана закупок имеют получение продукции, документальное оформление поставок, проверка качества товара.
1. Получение продукции. Прежде всего необходимо убедиться, что принят товар: нужного качества, в нужном количестве, от своего поставщика, в оговоренные сроки.
С целью экономии времени, усилий и денег надлежит подумать о том, чтобы складские помещения, места приемки товара находились максимально близко друг к другу, а так же не далеко от производственных помещений.
Во избежание скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада составляют график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Такие меры дозволяют не отрывать рабочих основного производства для разгрузки внезапно прибывшего транспорта.
2. Документальное оформление поставок.
Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходима грамотная работа с документами, их отражающими.
Копия заказов должна быть отправлена в подразделение-потребитель для ревизии на соответствие уведомлениям о поставке товара. При ревизии используются описание товара (спецификации).
Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке.
Поставленную партию товара должно сопровождать обязательное сопроводительное письмо, оно подтверждает, что эти товары предназначены именно для этой фирмы.
Документ поставщика применяется, в том случае, когда поставщик пользуется транспортными услугами другой фирмы.
Подтверждение получения поставки применяют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии корреспонденции уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета.
В книге регистрации товаров пишется: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки, а так же краткое описание товара.
3.5 Проверка качества и количества полученной продукции.
Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. В связи с отсутствием должного контроля качества закупок могут сформироваться следующие издержки:
- Дополнительные расходы, в связи с возвратом бракованных и некачественных товаров;
- Остановка производства например, в случае, если вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;
- Утрата доверия потребителей своей продукции из-за поставок некачественных материалов;
- Судебные иски.
Применяемые на практике меры по контролю качества используемых товаров могут быть систематизированы следующим образом:
| Методы приемки парий | Методы приемочного контроля |
| А. Полный контрольБ. Выборочный контроль1. приемочный выборочный контроль партий по качественным признакам2. непрерывный выборочный контроль по качественным признакам.3. Приемочный выборочный контроль по качественным признакам.4. Приемочный выборочный контроль по качественным признакам с пропуском партии.5. Ревизионный выборочный контроль. | А. Апробация установленной поставщиком системы методов и операций по обеспечению качества.Б. Апробация применяемой поставщиком методики контроля качества закупаемых товаров.В. Учет и определение улучшения качества показателей продукции данного поставщика.Г. Сравнительная оценка качества продукции возможных поставщиков. |
4. Государственные закупки